资产建账指南——设备 · 家具 · 软件 · 低值耐用品及材料

根据财政部、教育部等相关规定，结合资产性质、价格、使用寿命等，将资产登记类别划分如下：

（一）建账流程

第一步 资产验收

资产到货后，须及时进行实物验收，核对数量、规格、型号、技术参数及性能指标是否与采购合同一致。

• 通过学校竞价网或网上商城采购的，验收单须由三名在编在岗教职工签字，在“验收合格”栏勾选确认，并加盖单位公章。

• 院处自行采购的，须从国有资产管理处官网下载《验收报告》模板，按要求完成签字、盖章后作为附件上传。

• 校级采购项目，由国有资产管理处出具验收报告或备案报告（具体要求详见公众号文章《采购项目验收指南》）。

第二步 系统登记

登录学校资产管理系统（网址：zcc.xjtu.edu.cn，校外访问须先连接VPN），按以下要求录入资产信息：

1. 符合固定资产标准且具有独立使用功能的设备，按主件单独建账；属于配件的，按附件或者增值方式办理。

2. 体积小、实验易耗、使用周期不超过一年的材料类资产，建议办理高值耗材登记。

3. 按系统要求上传采购合同、发票（须为PDF格式）、验收单等证明材料，确保图片清晰可辨。

第三步 单位审核

单位资产管理员对录入信息的完整性、准确性进行审核，确认无误后提交至国有资产管理处。

第四步 国资处审批

国有资产管理处对提交材料进行合规性审核，审核通过后生成资产建账报销凭证，完成预建账。

第五步 打印标签

打印资产标签并粘贴于资产醒目位置，拍照上传系统存档，确保“一物一卡”规范管理。

第六步 财务报销

打印系统生成的建账单，待经费负责人审核签字后，连同其他报销材料一并投递至财务处办理报销手续。

（二）填写要点

1. 资产来源

请根据资产实际取得方式，在系统中准确选择资产来源类别：

• 新购资产：须提供采购合同、发票等采购凭证。

• 接收捐赠：须先至教育基金会办理相关手续，提供价值证明及捐赠协议，资产入账后及时完成财务入账。

• 自制（试制）设备：须提供自制设备审批表及成套设备组成明细表。

2.资产归属

资产归属直接影响账务处理方式，须根据实际情况准确选择：

• 学校资产：在学校财务报销入账的资产。

• 二级单位资产：继续教育学院、国际教育学院、通信中心、财务处资金结算中心、医学部实验动物中心、附属医院、后勤保障部、附中、附小、幼儿园等单位，使用单位自有经费购置的资产登记为二级单位资产，使用学校经费购置的登记为学校资产。

• 归对方资产：须提供经科研院签字盖章的审批材料，系统中选择“归对方”，并上传《资产归对方审批表》。

• 受托代理资产：使用党团费、会费等特定经费购置的资产。

• 在建工程转固/基建工程：在建工程转固为在建工程转为固定资产的设备、家具类资产；基建工程一般为发改委批复的在建工程中的设备、家具类资产。如有疑问，请与财务处进一步确认。

3.采购组织形式

请根据实际采购情况如实填写，确保与所提供材料保持一致：

• 分散采购：单位自主采购；

• 校内竞价采购：通过学校竞价网采购；

• 学校集中采购：院处磋商、院处单一来源、校级采购（50万—100万元）；

• 交大网上商城：通过学校网上商城采购；

• 政府采购：100万元及以上限额标准项目。

4.资产信息填写

（1）金额与发票

• 建账资产金额合计应等于报账总金额，报账总金额应≤发票金额（含税）。发票中可能含有软件、材料等其他内容，请注意区分。

• 软件与硬件应分别开具发票，分别在固定资产和无形资产中建账。

• 随硬件设备一并购入、且构成硬件不可缺少组成部分的软件（如计算机操作系统、数控及测试类设备控制系统等），应并入相关硬件资产。

• 增值业务应单独开具发票，办理资产变动业务。

• 发票须上传PDF格式。核对建账名称与发票内容是否一致：建账名称中不得包含发票中资产名称前的类别符号“*”及前置文字，仅填写具体资产名称。

（2）软件建账特殊要求

软件建账须额外提供：软件安装页面截图、购买合同或授权证书。软件摊销年限一般为6年，合同另有约定的按合同执行。

（3）价值类型

价值类型一般选择“原值”；如填写“名义价值”，须特别说明。名义价值一般用于盘盈资产或文物陈列品等特殊情形。

（4）规格型号

仪器设备规格主要填写主要技术参数指标，以厂家铭牌数据为准，也可根据仪器用途填写主要性能指标。

（5） 资产分类

请核实资产分类是否准确，分类号直接影响资产最低使用年限。系统会初步匹配分类号，请认真核对并手动修正不准确的分类。

（6）照片要求

• 不得上传未拆包装的照片或未组装的零件照片；

• 须为资产整体完整全貌照片，展示铭牌及现场安装情况；

• 照片须清晰可见，能辨认铭牌上的型号、参数等关键信息。

（7） 领用人与存放地

• 领用人须为在编在岗人员，请核实后再填写。

• 存放地填写格式：校区-楼宇-楼层-房间号，须精确到房间。

5.特殊情况

▌ 实验台与通风橱的区别

实验台属于家具类别；通风橱属于设备类别。建账时请注意准确区分。

▌ 学生家具

如为学生家具，须在系统中勾选“是”。学生家具折旧年限为5年，普通家具为15年，请务必正确区分。

▌ 起重设备

规格、型号应体现起重高度及起重重量。当额定起重量≥3吨且起重高度≥2米时，须提供《特种设备使用登记证》，在实验室管理处备案后方可办理建账手续。涉及设备包括：起重机、行车、电动葫芦、吊车等。

▌ 压力容器

规格、型号应体现压力及容积。当压强≥0.1MPa且容积≥30L时，须提供《特种设备使用登记证》和《压力容器登记卡》，在实验室管理处备案后方可办理建账手续。铭牌上标注“简单压力容器”的，无需登记备案。涉及设备包括：锅炉、压力罐等。

▌ 成套设备家具

如单独零件无法独立使用，应打包建账为一套设备家具。须从国有资产管理处官网下载《成套设备家具明细表》，填写后随附件一并上传。

凡一次性购买同规格、同型号低值耐用品及材料，总价值超过500元（含）的，在财务报销前须完成购置登记手续。

— End —

---西安交通大学国有资产管理处---

文稿 | 固定资产管理办公室

责编 | 杨玉瑾 张博

审核 | 黄崇亚

终审 | 唐  飞