夜雨聆风
作为AI办公培训师，我经常被问到同一个问题：
“老师，为什么我用AI写公文，每次出来的格式都不一样？有时候像红头文件，有时候又像朋友圈文案？”
答案很简单：你每次都在和一个“失忆”的AI对话。
今天，我用一个完整的案例——写一份“AI办公进阶实操培训”的通知——把三个核心技巧串起来讲透。学完这三点，你也能让AI变成你的“御用公文秘书”。
1 建立专属聊天记录
大多数AI（包括豆包、DeepSeek）在同一段对话中，会记住之前所有的交流内容。但如果你每次都开新对话，它就是一个全新的人——不认识你，没见过你们单位的公文长什么样。
解决方案：建立一个专属聊天记录，并且置顶。
操作很简单：
在豆包中新建一个对话，给它起个名字，比如“公文助手” 只在这个对话里聊公文，不要聊其他内容 点击置顶，方便下次快速找到
为什么要这样做？因为在这个专属对话里，你只需要一次性完成“岗前培训”，AI就会一直记得。以后每次打开这个对话，它都是那个已经“认识你”的助手。
下面要讲的两步法，就是在这个专属对话里完成的。
2 两步法：先学后写，稳扎稳打
第一步：喂范文，让AI拆解结构和文风
在刚才建好的“公文助手”对话里，输入以下内容：
请学习附件的通知，提取它的结构、段落层级、常用措辞风格和落款格式。
【把单位往期的通知粘贴在这里】
注意：这一步很关键。比如范文的落款里是“广州移动人力资源部”，AI就会知道——你的身份是广州移动HR，以后写通知落款就是这个单位。你不需要额外交代“我是谁”。
AI学习后会输出一份格式总结，比如：
标题格式：“关于……的通知” 开头句式：“各部门、各中心：” 正文结构：一、二、三……带小标题 落款：右对齐，发文单位在上，日期在下
确认无误后，AI就“学懂了”。
第二步：直接给新内容，AI按格式生成
接下来，在同一对话里，直接输入你要写的通知信息：
请按刚才学习的格式，写一份“AI办公进阶实操培训”的通知。
培训时间：2026年6月4日 培训地点：1号会议室 参训人员：一线人员 课程内容：
模块一：AI进阶提示词——从“问得出”到“问得准” 模块二：AI+数据处理——Excel智能分析与报表自动化 模块三：AI+材料制作——WPS AI让汇报材料效率翻倍 模块四：AI+多媒体创作——图片、海报、短视频快速产出 模块五：AI+智能体入门——打造你的“数字员工” 提醒事项：参训人员自带笔记本电脑，提前注册豆包、DeepSeek、通义听悟、即梦、扣子、WPS AI的账号。
不需要再说“我是谁”，不需要再说“用什么结构和文风”。AI会按照第一步学习到的结构、措辞、落款，直接输出一份正式通知。
以下是豆包输出的结果：
如果需要对输出的内容进行调整，可以点击底部的“转为文档编辑”。
我在左侧的对话框中输入修改的需求，比如：“不用版头和版尾”，目的是让AI删除顶部的发文机关和发文字号，以及底部的印发单位，因为这两个模块可以利用WPS的公文排版公文自动生成。
豆包立刻按照我的要求做了调整。全程只需要两句话：第一句教它格式，第二句给新内容。 以后每次写新通知，都只需要第二句。
3 WPS一键公文排版
AI生成内容后，最后一步就是排版。
基础操作：
将AI生成的通知复制到WPS文档中 点击【开始】→【AI排版】→【公文排版】 
选择文种类型（如“通知”），点击【开始排版】 
字体、行间距、页边距自动调整为标准公文格式 
高阶操作（强烈推荐）：
如果单位有特殊的格式要求（比如行距固定值28磅等），可以建立自定义模板：
在公文排版中点击“新建” 
根据单位的公文格式，修改版式、字体和页边距等格式，之后“保存模板” 
下次排版公文，直接点击【我的】，选择单位的模板 
WPS AI会自动根据你定义的格式一键完成排版 
总结：一张操作清单
第一次使用（一次性准备）：
每次使用：
当这三个动作形成闭环，你就不再是“会用AI的人”，而是**“拥有AI专属秘书的人”**。
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