天天用Excel,这3个功能可能被你忽略了

前两天，同事小美发来一张截图，问我：“我这表格排序怎么老是错？”

我点开一看，她选中了一列排序，结果旁边的数据没有跟着动，整张表全乱套了。

我问她：“你是只选中了那一列吧？”

她说：“对啊，我就是要排那一列啊。”

我说：“你得选中所有列一起排，不然数据就对不上了。”

她这才恍然大悟。后来我发现，很多天天用Excel的人，其实连一些基础功能都还没用透。今天想聊三个你可能用过、但未必用对的功能。

排序：不只排一列，要排就排“整行”

排序是最常用的功能之一，也是最容易出错的功能之一。

很多人排序的习惯是：选中某一列，点排序按钮。结果排完一看，其他列的数据完全没动，整张表对不上了。

正确做法：选中整个数据区域（或者直接选中所有列），再点排序。

更好的做法是用“排序对话框”——选中数据区域，按Alt+D+S（或者点击“数据”选项卡里的“排序”），在对话框里可以设置多个排序条件。

比如先按“部门”排，再按“工资”排，再按“入职日期”排——三级排序，一次搞定。

记住：排序是对“整行”的操作，不是对“单列”的操作。排序前先选中所有列，或者让Excel自动识别数据区域。

筛选也是人人都知道的功能，但很多人只用了它10%的能力。

筛选最基础的用法是“只看我想要的行”。但筛选状态下，你还可以做几件很实用的事：

筛选 + 复制粘贴：

筛选后复制数据，粘贴时会把隐藏行也贴出来——这是Excel最常见的坑。解决方案：筛选后先按Alt+;（分号）选中“可见单元格”，再复制。这样粘贴时只贴你看得见的数据。

筛选 + 求和：

筛选状态下，用SUM求和会把所有数据（包括隐藏的）都加起来。你要用SUBTOTAL（分类汇总）函数：=SUBTOTAL(9, 数据区域)。它只对筛选出来的可见行求和。=SUBTOTAL(3, 数据区域) 只统计可见行的个数。

筛选 + 删除：

筛选出要删除的行，选中它们，右键删除行——只删筛选出来的行，隐藏的行不受影响。

格式刷是Excel里最被低估的功能之一。

大多数人用格式刷的方式是：选中一个格式好的单元格，点一下格式刷（图标变成刷子），刷到目标区域，刷子消失。

但如果你想刷多个地方呢？再点一次格式刷，再刷？太慢了。

正确做法：双击格式刷图标。

双击之后，格式刷会“锁定”，你可以连续刷多个区域，想刷哪里刷哪里。刷完了再按Esc退出。

这个技巧在做格式统一的表格时特别实用——先做好一个标准格式，双击格式刷，然后刷刷刷，整张表格式统一。

小美学了这三个技巧之后，跟我说：“原来这些功能我都用过，但我从来没想过它们还能这么用。”

这是很多人的状态——功能会用，但用不深；操作会做，但不是最快的方式。

高手和普通人的区别，往往不在“会不会”，而在“知不知道可以更好”。

明天上班，挑一个你今天要用到的功能——排序、筛选、或者格式刷——试试那个你可能忽略的用法。你会发现，原来Excel比你以为的，好用得多。