文档文本内容
文秘家园网（www.wenmijiayuan.com）整理，每天更新优质范文，让写材料变得简单！
培训讲稿：文稿修改应该注意的几个事项
修改是写作过程中不可或缺的一道重要工序。作者通过
对文章进行润色和“雕饰”，使文章的思想更加严谨周
密，语言的组织表达更加准确凝练。可以说，熟练掌握文
章修改的方法，这是文字工作者应当具备的一项基本功。
一、修改是写作过程中不可或缺的重要环节，对提升文
章质量具有特别重要的意义
之所以要对文章进行反复修改，我认为,主要是基于如下
几点考虑：
首先，只有通过不断修改，才能更加符合领导的意图。
机关文稿如同命题作文，多为奉命之作。领导如果时间充
裕，或者对这项工作有思考、有见解的话，他可能会主动
与文字秘书进行沟通，交代写作意图，但是这种情形毕竟
是少数。越是高层的领导，工作越是繁忙，难以抽出时间
与你沟通交流，更多地要靠我们平时去搜集领导的思想和
观点，从中领会他的意图。所以，领导在下达写作任务
时，往往也就是定个方向，给个简单的思路，有时候甚至
连基本的思路也没交代，就是一句话：要开某个会议，你
给我准备个讲稿，写出来后我看看再说。“再说”两字，
言下之意便是写出来后如果与领导的想法有出入，那么就
要按照领导的意图进行修改完善。由于机关文稿写作的被
动性特征，注定了机关文稿的写作将是一个边修改、边完
善的过程。如果你服务的领导风格是开拓型的，他可能会
文秘家园网（www.wenmijiayuan.com）整理，每天更新优质范文，让写材料变得简单！
时常提出一些新的思路、新的点子，那么你起草的材料就
不是一稿二稿能敲定的，需要数易其稿才行。可见，只有
反复修改，才能使文稿更加符合领导的意图。
其次，只有通过不断修改，才能让文稿完美无暇。固
然，历史上文人墨客在兴头上才情勃发、一挥而就写下未
经修改的原创佳作比比皆是。最典型的例子当数才华横
溢、文采斐然的王勃。《新唐书·文艺传》记载：“九月
九日都督大宴滕王阁，宿命其婿作序以夸客，因出纸笔遍
请客，莫敢当，至勃，泛然不辞。都督怒，起更衣，遣吏
伺其文辄报。一再报，语益奇，乃矍然曰：‘ 天才
也！’请遂成文，极欢罢。”透过这段文字，我们不难想
像当年的王勃可谓意气风发，挥毫泼墨之际，一篇旷世佳
作便成。但王勃撰写《滕王阁序》毕竟属于文学创作，与
公文写作不同。机关文稿所具有的权威性、指导性等特
点，决定了机关文稿的起草不可能是一个简单的过程。它
需要征求多方意见，需要融入集体智慧，难以有文学创作
的从容与自我。除了请示、通知等一些较为简单的法定公
文外，其他的如党代会报告、政府工作报告、理论文章、
经验材料、汇报材料、讲话稿等复杂文稿，大多需要反复
修改，难以做到一稿而成。古人云：“业精于勤荒于嬉，
行成于思毁于随。”其实写作也是如此，成于思毁于随。
可以说,优秀的文章都是作者经过反复锤炼、字斟句酌而成
的,如果没有“为人性僻耽佳句，语不惊人死不休”的执
着，肯定无法体会到“吹尽狂沙始到金”的成功喜悦。我
文秘家园网（www.wenmijiayuan.com）整理，每天更新优质范文，让写材料变得简单！
们唯有精益求精，对立意进行反复打磨，对布局进行反复
梳理，斩去冗言赘词，让词句更加精当，才能使文章更富
有条理性和逻辑性，使之臻于完美。
再次，只有通过不断修改，才能掌握机关文稿的写作规
律与技巧。辩证唯物主义认识论认为，人的认识能力的提
高离不开实践锻炼，认识对实践具有反作用。人们只有通
过不断的实践，才能将感性认识上升为理性认识，才能对
事物的本质和内部联系有个客观、全面、准确的认识。公
文写作也是如此，写作本身就是一种实践，执笔者通过边
写边改，促成感性认识转换为理性认识，逐步掌握写作技
巧与写作规律，进而提升公文写作能力。公文写作的实践
表明，“改”不仅让文章越来越好,“改”也让起草人的写
作技能越来越熟练。因此，文字工作者务必认识文章修改
的重要性，把修改文章当作是“美化”文章的一个重要环
节，当成是掌握机关文稿写作规律技巧、提升写作能力的
一个过程。通过不断修改文章，深化对写作技巧的认识，
切实提高自身的写作本领。
与此同时，大家除了提高对修改文章重要性的认识以
外，还要注意克服以下三种心理：一是敝帚自珍的心理。
俗话说：“孩子是自己的好，老婆是别人的好”。文章是
作者辛辛苦苦创作出来的劳动成果，倾注了作者的心血，
也是作者的智慧结晶。起草人对文章产生珍惜的心理实属
人之常情，但是珍惜不等于敝帚自珍。要正确对待别人的
意见，拿出敢于自我否定的勇气，该改则改，哪怕推倒重
文秘家园网（www.wenmijiayuan.com）整理，每天更新优质范文，让写材料变得简单！
来也要在所不惜。二是侥幸过关的心理。领导个别时候由
于公务繁忙，对文稿的审核会有所放松，对你起草的材
料，特别是那些应急的材料，不再“指指点点”，粗粗一
看就让你一稿通过。如此情形极易让文字工作者产生一种
错觉，认为领导不会像往常那么较真了，于是应付了事，
企图侥幸过关。虽然机关文稿的质量常以能够通过领导审
核为重要的评判标准，但实事求是地说，由于受到领导学
识、才干、经历等诸多限制，这个评判标准未必就是最佳
标准，只能是个“最终标准”。对此，为文者得有个清醒
认识，万万不可以为领导通过了，便是大功告成，从而放
松对自己的要求。特别是部分基层单位的领导，有时候对
机关文稿的“硬伤”可能会“视而不见”，作为执笔人，
不能因为领导通过就洋洋自得，忘乎所以。三是文人相轻
的心理。曾有人说过，物色一个笔杆子比物色一个县委书
记还难。因为，机关文字是个难干的技术活，没有经过科
学、系统、专业的训练，付出艰辛的努力，终将难以上
手。一旦入门上手，甚至成为“笔杆子”之后，便成为机
关里面的稀缺人才，领导对其厚爱有加，同事更是刮目相
看。在此情形之下，个别人便渐渐沾上了文人相轻的陋
习，恃才傲物，目中无人，对自己写的文章，哪怕有误也
容不得别人点评，更遑论修改。须知尺短寸长、人无完
人，玩门户之见，定将为人所不齿。正确的态度应是虚怀
若谷、从善如流、取长补短，切戒刚愎自用。
二、明确文章修改的内容与重点，做到文有弊必改之
文秘家园网（www.wenmijiayuan.com）整理，每天更新优质范文，让写材料变得简单！
原则上说，凡是文章存在纰漏之处，均需认真审核，逐
个修改。那么我们到底该从哪里下手，查找文章的毛病？
大家不妨从以下八个方面进行审核把关：
一把立意关。主题是文章的灵魂和统帅,容不得过失与欠
缺。在修改过程中，首先，要看看主题是否符合领导的意
图，是否符合使用者的身份和职责，特别是在一个会议
中，如果有两个以上领导讲话，一定要注意角色的定位和
分工；其次，要看看主题是否切合实际，是否揭示事物的
发展规律和本质，是否存在含糊不清、模棱两可的现象；
再次，还要看看主题的站位的高度和表达的角度是否准确
恰当，是否有新意，看文章的结构、材料、语言是否紧扣
主题。
二把选材关。文章要做到有的放矢，言之有物，需要材
料的支撑与佐证。对此，不妨看看所选用的材料与文章主
题是否相关联，材料是否揭示事物的本质，特别是在起草
典型经验材料、工作总结等文稿时，更要注意材料的真实
性、典型性和生动性。看看材料是否真实具体、充实饱
满、新颖别致；是否详略得当、统筹兼顾，回顾总结时是
否存在堆砌罗列、面面俱到、东拼西凑、记流水账的现
象。凡有上述不足者，该删则删，该调则调，该补则补。
三把布局关。文章的结构与作者的思路密切相关，只有
作者思路清晰，文章结构才能完整、严谨、连贯、有序。
看看文章的层次是否分明，文章内容是否凌乱不堪；文章
的层次、段落是否符合逻辑；文章的开头、结尾、过渡、
文秘家园网（www.wenmijiayuan.com）整理，每天更新优质范文，让写材料变得简单！
照应等细节的处理是否合理妥当。
四把政策关。党和国家的路线、方针、政策通常以公文
的形式来发布和传达，可以说，政策水平的高低，是衡量
公文质量的重要标准。对此，我们在审核机关文稿时，必
须从政策层面进行审核，特别是在审核15 种法定公文时，
更应该注重这一点。看看文稿所引用的相关政策是否过时
陈旧，政策之间是否存在冲突现象，制定的政策是否符合
法律法规，是否能够解决实际问题，击中要害，发挥政策
应有的效应。
五把观点关。文章能否给予受众帮助和启迪，关键在于
文章是否有思想性。因此，大家在审核把关时，务必要看
看文章中采取的措施与办法是否符合党和国家的政策规
定；提出的对策是否切合实际、科学可行，有没有现实的
指导意义。尤其是在审核法定公文、领导讲话、调研报
告、经验材料等文稿时，这是不可忽视的一道环节。
六把表达关。公文跟文学作品完全不同，要突出思想
性、政治性、针对性、指导性，措辞要讲究准确、鲜明、
生动、质朴、自然、简练，尽量避免用语的歧义、造作、
繁冗、虚假、含糊，做到语法和修辞合乎规范。同时，为
了提升表达效果，还要注重语言的表达风格，注意改进文
风，多出“短、实、新”的精品力作，杜绝粗制滥造的应
景之作。
七把行文关。行文应当注重针对性和可操作性，并根据
隶属关系和职权范围来确定行文关系。具体审核中要把握
文秘家园网（www.wenmijiayuan.com）整理，每天更新优质范文，让写材料变得简单！
以下几点：一要克服机关文牍主义。看看行文是否确有必
要，是否存在可发可不发的现象。凡是能够通过口头、电
话、邮件等方式沟通解决的问题，原则上可以不发文。二
要防止对个人行文。上行文一般主送上级机关，不直接送
领导个人。看看是否直接将请示、报告报送领导同志个
人。当然，如是特殊工作事项或上级领导有特别交代，则
另当别论。三要避免越级行文、多头报送。行文要符合隶
属关系和职权规定，不可越级行文和多头报送。特殊情况
下，如发生重特大事故，可越级行文，但必须抄送被越过
的部门或事后马上补报。四要坚持“一文一事”的请示规
则。请示只能“一事一请”，一个请示里面不能夹带多件
请示事项。同时，要避免在报告等非请示性公文中夹带请
示事项。五要正确使用文种。看看是否出现本应使用函，
却使用请示或报告的现象。看看下级单位向上级机关行文
时，是否有本应使用请示或报告，却使用了决定、方案、
意见的。诸如此类现象，均值得大家关注。
八把格式关。党政机关的公文在拟制过程中，按照《党
政机关公文格式》国家标准执行。审核公文时应注意文面
是否整洁、规范,文字书写、标点符号的使用是否正确,数
字书写、附注格式和行款格式等方面是否规范。
三、切实掌握文章修改的方式与方法，将文章打磨成精
品力作
前面谈的是文章修改该从哪里着手，接下来要谈谈如何
通过问诊把脉，找准病根，发现文章的不足之处。当然，
文秘家园网（www.wenmijiayuan.com）整理，每天更新优质范文，让写材料变得简单！
查找文章存在问题的方法很多，可谓见仁见智。依我之
见，以下五种方法值得试一试：
一是朗读查找法。文章写成后,应反复审核,反复修改。
实践证明，修改文稿，读比看更有效。反复诵读几遍，边
读边体验,往往就能发现毛病:或逻辑思维不严,语意衔接不
紧；或语句不通顺，前后之间难以接续；或语感不对，语
言气势壅滞。特别是讲话稿、演讲稿等材料，朗读是一个
很好的修改方法。
二是集体会诊法。俗话说：“三个臭皮匠赛过一个诸葛
亮。”因此，我们不妨集思广益，采取集体讨论的方式进
行修改。邀请同行对文章进行现场把脉会诊，鼓励大家发
表各自的看法，这对于完善文章的思路、掌握表达分寸颇
有益处。
三是冷却处理法。对一些时间要求不是很紧的文稿，写
完后先不急着修改，不妨暂时搁置一下。随着时间的推
移，我们对一些事情的认识可能更加全面、系统、深刻，
也更加理性冷静。过一段时间重新审视旧作，往往有更多
的感触、体会和想法，此时再精雕细琢，即可使文稿更加
完美。
四是征求意见法。这也是最为常用的方法。对事关全局
性战略性的重要文稿，如党代会、“两会”等大型会议的
工作报告，重大的战略规划、意见、决定等，可通过召开
座谈会、网络征求意见等方式，在一定范围内征求相关部
门与相关人士的意见，并根据征求收集到的意见进行修改
文秘家园网（www.wenmijiayuan.com）整理，每天更新优质范文，让写材料变得简单！
完善。
五是换位思考法。写作的目的是向受众传递有价值的信
息，从而达到作者想要的效果。为了提升文章的针对性和
实效性，我们需要围绕不同的受众，采取有针对性的表达
方式，以便让对方听得懂、看得明白。但是，很多人往往
忽略了这一点，甚至有个别人故意将文章写得高深莫测，
晦涩难懂，以显示自己有水平，这是极其错误的做法。有
时候作者自以为表达得很清楚，但读者由于知识、阅历等
方面的原因，而无法准确理解。习近平总书记的文章、讲
话之所以很受群众喜欢，就是因为写得朴实，能够运用接
地气而又通俗的语言，将复杂的道理简单地表达出来。因
此，大家在修改文章时,不妨换位思考一下，站在受众的角
度，去读一读、看一看、听一听。
一旦找准了文章的毛病所在之后，我们便可对症下药，
采取以下几种方式进行修改：
一是增补法。凡是文章篇幅偏短、素材单一、思想观点
表达不够丰满、言犹未尽，需要扩充句子，增加内容的，
都可以用增补法。使用增补法时，要避免材料的罗列堆
砌，切忌饥不择食、鱼目混珠。
二是删减法。相对于增补法，删减法是针对文章篇幅偏
长、材料雍肿不堪、语言累赘繁冗、废话连篇而言的。通
过除去冗词赘句，让文稿更加简明扼要、短小精悍。当
然，为文者在删减自己的文章时，需要痛下决心，否则，
会难以下手。正如鲁迅先生所言:“写完后至少看两遍,竭
文秘家园网（www.wenmijiayuan.com）整理，每天更新优质范文，让写材料变得简单！
力将可有可无的字、句、段删去,毫不可惜。”
三是调换法。调换法又包括“对调”和“撤换”两种情
形。所谓“对调”，就是让安错位置的文字“归队”。因
此，凡是层次段落安排紊乱的，语言组织失序的，均可用
调换法。通过调换，让文章的表达更加有序、准确、合
理。所谓“撤换”，就是将不够恰当的内容换成其他合适
的内容。
四是订正法。凡是语言文字不够精准，引用的素材、事
例、数据有误的，均应校订、改正。
