收到一张 Excel，最让人头疼的，往往还不是公式不会写。是你刚准备加总，才发现同一列金额里，有数字，有“元”，还有不知道谁顺手敲进去的空格。

日期也各有各的写法，订单似乎重复了几条。你知道这张表需要整理，却很难判断从哪里动手。好不容易做出一张图，又忍不住想：刚才那个数字，到底有没有算进去？

前一篇，我们把文章排进了公众号。这一篇换成 Excel，让 WorkBuddy 帮忙处理这些细碎的表格工作。你不必先背下几个函数，但有几件事要说清：哪条记录算重复，空金额怎么办，最后想从表里知道什么。

01 先选一个问题，别急着让它“全面分析”

这次的任务很小：整理一张销售明细，看看两个月各卖了多少、哪条产品线的销售额更高，最后做一张柱状图。先把这几个问题答明白，比一下子生成十几张图更容易学会。

文末附了一份练习 Excel，里面只有十四行记录，全部是教学虚构数据。它故意保留了几种常见问题：日期混用斜线和点号，金额有文本和单位，一笔订单重复出现，另一笔缺少金额。

把练习表放进单独的文件夹，在 WorkBuddy 新建任务，选中这个工作目录，使用能操作文件的 Craft 模式。先保留原表，再把整理后的文件放到 output 目录。以后换成自己的表，仍然可以沿着这条路径做。

02 先让它读懂表，再决定怎么清洗

一张表里，最容易被忽略的信息，是“一行代表什么”。同一张订单可以拆成多件商品，同一个客户也可能下好几笔订单。没弄清这件事，就按客户名删重复，正常交易也可能被删掉。

我们的练习表比较简单：一行代表一笔订单，订单号是识别订单的依据，销售额单位是人民币元，日期是下单日期。这些条件放在“练习说明”工作表里。让它先读说明，再读数据，会少很多猜测。

指令 1｜读取 WorkBuddy第05篇_Excel练习数据.xlsx，先看“练习说明”，再检查“销售明细”，不要修改原文件。列出工作表、字段、数据行数、日期范围，以及重复、缺失和格式问题。引用具体订单号和Excel行号，不把空金额当0，不直接删除记录。先给出问题清单与建议处理规则。

这一步先看它有没有把表读全。练习表有十四行数据，不含表头；订单号应该按文本处理，别把编号当成可以加总的数字。以后遇到前面带零的客户编号，也要提醒它保留那些零，否则格式一变，匹配关系就可能跟着变。

 图 1｜教 销售明细原表，展示了日期、订单号、产品品类与销售额等字段 

如果它把“销售额”和“单价”认错了，或者发现有好几个含义相近的日期，先在这里纠正。做数据分析时，早一点把字段讲清，后面每一张汇总表都会跟着受益。

03 去重与补空值，得按你的规则来

我们先看那条重复记录。练习表中的 S003 出现了两次，日期、产品线和金额都一样。这个案例可以保留第一条，把后面一条记入重复记录。这里的前提，是所有业务字段都相同。

如果订单号一样，金额却不同，就不能随便保留最新一条。它可能是修改记录，也可能是两张来源表给出了不同版本。让 WorkBuddy 把冲突列出来，查到依据以后再决定，这比默默选一个数字更好追溯。

再看 S013，它的金额是空的。这笔订单已经在表里，空白只能说明金额未知，不能说明它没有销售额。我们会保留这条订单，列进异常记录，金额汇总时暂时排除，同时写清有一笔金额还没补齐。

指令 2｜按以下规则清洗：日期转为真正的Excel日期，显示 YYYY-MM-DD；销售额移除空格、千分位逗号和“元”后转为数值。仅对订单号及其他业务字段均相同的完全重复记录保留首条；同号但字段冲突时停止并列出差异。缺失金额保持为空，保留订单并标记待确认。生成 output/sales-clean.xlsx，包含清洗明细、重复记录、异常记录、处理说明；保留原始字段与源行号。不要覆盖原文件。

留意“真正的日期”和“看起来像日期”的区别。单元格显示成二〇二六年九月二日，并不代表 Excel 已经把它当日期。可以让它检查日期类型，之后再按月份分组，避免同一个月被不同写法拆开。

文本金额也一样。把“元”字去掉只是第一步，还要转成数值，才能稳定参与求和。日期或金额解析失败时，应把原值留在异常记录里；别为了让表看起来干净，就把无法理解的东西悄悄丢掉。

练习表里的日期都带年份，可以直接识别；真实表如果只有“九月二日”，或者“03/04”这种存在多种解释的写法，就先补充年份和日期约定。不能因为大部分日期都像某一种格式，就让它把所有模糊记录自动归到同一类。

如果使用的是自己的数据，遇到负数也先看看业务含义。退款可能本来就应该为负，异常大额也可能是一笔真实订单。识别问题和删除数据是两个动作，先看到具体记录，再给处理规则。

04 汇总之前，把“怎么算”再说清楚

清洗完，我们要按下单月份汇总已知销售额，再按产品线排个名。金额缺失的那笔订单留在明细里，但不参与金额加总。订单数则分别列全部去重订单数和金额完整订单数，避免看着同一个数量，各自理解不同。

指令 3｜读取 sales-clean.xlsx，以去重后的清洗明细为依据，按订单日期归月。按月份统计已知销售额、全部订单数、金额完整订单数、缺失金额订单数；按产品线汇总已知销售额并降序排列。金额为空的订单不参与金额计算，但保留在订单数中。不增加原表没有的成本、利润或客户信息。另存 output/sales-analysis.xlsx，保留清洗明细和核对依据，说明计算范围与方法。

这里特意没有要求利润率。因为练习表没有成本，也没有利润字段，销售额再清楚，也不能直接推导赚了多少钱。以后碰到只有销售额的表，就先回答销售额的问题，需要更多判断时再补材料。

这份练习表的预期结果是：九月已知销售额七千元，十月九千元，合计一万六千元。去重后共有十三笔订单，其中十二笔金额完整；十月还有一笔金额待确认，所以这个合计不应被写成两个月的最终销售总额。

按产品线看，办公耗材七千八百元，办公文具五千元，桌面配件三千二百元。这里说的是已知金额部分的排序，未补齐的订单属于办公耗材，后续补数以后，汇总值还要更新。

订单数量也可以一起验：九月六笔，金额都完整；十月七笔，其中六笔有金额，一笔待确认。两个月的汇总表分别摆出这些数量，读者不用翻回明细，也能知道数字覆盖了哪些记录。

这几个数字已经用代码读取实际练习文件重新计算过，可以拿来验收你的结果。若结果对不上，先回到明细查：重复订单是否删了两次，文本金额是否漏算，空值是否被自动补了一个金额。别急着换一套更好看的图表。

还可以顺手抽两笔订单，从原表追到清洗明细。能找到原始行号，也能看见字段怎么变过，你就不用仅凭最后一行总计来判断整张表是否可信。小表练熟这个动作，换成几千行时也用得上。

05 图表先做一张，能回答问题就好

现在再做图，就很明确了。想比较两个月的销售额，用柱状图；想比较产品线，也可以用按金额排序的条形图。练习表只有两个月，先画最直接的对比，不必为了热闹加一堆仪表盘。

指令 4｜在 sales-analysis.xlsx 内新增“图表”工作表，生成可编辑的原生Excel柱状图，数据引用月度汇总的单元格。标题写“9—10月已知销售额对比”，单位为人民币元，纵轴从0开始，显示数值标签，不用3D效果。在图表旁注明“S013金额缺失，未计入金额汇总”。检查图表引用范围、月份顺序和数字是否与汇总表一致。

为什么要写“可编辑的原生图表”？因为你可能还要改颜色、加标签，或者交给同事继续用。如果它交付的是 PNG，图片也能看，但改不了里面的数据系列。需要哪一种，最好一开始就说清楚。

拿到文件以后，点一下图表，确认可以选中系列，标签和单位也没有被裁掉。需要后续补数据时，再问一句：这张图引用的区域会不会一起扩大？固定引用范围不会因为底下多了一行就自动延伸，别把“做出图”和“以后自动更新”混为一谈。

读图时，也别把十月比九月高，直接写成“营销活动效果显著”。表里没有活动信息，这个原因就找不到依据。可以说已知金额增加了两千元，同时提示十月仍有一笔金额缺失；想解释原因，还得回到业务记录。

06 最后对一次账，别只看“已完成”

这张练习表还有一个很适合核对的小细节：原始表里所有能解析的金额加起来，是一万六千八百元。清洗以后变成一万六千元，差了八百元。这笔差额正好来自被移出的重复订单 S003。

所以这里不能要求清洗前后总额机械地相等。我们要解释金额为什么变化：原始已知金额，减去重复金额，再考虑其他有依据的调整，才能走到最终汇总。缺失金额不在已知金额里，也就不能算作“已经核清”。

指令 5｜核对原始练习表、清洗明细和汇总表，输出 output/核对说明.md。列明原始数据行数、去重后订单数、金额完整与缺失订单数；对照“原始可解析金额－移出的重复金额＝清洗后已知金额”，再检查月度合计与产品线合计是否相等。列出重复订单及原始行号、缺失金额订单，以及其他未解释差异。未解释差异不为0时，暂停业务结论。说明缺失金额仍待补齐。

在本例中，十四行原始数据减去一行重复，得到十三笔订单；其中十二笔金额完整，一笔缺失。金额是 16800－800＝16000 元，月份合计与产品线合计也都应为 16000 元。这样的核对，只能说明现有记录按约定算通了。

最后，打开原表和结果表，抽查重复记录与缺失金额，再看一遍图表。原始数据有没有漏给，真实订单有没有录错，仍需要回到业务核实。把这些边界讲清楚，结果交给同事时，对方也知道哪些可以用、哪些还要等。

第一次用 WorkBuddy 处理 Excel，做成这样已经很有用了：你拿到一份清洗明细、一份能解释的汇总、一张看得懂的图，还有一份异常和核对说明。以后换成考勤、预算或项目台账，先说问题，再给规则，最后核对结果，这个顺序都能继续用。

下一篇讲专家与技能：怎样找到、安装并调用真正适合自己任务的做法。