明早要汇报,文档还空着?今晚先写这3块

明早开会要讲方案，你已经打开文档半小时。标题改了几遍，模板换了两套，正文还是空的。越想这次一定要讲好，越不知道第一句该放什么。

今晚先不做一份漂亮的演示稿。先做一页自己能讲明白、别人能接着讨论的粗稿。

1. 先写这次要回答的问题，暂时别管标题

在空白页最上面写一句，这次开会，希望大家看完后能决定什么。

比如要讨论一次活动，先写，明天需要确认活动用哪个场地。不要从活动背景、行业趋势、品牌愿景一路铺开。那些内容是不是必要，等核心问题出来再判断。

接着写下听的人是谁，以及他做这个决定必须知道的一件事。比如，两处场地的容量和可用日期。这就给今晚查资料画出了范围，不必把所有能找到的材料都搬进来。

如果你还不知道会议到底要决定什么，就把它标成待确认，先按已有通知列出需要说明的事项。不要靠猜测替负责人做决定。

这样做，是先让这份材料有一个具体用途。知道要回答什么，才容易判断眼前这一段该不该写。

2. 先填三块粗稿，缺的地方直接留出来

接下来在这一页写三个小标题，现状、选择、待确认。

还是场地的例子。现状写已有多少人报名、日期是否已确定。选择写目前确实拿到的信息，比如甲场地能容纳多少人、哪天可用，乙场地有哪些不同。待确认写还缺的报价、规则或负责人意见。

这里的数字只用查过的。暂时没查到，就写待查报价，别为了让页面显得完整填一个看起来合理的数。

先用平常说话的句子，不急着改成正式用语。一句话能说明的，就先留一句。也先不选配图、不调字体、不做动画。

央视新闻《夜读》最近谈到，面对启动压力，可以先做一小步，先完成再完善。放到这份材料上，就是先让问题和缺口出现在纸上，不要求第一版已经能直接上台。

3. 从头讲一遍，只改影响理解的地方

粗稿有了以后，照着这一页，用自己的话从头讲一次。讲到哪里卡住，就标在哪里。

比如，你说不清为什么只能在甲、乙之间选，那就补一句实际条件。讲到报价还没拿到，就如实保留待确认，不再熬夜编一套漂亮结论。

今晚先改两类地方。一类是前后矛盾或事实错误，另一类是听的人看不懂、无法接着讨论的句子。与此无关的颜色、图标和措辞，先放后面。

再给这一轮写一个完成条件，比如，能说清要决定的事、已有信息和明天要确认的项，就结束这一轮。若团队有明确交付格式和今晚截止，按实际要求处理；不要拿这页粗稿冒充已经完成正式交付。

如果发现资料缺口会影响明天讨论，按团队约定提前说明缺什么、影响哪里。把缺口说清楚，比留到会上才发现没法往下走更有用。

今晚先留下能讲清的一页，明天再把它做成需要的样子。