近期集团推进数字化统一升级，公司正式从企业微信全面转战飞书办公。

借着平台切换的契机，我们也同步对现场在线EXCEL跟进管理方式开展管理优化。

主机厂审核，是我们零部件日常的常规工作。

2026年5月，主机厂完成一轮客户审核。

每次审核结束后，我们都会梳理问题点，同步制定对应整改对策。将所有问题、整改对策整理至共享Excel文档，先同步给客户审核确认。

待客户认可方案后，发群，要求大家落地整改工作。

这套对外对接客户的流程十分标准，但内部跟进极其低效。

共享文档只能静态查看内容，最大的弊端就是进度完全不透明，OA布置任务操作复杂。

谁没整改、谁临近到期、谁已经逾期，完全无从查看。

后续跟进工作全部交由体系员负责，压力高度集中。

每天手动翻台账、截图发工作群，再逐一私聊督办。

会议结束后，还要挨个督促员工手动填表、补进度、传证据。

日复一日的重复盯办与沟通，造成了大量人力浪费。

市面上办公工具虽多，但大多操作繁琐，贴合不了现场整改场景，落地效果极差。

借着本次集团统一切换飞书的契机，用飞书多维表格+专属自动化配置，替代全部人工跟进工作。

一、传统Excel人工管理模式痛点

所有整改台账，以往全靠体系员单人维护更新。

台账录入、进度核对、资料核验、跟进督办，全部人工完成。

表格发群后，大家主动跟进的积极性不高。

整改大多堆积到审核前夕仓促完成，不仅整改质量粗糙，也极大增加了客户复审的风险。

人工反复转发、反复提醒、反复核对，看似都是小事。

日积月累下来，挤占了大量核心工作时间。

二、飞书自动化整改台账·精准实操配置

我们没有用复杂公式，全部基础配置、稳定零报错，新手可直接复刻。先将内容放到飞书多维表格，表头保持和EXCEL一样

1. 定时触发设置

搭建自动化流程，设置每日早上8:00准时自动运行。

上班第一时间推送待办，贴合班组日常工作节奏。

2. 精准筛选条件（核心）

无需公式，仅靠基础条件，精准抓取问题：

- 计划关闭时间：早于明天

- 是否完成：未勾选

- 整改证据：为空

全覆盖今日到期、已经逾期、未上传资料的所有整改项，无遗漏、无错筛。

3. 循环容错配置

添加循环节点，按计划关闭时间升序排序，优先处理高风险逾期项。

开启跳过报错模式：单条任务推送失败，不影响整体流程运行，杜绝全部卡死。

4. 消息推送设置

统一使用企业官方应用推送，避开个人账号限流问题。

精准发送至对应责任人，同时抄送管理岗位双重兜底。

消息自带台账入口，点开即可填报、上传资料，操作极简。

5. 上线测试

配置完成后，手动试运行核验日志。

确认筛选、推送、排版无误，正式启用。

三、落地改善效果

整套系统上线后，彻底告别了“人工翻表、截图发群、私聊催办”的低效模式。

时间到期自动推送提醒，没有完成每日推送，完成后体系在线确认，不符合要求评论沟通。

体系员每天可节省近半小时督办时间，人力得到充分解放。

系统官方通知优先级更高，全员整改响应效率翻倍。

逾期整改问题大幅减少，所有整改记录、提醒日志全程留痕。

客户审核、内部复盘，台账均可一键导出，规整规范、有据可查。

写在最后

管理工具终究只是工具，核心始终是人。只做推送却不跟进落实，工具便毫无用处。我们要以人为核心，依托配套制度推动管理落地。