让 AI 帮你写公文：5个提示词技巧，效率翻倍

同样让 AI 写一份通知，有人三分钟搞定，有人来回改十次还不对。
差距不在 AI，在你怎么提问。

一、为什么你的 AI 总是"答非所问"？

你一定遇到过这种情况：

问题出在哪？ 不是 AI 不行，是你给的提示词太"裸"——就像你跟一个新人说"去写个通知"，没告诉他写给谁、什么场合、什么语气，写出来当然不能用。

提示词工程（Prompt Engineering），说人话就是：怎么和 AI 说话，让它一次就给到能用的东西。

掌握下面 5 个技巧，你写公文、报告、通知的效率至少翻一倍。

二、5个真正好用的提示词技巧

技巧 1：精准描述——把"要什么"说清楚

反面示范：

帮我写一个通知

正面示范：

请帮我写一份会议通知。7月1日下午2点，全体员工到3楼会议室开会，主题是下半年工作部署。要求：标题、正文、落款，200字以内，语气正式。

差别在哪？正面示范给出了 4 个关键信息：

万能公式（背下来）：背景 + 任务 + 要求 + 格式

以后写任何东西，先把这 4 个要素填进去再发给 AI。

技巧 2：角色设定——给 AI 一个"专业身份"

你让一个普通人写合同风险提示，和让一个有 15 年经验的法务律师写，结果会一样吗？

反面示范：

这份合同有什么风险？

正面示范：

你是一位有 15 年经验的企业法务律师，擅长识别合同风险条款。请从甲方角度分析以下合同，重点关注：付款条款、违约责任、知识产权归属，并用"高/中/低"标注每个风险等级。

角色设定三件套：

写得越具体，AI 越像那么回事。

技巧 3：思维链——让 AI "一步步想"

复杂问题，最忌讳直接要结论。

反面示范：

我们单位要不要采购这套系统？你觉得呢？

正面示范：

我们单位考虑采购一套 OA 系统，预算 20 万，员工 100 人。请一步步分析：
1）采购的必要性评估
2）预算是否合理
3）选型时的 3 个关键考量
4）最终建议

每一步分析完再进行下一步。

触发关键词（直接复制粘贴）：
- "请一步步思考"
- "先列出你的推理过程"
- "分析完再给出结论"

技巧 4：少样本学习——用例子"教"AI

想让 AI 写出来的文字有特定风格？给个例子比描述 100 句更有效。

反面示范：

帮我写一条朋友圈，宣传我们单位的活动

正面示范：

请模仿以下两条朋友圈的风格，为我写一条活动宣传：

示例 1：「夏日限定 | 图书馆二楼新增自习区，送风扇+绿植，静待你的到来」
示例 2：「周五福利 | 员工健康体检名单已出，请查收短信，记得空腹」

现在请写：宣传 7 月 15 日的廉洁文化展览，地点行政楼一楼大厅，免费参观

用法： 当你想要特定公文风格、单位文风、领导讲话口吻时，先扔 1—2 个你满意的范例过去，再让 AI 照着写。

技巧 5：迭代对话——别想一次到位

高手不会"一次问完就完事"，而是多轮对话、逐步调整。

无效指令：
- "更正式一点"（多正式？AI 不知道）
- "改一下"（改哪里？AI 不知道）
- "不好，重写"（浪费上下文）

有效指令：
- "把第 2 段改得更简洁，保持原意"
- "把语气从正式改为友好，但保持专业"
- "保留结构，只更换数字和日期"
- "在第 3 点后面补充一个具体案例"
- "用更有力的动词替换'进行''开展'"

记住：修改指令越具体，AI 改得越准。

三、5个常用场景速查模板

下次要写东西，对着抄就行：

场景 1：写通知 / 公告

你是单位行政秘书。请帮我写一份[通知/公告]。
内容：[具体事项]
时间：[时间]  地点：[地点]  对象：[谁]
格式：标题+正文+落款，[X]字以内，语气[正式/友好]。

场景 2：写工作计划 / 总结

你是有[X]年经验的机关文字秘书，擅长党政汇报材料。
请帮我拟[单位名称][年度/半年度]工作[计划/总结]的汇报提纲。
汇报对象：[上级领导/局长/主任]
要求：[X]个大项，每项[X]个举措，只要提纲骨架，语言简洁有力。

场景 3：写催款 / 催办通知

你是财务中心会计人员。请帮我写一条[微信/短信/邮件]催款通知。
款项：[金额+名称]  逾期：[多少天]  对象：[张主任/某学校]
逾期后果：[违约金/停止服务等]
语气：礼貌但坚定，请对方[X]天内处理，[X]字以内。

场景 4：分析 / 决策类

你是[财务专家/法务律师/数据分析师]。
请一步步分析：[具体问题]
需要考虑：1）[方面一]  2）[方面二]  3）[方面三]
最后给出你的建议。

场景 5：改稿 / 润色

请帮我润色以下[通知/报告/方案]，保持原意和结构不变。
调整方向：语气更[正式/简洁/有力]，把"进行""开展"换成更具体的动词。
原文：[粘贴内容]

四、写在最后

AI 不是"按一下就给你惊喜的魔法盒"，它是按你指令工作的助手。

你给它的信息越具体、要求越清晰，它给你的结果越能用。

5 个技巧总结成一句话：

多写一句背景，多设一个角色，多要一步分析，多给一个例子，多改一轮细节。

掌握这 5 点，AI 就真的能成为你公文写作的得力助手。

如果你也想让 AI 真正帮你干活，关注我，下一篇我们聊聊「如何用 AI 写出一份领导满意的汇报材料」。