从 Excel 到 Access：做一个商品信息管理系统，适合零基础学习

原创：香橙科技shine

很多朋友一开始都是用 Excel 管商品资料：商品名称、条码、分类、进价、售价、库存，一行一行录进去。

商品少的时候没问题，商品一多就开始麻烦：重复录入、筛选不方便、价格改了不知道哪个是最新、库存靠手工改容易出错。

这时就可以考虑用 Access 做一个小型商品信息管理系统。

图注：图 1：封面 Access商品信息管理模板

一、为什么商品信息是进销存的基础

如果以后想做进销存，至少会用到几类基础资料：

• 客户信息；
• 商品信息；
• 供应商信息；
• 采购入库；
• 销售出库；
• 库存流水。

其中商品信息是核心底座。采购单要选商品，销售单也要选商品；库存数量、进价、售价、条码，都要先从商品档案里来。

所以这一期模板先把“商品主档”做好。

图注：图 2：Excel到Access 商品资料管理对比

二、这个模板能做什么

本次模板文件是：

2商品信息管理.accdb

打开后可以完成这些操作：

• 查看商品列表；
• 按关键字查询商品；
• 按商品分类、商品状态筛选；
• 新增商品；
• 自动生成商品 ID；
• 编辑商品资料；
• 删除商品；
• 保存后自动刷新列表；
• 对进价、售价、库存数量做数字校验。

也就是说，它不是单纯的一张表，而是一个小型 Access 管理界面。

图注：图 8：查询结果 按关键字筛选商品

三、系统结构很简单

这个模板由一张表、四个窗体、一个模块组成：

Access 开发建议先理解这个分工：表负责存数据，窗体负责录入和查看，VBA 负责自动化逻辑。

图注：图 4：系统整体结构 表窗体模块关系

四、表结构设计重点

商品信息表里主要有这些字段：

这里最容易踩坑的是字段类型。

商品条码虽然看起来像数字，但应该用短文本。因为条码可能以 0 开头，也可能很长，不适合做数学计算。

进价和售价是金额，建议用货币类型。

库存数量要参与加减，所以用数字类型。

图注：图 5：表设计 商品信息字段类型和主键

五、商品 ID 自动生成

新增商品时，系统会自动生成商品 ID。

规则是：

SP + 年月日 + 三位流水号

比如：

SP20260618001
SP20260618002

这样做的好处是编号有业务含义。看到 mod商品信息 模块的 [商品名称]='可乐'

很多保存错误，都是因为把数字字段写成了文本。

模板里用 SQLQuote() 处理后再加单引号，避免文本里的单引号导致 SQL 出错。

图注：图 12：SQL字段类型写法对照

八、第一次打开要启用内容

Access 文件第一次打开时，顶部可能会提示安全警告。

如果没有启用内容，VBA 按钮可能不会运行。

建议把模板文件夹加入 Access 的受信任位置，或者第一次打开时点击“启用内容”。

图注：图 15：启用内容 宏安全提示

九、适合初学者的练习顺序

建议不要只看成品，最好按下面顺序练一遍：

1. 先打开成品库，熟悉主界面；
2. 新增 3 个商品；
3. 故意把进价填成字母，看看校验提示；
4. 修改一个商品的售价和库存；
5. 按分类或关键字查询商品；
6. 打开表设计视图，理解每个字段类型；
7. 看 GetNewProductID、ToNum。

图注：图 13：VBA模块 公共函数重点

结尾

商品信息管理是进销存系统的第二块积木。

客户信息解决“卖给谁”，商品信息解决“卖什么”。有了客户和商品，后面就可以继续做供应商、采购入库、销售出库和库存流水。

学 Access 不建议一上来就做很大的系统。先把一个小模块做完整，理解表、窗体、查询、VBA 的分工，再一个模块一个模块往下扩展，会更稳。

这期模板的重点可以总结成四句话：

• 条码用文本，不要用数字；
• 金额用货币，库存用数字；
• 文本 SQL 加引号，数字 SQL 不加引号；
• 新增、编辑、查询、刷新分清职责。

掌握这些，再做后面的进销存模块就容易多了。

关于我

我是做 Access 数据库的 Leo。

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