通知/公告怎么写?AI帮你3分钟出标准稿|AI公文写作实战系列①

# 通知/公告怎么写？AI帮你3分钟出标准稿｜AI公文写作实战系列①

🟡 L2 进阶实战 | AI公文写作实战系列 第1篇/共10篇

小李刚到新单位，主管丢来一句："下午发个通知，周五下午全体开会。"

小李打开文档，光标闪了十分钟，一个字没敲出来。

通知这种文体，看着简单——不就是告诉大家一件事吗？但真到落笔，你会发现一堆问题：标题怎么写？称谓用"全体员工"还是"各部门"？正文要不要分条？落款日期写哪个？

今天这篇文章，我们从通知/公告的标准结构出发，给你一套可直接复制的AI提示词模板，配合WorkBuddy实操，3分钟出一篇规范通知。

这是「AI公文写作实战系列」的第1篇。这个系列会覆盖10种高频职场文体，每种文体一篇，从结构框架到AI提示词全套搞定。

一、通知是什么？什么时候用？

通知是职场中最常用的文体，没有之一。开会要通知，放假要通知，政策调整要通知，人事变动还要通知。

核心特点：告诉一群人一件事，要求知晓或执行。

常见类型：

一个关键区分：通知对内，公告对外。通知有明确接收对象，公告面向不特定公众。搞混了，规范上就不过关。

二、通知的标准结构

一篇规范通知，就三个部分：标题 + 正文 + 落款。但每个部分都有讲究。

1. 标题

标准格式：发文单位 + 关于 + 事由 + 的通知

✅ 正确：××公司关于召开2026年度工作总结会议的通知✅ 正确：关于调整作息时间的通知（单位名称在落款体现）❌ 错误：通知❌ 错误：开会通知

2. 正文

正文三段式：缘由 + 事项 + 要求

- 缘由（为什么）：简明交代背景和目的 - 事项（是什么）：具体内容，时间、地点、人员、议程 - 要求（怎么做）：需要接收方做什么

3. 落款

发文单位 + 日期，右对齐。

                    ××公司综合管理部                    2026年7月15日

记住这个结构，后面AI提示词就是按它来的。

三、AI提示词模板（直接复制）

把下面这段提示词复制到WorkBuddy里，替换方括号内容即可：

你是一位资深行政写作专家，请帮我写一份规范的通知。【通知类型】：会议通知/事务通知/知照通知（选一个）【发文单位】：××公司综合管理部【事由】：召开2026年第三季度工作总结会【具体内容】：- 时间：2026年7月25日（周五）14:00-17:00- 地点：公司三楼第一会议室- 参会人员：各部门负责人及业务骨干- 议程：各部门汇报三季度工作，部署四季度重点任务- 要求：提前准备汇报材料，提前10分钟到场请按以下格式输出：1. 标题：发文单位+关于+事由+的通知2. 正文：缘由（背景目的）→ 事项（分条列出）→ 要求（明确具体）3. 落款：发文单位+日期4. 语气：正式、简洁、准确，不啰嗦5. 字数：300-500字

这个模板覆盖了通知写作的所有要素。你只需要把方括号里的内容换成你的实际情况，AI就能出稿。

四、WorkBuddy实操：从框架到定稿

光有提示词还不够，实际操作中怎么用WorkBuddy高效出稿？分三步。

第一步：手机端随时起稿

出差路上突然要发通知？掏出手机打开WorkBuddy，语音说出通知要点：

"帮我写个通知，周五下午两点开季度总结会，各部负责人参加，带汇报材料。"

WorkBuddy会自动补全格式，生成规范通知初稿。你在手机上直接修改细节，5分钟搞定。

第二步：用知识库存模板

把上面那个提示词模板存进WorkBuddy知识库，命名为"通知写作模板"。

下次写通知，直接调用知识库：

"用知识库里的'通知写作模板'，帮我写一个办公地址搬迁的通知。"

WorkBuddy自动套用模板结构，你只需要补充具体信息。通知、公告、请示……每种文体存一个模板，以后出稿就是填空题。

第三步：一键优化

初稿出来后，让AI帮你检查规范度：

"检查这则通知的格式是否规范，标题是否完整，正文是否包含缘由、事项、要求三要素，语气是否正式。"

AI会逐项检查，标出需要修改的地方，你确认后一键优化。

实操流程图：

语音/文字说要点 → AI套模板出初稿 → 人工修改细节 → AI检查规范度 → 定稿

整个过程，手机上就能完成，不需要打开电脑。

五、通知写作5个避坑要点

写了上百篇通知后，我总结了5个最常见的坑：

坑1：标题太随意

❌ "开会通知"✅ "××公司关于召开2026年第三季度工作总结会议的通知"

标题是通知的脸面。标准格式是"发文单位+关于+事由+的通知"，缺一不可。

坑2：时间地点不明确

❌ "下周三开会，在会议室"✅ "2026年7月23日（周三）14:00-16:00，公司三楼第一会议室"

通知的核心信息就是时间、地点、人物。模糊表述等于没通知。

坑3：正文不分条

一大段文字堆在一起，读者要反复读才能找到关键信息。正确做法：事项部分分条列出，一目了然。

坑4：缺少要求

很多人写通知只说"做什么"，不说"你要做什么"。通知的最后一段必须有明确要求——需要参会？需要准备材料？需要按时提交？写清楚。

坑5：语气不当

通知是正式文体，不是聊天。避免"大家尽量来""希望参加"这种商量语气。该用"请按时参加""请提前准备"，简洁有力。

六、范例对比：修改前 vs 修改后

修改前（典型问题稿）：

开会通知

>

下周三下午开会，讨论季度工作，大家准时来。在三楼会议室。记得带材料。

问题：标题不规范、时间模糊、地点不完整、无发文单位、无日期、语气随意。

修改后（AI优化稿）：

××公司关于召开第三季度工作总结会议的通知

>

各部门：

>

为全面总结第三季度工作，部署四季度重点任务，经研究，决定召开季度工作总结会议。现将有关事项通知如下：

>

一、时间：2026年7月23日（周三）14:00-16:00

>

二、地点：公司三楼第一会议室

>

三、参会人员：各部门负责人及业务骨干（每部门2-3人）

>

四、会议议程：

1. 各部门汇报三季度工作完成情况（每部门10分钟）

2. 分管领导点评

3. 部署四季度重点工作

>

五、有关要求：请各参会人员提前准备汇报材料，提前10分钟到场签到。如有特殊情况不能参会，请提前向综合管理部请假。

>

××公司综合管理部

2026年7月15日

对比一目了然。规范通知的关键就是：标题完整、信息明确、分条清晰、要求具体、格式规范。

本篇小结

通知是职场最高频的文体，也是最容易写出"不规范"的文体。记住三个要点：

1. 结构：标题（发文单位+关于+事由+的通知）→ 正文（缘由+事项+要求）→ 落款 2. 信息：时间精确到分钟，地点精确到房间，人员精确到岗位 3. 工具：用AI提示词模板出初稿，用WorkBuddy知识库存模板，手机端随时出稿

下一篇我们写请示/报告——向上级请示工作、汇报情况怎么写规范，同样附提示词模板和实操步骤。

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