办公总是一个个打印Word文档太麻烦?掌握这些批量打印方法,省时又高效!

如何批量打印word文档

平时办公时 经常需要打印一堆Word文档 一个一个打开再打印 既费时间又容易出错 其实掌握批量打印的方法 能帮你节省不少时间 下面就详细说说怎么操作 保证你看完就会

先来说说用Word自带的批量打印功能 先把要打印的文档都放在同一个文件夹里 这样方便管理 打开Word软件 别急着打开某个文档 点击左上角的“文件”选项 就像平时保存文档那样操作 在弹出的菜单里 找到“打开”旁边的“打印” 点进去 这时候会看到打印设置界面 别急着点打印按钮 在界面的下方 有个“添加文件”的按钮 点击它 接着会弹出一个窗口 找到你刚才放所有文档的文件夹 按住键盘上的Ctrl键 用鼠标一个一个点击要打印的文档 选完后点击“打开” 这样 所有选中的文档就都添加到打印列表里了 再看看打印设置 比如选择打印机 设置打印份数 选择打印范围这些 根据自己的需求调好 确认没问题后 点击“打印”按钮 Word就会按照顺序一个一个打印这些文档啦

要是你觉得Word自带的批量打印功能不够灵活 还可以用第三方软件来帮忙 比如“批量打印助手”这种软件 在网上一搜就能找到下载地址 下载安装好后 打开软件 软件界面一般比较简洁 先找到“添加文件”或者“添加文件夹”的按钮 如果文档都在一个文件夹里 直接点“添加文件夹” 然后选择那个文件夹 软件会自动把里面的Word文档都列出来 要是文档分散在不同地方 就点“添加文件” 一个一个把文档加进来 添加完文档后 在软件里设置打印参数 像打印机选择 打印份数这些 和Word里的设置差不多 设置好后 点击“开始打印”按钮 软件就会开始批量打印了 用第三方软件的好处是 有些软件还能对文档进行排序 按照文件名 修改日期等来排 这样打印出来的文档更有条理

还有一种情况 你可能想打印文档里的特定内容 而不是整个文档 这时候可以用Word的“查找”和“打印特定页面”功能结合来实现 先打开一个Word文档 按下键盘上的Ctrl + F组合键 打开“查找”窗口 在“查找内容”框里输入你要打印的内容关键词 比如“总结”“报告”这些 点击“查找下一处” Word会自动定位到包含关键词的位置 然后记住这个内容所在的页码 对每个要打印特定内容的文档都这样做 把页码记录下来 接着回到打印设置界面 在“页码范围”里输入记录的页码 比如“3 5 7”表示打印第3 5 7页 设置好其他打印参数后 点击“打印”按钮 就只打印出包含特定内容的页面了 如果要批量打印多个文档的特定内容 可以先把每个文档的特定页码记录在一个文本文件里 然后用脚本或者宏来自动化这个过程 不过这需要一定的编程基础 对于普通用户来说可能有点难

最后说说批量打印时的注意事项 打印前一定要检查打印机是否正常连接 墨盒或者碳粉是否充足 纸张是否装好 要是打印机有问题 批量打印可能会中断 还得重新开始 还要确认打印设置是否正确 比如打印份数别设置错了 不然会浪费纸张和墨水 另外 批量打印的文档比较多时 最好先打印一份看看效果 确认没问题后再批量打印 避免出现打印错误后浪费资源