几百张 PDF 报价单,忙坏了一人公司的外贸老板

昨天有个外贸朋友找我。

说客户发了几百张图纸，他手工提取报价信息，发给供应商报价。

搞了两天，没搞完。

我听完，心里很有感触。

因为这不是他一个人的问题。

这是所有一人公司外贸老板的问题。

01 一个外贸老板的日常

供应商十几家，一家家用微信问。问完了再一个个手工汇总，再填表。

一周下来，全在搞报价，没时间谈客户。

02 他的现状

我问他：你一天有多少报价单？

他说：不多，几十张吧。

听起来不多。

但每张报价单有 20-50 个产品。

每张报价单要发四五家供应商。

算下来，一天光是处理这个报价都花掉了半天时间。

还要抄产品、算毛利、填表格。

他跟我说：

“我以前早上 9 点上班，搞到晚上 10 点。

不是在谈客户，是在搞报价。

不是在创造价值，是在重复劳动。”

我问他：你没想过自动化吗？

他说：想过，但不知道从哪下手。

03 报价单是怎么忙坏他的

我让他把整个流程拆解给我看。

从收到客户 PDF，到发出报价单。

30 张 PDF 报价图纸，一共要经过 7 个环节：

加起来，约 125 分钟。

这是一张报价单。

他一天有几张报价单。

一天下来，全在搞报价。

04 关键卡点

我问他：哪个环节最烦人？

他说：提取图纸信息。

真的，这个事儿最烦人。

其实不是

这个事儿，没有一点技术含量。

但你不做，单子就卡在这里。

一人公司，最怕把时间花在重复劳动上。

因为你的时间，应该花在谈客户上，不是抄表格上。

05 我帮他做了什么

我跟他说：

这个事儿，不该让人来做。

让代码来做。

我帮他写了个脚本：

他只需要做一件事：

把客户的 PDF 丢进文件夹。

剩下的，脚本自动完成。

06 前后对比

他用了这个脚本之后：

以前： – 一张报价单：125 分钟 – 一天几十张：没时间谈客户 – 晚上 10 点下班：没时间陪家人

现在： – 一张报价单：10 分钟 – 一天几十张：有时间谈客户了 – 下午 6 点下班：能陪家人了

这不是技术升级。

这是生命质量的升级。

自动化不是取代人，是解放人。

07 他现在在做什么，你呢？

上周我问他：最近怎么样？

他说：

“现在有空谈客户了，上周签了两个新单子。

晚上也能准时下班，陪孩子吃饭。

之前总觉得 automation 很遥远，原来就这么简单。”

我听完，挺为他高兴的。

但我也在想：

还有多少一人公司的外贸老板，天天处理这些没有技术含量，又必须要做的事。

还有多少人，每天在重复劳动里消耗自己？

老板的时间，应该花在谈客户上。

不是抄表格上。

如果你也被这个问题困住。

私信我，聊聊你的报价流程。

我不一定能帮你，但我愿意试试。