如何有效管理文档

14th Apr, 2006 Fri Rainy

    昨天谈到如何快速输入，好不容易输入的文档，要是一不小心丢失了，你会有什么感受？今天谈谈如何有效管理你的文档，避免丢失，避免失踪（其实某种意义上讲也是丢失）。

    经常听某人说，不好意思，你要的文档，由于上次什么原因，重新安装系统后丢失了。是啊，本人也不止一次重新安装系统，也确实丢失过一些信息，但是绝对没有丢失大量信息的故事（很不幸2006年上半年及2007年上半年，一年左右的日记还是弄丢了），所以我还是可以在这儿介绍一下自己的“经验”的。另外，就是找了半天最终还是没有找到，要知道，找不到的东西可是垃圾啊！有人说，我可以用“查找”工具啊，你连文件名都不知道是什么，如何找？模糊找？找了半天发现一大堆文件，到底是哪个？用桌面搜索工具，那你也得大致知道文件名的模样啊！

    这里讲的有效，指的是2个方面：第一，不要丢失，第二，快速找到。

第一个问题，如何确保文档不会丢失

    首先，一般电脑的硬盘只有一个区（现在很多电脑已经分成几个区了，那就最好了，即使是一个区的，其实很多时候还有一个隐含分区，这个分区主要备份了一些恢复信息。）要是只有一个C盘可以存储，那么你得给它重新分区，前提是不要丢失C盘系统，一般你可以用PQmagic，网上到处可以下载到，安装执行，如果C盘已经安装了很多东东，那么这个重新分区的过程估计会很长，最好在临睡前做，第二天起床，应该完成了。

    其次，所有软件装在C盘，文档（Word、Excel、Powerpoint等文件，照片，音乐，视频等）放在另外一个分区（比如D盘）。如果你的分区不止2个，那么，你的工作文档（论文、讲稿、PPT、通讯录等）放在一个分区，照片、视频、音乐等相关内容放在一个分区，游戏在一个分区。

    第三，不管是什么软件，默认存储的位置都是C盘，于是当系统崩溃，重新格式化C盘重装系统后，上面的信息全部丢失，辛辛苦苦写的大作就没了。有人说，我喜欢放在桌面上，那你的桌面就像儿童放在地板上的玩具了，乱七八糟！再说桌面上的内容也是在C盘的某个位置。所以不管什么时候，任何你想保存的文档都不要放在C盘。

    第四，格式化C盘之前需要做的事情很多，首先你得把收藏夹、词组文件、download目录里的信息等保存好，最好用驱动精灵等工具备份好所有驱动程序，下次安装系统就方便了（当然你也可以用随机光盘工具，或者网上下载）。

    第五，有时你的电脑崩溃了，不是格式化C盘就能解决问题的，你不得不进行低格，这样你的计算机上的所有信息将全部丢失，所以最好定期把你觉得重要的东西备份到一个地方，比如大容量活动硬盘（20年前还没云盘）。

    第六，电脑与大容量活动硬盘不要放在一起，比如一个在家，一个在单位，万一发生偷盗、火灾等情况，你的数据还在，数据肯定比电脑值钱，电脑花钱就可以再买一个，数据呢？哪儿去买你的日记、你的论文、你的通讯录？哦，要是放在博客上就安全了，呵呵！

第二个问题，如何快速找到文档

    其实这个问题的实质就是如何用好文件夹，除了以上谈到的，不同性质的东西放在不同分区外，同一个分区里的东西如何组织呢？我是教师，当然谈的都是与教师相关的，不是教师的可以参考。你得有点分类学的基本常识。

    我的重要数据包括：在乌干达工作相关的文件放在一个文件夹Uganda里，每天需要更新的文档（比如，日记）放在一个文件夹里，准备利用系里邮件系统发给学生的内容放在一个文件夹里，准备推荐给老婆儿子看的内容放在一个文件夹里，所有常用的小工具软件一个文件夹（以后省得再下载，浪费时间，也便于复制给别人，这边网速慢，尤其重要，节约自己以及他人的时间），好歌（百度上下载，跟上潮流）、好文章（五花八门）、好图片等各自一个文件夹，等等。

    Uganda那个文件夹里，放了我在乌干达做的所有相关工作的文档：（1）课程有关：OOP课程、UID课程、OS课程、Internet Programming等；（2）final project；（3）Cisco；（4）workshop等。

在OOP课程目录里，有Java how to program、Java documentation、Nanjing University java、tutorial、test paper等目录。

    在Java how to program里，有java-htp-4-examples（教材全部例子）、lectures（全部讲稿）等目录。

    总之，不要开始图一时省事，就胡乱把文档保存在随便什么地方，否则将来会浪费你更多的时间。通过以上的安排，就能很容易找到任何文档了，怎么样？你有什么更好的办法希望也能提供给我。