有了AI,写文档这事就再也不愁了?

你自己都不想读的 AI 文档，就别发给别人了

最近，我发现自己越来越不喜欢看文档了。

微信上，同事私聊我，说写了一个方案，让我帮忙看看，随后发来一个链接。

点开是一个精美的网页：漂亮的导航栏，18 个章节，从头到尾介绍了他的方案，甚至还有插图。

可我把页面从头拉到尾，一点细看的欲望都没有。

没有 AI 的时候，这位同事就很少写文档。老大真逼着他写，他就写点没头没尾、支离破碎，或者颗粒度完全不对的东西。

现在突然变得这么会写，我的第一反应就是：这显然是 AI 写的嘛。

之前读过几篇，通篇挑不出语病和错别字，说的也都是正确的话，但你很难知道他到底想表达什么。

碰到这种文档，我一般只能再找 AI：“读一下他的文档，提炼中心思想，找出问题。”

你用 AI 写的文档，最后还得让 AI 帮我读。

只能用魔法打败魔法了。

AI 很会生成，不等于你完成了写作

我承认，AI 现在的生成能力很强。但能生成一篇文章，不等于替你完成了写作这件事。

打个比方：如果你只是让 AI 顺着一句提示词往下写，自己不补充、不判断、不修改，那跟一路点着输入法联想，指望它帮你打出一整篇文章，有多大区别？

比如，你只丢给 AI 这么一句话：

“你好，ChatGPT，我需要给老板汇报一下如何改进整个系统的安全体系，帮我出一个方案。”

你觉得 AI 会给你什么？

它能给出一篇很唬人的方案，面面俱到，看起来思虑周全。

我拿去问同事：“写得行吗？”

他说：

“说的都对，但怎么跟咱们的系统结合？我让 AI 评估了一下，做完需要 168 个人日。咱们到年底都没这么多时间，这么做值得吗？”

看明白问题在哪里了吗？

老板让你写方案，是希望你从网上随便下载一份安全方案吗？

它适不适合现有系统？有没有考虑团队的能力和交付时间？能不能执行，值不值得做？

你随便生成一篇，自己都不看，就发给老板，合着是让老板替你筛选内容、审阅方案？这显然不合理嘛。

道理很简单：如果一份文档连你自己都不愿意逐字读，就不要发给老板。

不是不能用 AI，而是要用对方法

你相对 AI 的优势是什么？

你更了解真实的业务场景，知道团队有什么能力，眼下有什么约束。你还得审时度势，盘算一件事到底值不值得做。

AI 相对你的优势是什么？

它能快速整理通用知识，给出结构完整、覆盖面广的内容。一件事通常可以从哪些方面考虑，它能帮你列出来。

但这些内容放到你的团队、你的系统、你的交付周期里，哪些该做，哪些不该做，仍然需要你来判断。

通用方案写得再漂亮，也不等于适合你的方案。

当然，有人看到这里，可能会在心里蛐蛐：通用方案也比我写的强多了。那是另一个问题，以后聊。

对于不擅长写文档的同学，你可以先让 AI 给出谋篇布局的建议。

很多人不会表达，一是逻辑弱，缺骨架；二是目的散，说东说西，主题不凝聚。AI 可以通过提纲，帮你梳理结构、聚焦主题。

让 AI 给骨架，你来填内容。

把你的判断、依据和具体情况填进去，再让 AI 修正错别字、语病，删去重复啰嗦的表达。

这样，你才是在用 AI 改善自己的表达，而不是拿它生成的东西直接交差。

输入 10,000 字语料，整理成 3,000 字文章

有位同事说，我写的文章虽然号称是 AI 写的，但读起来确实像我的语气。

我告诉她，我的窍门就是：

输入 10,000 字语料，整理成 3,000 字文章。

我只允许 AI 从我提供的语料里找素材，调整逻辑和表达，删去啰嗦的部分，修正语病和错别字。成文后，还得我自己审核。

这样出来的文章，确实很像我自己说的话。

而且，我还有一个发现：

虽然我让 AI 重整逻辑，但通篇的逻辑并没有发生什么颠覆性的变化，只是局部顺序有调整，读起来更顺了一点。

我自认不是一个没有逻辑的人，甚至比平均水平稍好一点。想表达什么、用什么例子、最后落到什么结论，基本都已经在语料里了。

所以，在这种写法里，AI 更多是在帮我整理表达，而不是替我决定这篇文章到底要说什么。

这不能证明 AI 不会思考，但至少说明：我的观点、判断和例子，得先放进语料里，它才有东西可整理。

在这种写作方式里，你的思考，就是文章的天花板。

差异化竞争

在人人都不写文档的时候，你用 AI 写出一份完整、详细、排版优美的文档，会让人眼前一亮。

在人人都输出又臭又长的文档时，你写得短，说人话，让人 10 秒钟就能读懂重点，才会让人眼前一亮。