ARTICLE · 1089218

报销单还在手录账号?Excel填个序号,连大写金额都替你写好

发布时间：2026-09-28 08:20:59 最近访问：2026-09-28 08:20:13

一键AI办公实战 · 第8期

专注AI办公提效 🚀 每周分享实测好用的AI办公技巧

Excel自动化 / 会议纪要AI化 / 智能招投标

两张单子，抄两遍

报销这件事，最磨人的不是算钱，是填写报销单据。

我们要做两张单子：一张「费用报销凭证」，一张「资金支付审批单」。先在报销凭证上录一遍——支付事由、收款单位、开户银行、银行账号，十几个数字的账号，再来个大写金额：柒仟贰佰叁拾伍元整，手打一遍回头核三遍，录错了作废重填；弄完还得在「资金支付审批单」上再复制一遍。

其实你仔细看：这两张单子上的录入内容，在我们上一期讲的报销录入表里全都有。既然都躺在表里，重新录2遍这种事就不该由人来做——在凭证上输一个序号，两张单子全部自动填好，连大写金额都替你写，打印出来就能签字。

本文成果：输一个序号 → 两张凭证自动填好。急着抄的，公式都在第 3 节。

两张表一个序号，单子自己长出来

拆开看，这套系统就三块：

① 合同台账录入表 = 档案库：合同编号、金额、税率这些"户口信息"都在这。（这个表同时用于查询合同执行进度）

② 费用报销录入表 = 流水账：一笔报销一行，序号是它的身份证号。（这个表也用于客商报销统计）

③ 凭证页（费用报销凭证 + 资金支付审批单）= 出口：你输一个序号，它拿着序号去流水账里把那一整行"端"出来，铺满整张单子。

干活的就两个函数：

· MATCH 找位置：序号"188"在录入表A列的第几行？· INDEX 取内容：把那一行的第N列拿过来。

外面再裹一层 IF：序号没填时凭证保持空白，不会满屏 #N/A。

▲ 自动填单原理：输序号 → MATCH定位行 → INDEX逐列取值 → 凭证铺满

第一张：合同台账录入表，系统导出就能用

很多公司的合同是走系统流转的，不用重做：流转完成后直接导出基本数据，稍微编辑一下列顺序，粘进「合同台账录入表」就完事——这张表是纯资料库，登记一次，后面要用。

表头：序号｜类别｜合同名称｜合同编号｜项目编号｜合同对方｜合同金额｜合同开始日期｜合同结束日期｜税率｜采购方式｜承包方式｜结算状态。

两条规矩：合同名称不能重名（重了公式就分不清）；一行只放一个合同。

第二张：费用报销录入表，能自动的绝不手打

表头：序号｜业务部门｜报销时间｜支付事由(摘要)｜收款单位(人)｜开户银行｜银行账号｜报销金额｜合同名称｜联系电话｜税率｜合同编号｜合同金额｜备注。

逐列说自动化的部分：

· 收款单位：上一期讲过的输入方式+自动填充——选了收款单位，开户银行、银行账号自动带出；

· 报销时间：自动生成当天日期；

· 业务部门：本处举例固定"物业公司"——把默认值设成自己单位的名就行；

· 合同名称：可以下拉选，也可以输关键字检索；

· 税率、合同编号、合同金额：合同名称一定，自动从台账带出（VLOOKUP，上一期讲过的"档案引擎"）。

也就是说，录一笔报销，人只干三件事：选收款单位、写事由、填金额。剩下的全是表自己在干活。

第三步：凭证页，输一个序号两张单全出来

把「费用报销凭证」和「资金支付审批单」做成两页排版好的凭证（合并单元格摆好格式），凭证上留一个序号输入格（示例放 B1），其余每个格子套同一条公式骨架：

业务部门： =IF($B$1="","",INDEX(费用报销录入表!B:B,MATCH($B$1,费用报销录入表!A:A,0))) 收款单位： =IF($B$1="","",INDEX(费用报销录入表!E:E,MATCH($B$1,费用报销录入表!A:A,0)))

翻译：B1 没填就显示空白；填了，就拿这个序号去录入表A列找到那一行，把对应列的内容端过来。每一格都长一样，只有列号不同——开户银行F列、账号G列、金额H列、合同名称I列……照着换。

最后的硬菜——大写金额。这段公式放在凭证的大写金额格（示例是 E9），公式里引用的 I9 是凭证上的小写金额格，直接整段粘贴就能用：

=IF(AND(I9<0,ABS(I9)>=0.005),"负","")&IF(TRUNC(ABS(I9)+0.001)=ABS(I9)+0.001,TEXT(ABS(I9)+0.001,"[DBNum2]")&"元整",IF(OR(TRUNC(I9)=I9,ABS(I9)<0.005),TEXT(ABS(TRUNC(I9)),"[DBNum2]")&"元整",IF(TRUNC(I9*10)=I9*10,TEXT(TRUNC(ABS(I9)),"[DBNum2]")&"元"&TEXT(RIGHT(I9),"[DBNum2]")&"角整",TEXT(TRUNC(ABS(I9)),"[DBNum2]")&"元"&IF(ISNUMBER(FIND(".0",I9)),"零",TEXT(LEFT(RIGHT(ROUND(I9,2),2)),"[DBNum2]")&"角")&TEXT(RIGHT(ROUND(I9,2)),"[DBNum2]")&"分")))

（长公式在手机上会折行显示，直接全选复制，粘贴到编辑栏仍是完整一行，放心用。）

看着吓人，其实就一个核心：`TEXT(数字,"[DBNum2]")` 把数字转成中文大写，外面那些 IF 全是在处理零头——有没有角、有没有分、要不要补"零"。你不用看懂每个字，粘上把公式里的 I9 换成你凭证的小写金额格就行。

搞定后的效果，就是开头那张动图：序号一敲，两张单子瞬间铺满，打印、签字、归档。

这个万能句式，能长出一摞单子

这套"序号→INDEX/MATCH取行"的骨架，是所有"按单生成凭证"的万能底座：

场景	输什么	自动出什么
费用报销单（本篇）	报销记录序号	部门/事由/金额/大写金额
资金支付审批单（本篇）	同一个序号	收款单位/开户银行/账号/金额
付款通知单	合同名称	对方信息+合同金额
合同费用执行表（下期）	合同名称+日期区间	额度、已报销、剩余天数

记住那个万能句式就够了：

IF(输入格="","",INDEX(要哪列,MATCH(输入格,序号列,0)))

本文所有公式都能直接复制——换列号，就是一张新凭证。

剩下的，下期接着拆

两底表 + 两凭证的完整模板已经打包：录一笔报销，两张单子直接打印。关注后回复「报销」，模板到手。

下一期：「合同费用执行表」——点一下查询，合同额度、已报销金额、剩余天数一行全出。

上一期回顾：报销单别再手打账号：Excel下拉自动填充，三格秒满。点合集「Excel自动化」可看全系列。

这套表是被不断录入账号、大写金额磨得受不了，才一张一张搭起来的，至今已稳定使用近一年。

建议收藏这一篇：凭证页的公式骨架、那段大写金额公式，都在这了，下次做单子照着抄就行。

#Excel技巧 #AI办公

如果觉得不错，随手点个赞、在看、转发三连吧，如果想第一时间收到推送，也可以给我个星标⭐～如有疑问欢迎留言共同探讨。

关注「一键AI办公实战」，每周分享实测好用的AI办公技巧。

一起把繁琐扔给工具，把时间留给自己。