ARTICLE · 1103089
两版执行说明,先找改动再谈怎么执行
新版执行说明来了，直接让 AI 总结整份文件，容易把真正变化淹没在共同内容中。对已经按旧版准备的人来说，更重要的是“哪一项需要改、依据在哪里”。
下文的材料、处理结果和画面均为编辑设计的模拟示例，用于讲清方法；不是实际客户或工作记录，也不是某个模型的实测输出。
01 先看原话，别急着压缩
旧版 A1：各组在每周五提交一页进度表。A2：异常事项电话告知。
新版 B1：各组在每周四提交一页进度表。B2：异常事项先在共享表登记，再电话告知。
这里的 A1—B2 只是为模拟句编号，方便回查，不是真实文件的条款号。两份模拟材料都没有文件名、版本日期、发布渠道或生效时间。只写“提交时间提前”会漏掉异常事项新增的登记动作；只写“流程优化”又缺乏可执行信息。在把内容交给 AI 前，先检查原始材料是否完整、是否允许输入所用工具；涉及个人或业务敏感信息时，按所在团队的规则处理。
02 把信息变成可核对的结果
- 实际工作先核对两份文件的文件名、版本日期和发布渠道；缺少的资料写“待确认”，别补造一个正式版本。
- 按条款逐项对照，分别标记“时间修改”“动作新增”“保留的动作”；每项保留原句位置。
- 把影响写成待确认动作：调整提醒日期、检查共享表入口与权限；不要擅自宣布从哪天开始适用。
按这套规则整理，示意的条款级变更表可以写成：
| 对照项 | 原文位置 | 变化与执行影响 |
|---|---|---|
| 进度表 | 旧 A1“每周五”；新 B1“每周四” | 截止日由周五改周四；两句都要求各组交一页进度表。提醒日期可能要改，但先确认新版生效时间。 |
| 异常登记 | 旧 A2仅写电话；新 B2“先在共享表登记” | 新增登记动作及先后顺序；共享表入口和权限待确认。 |
| 异常电话 | 旧 A2“电话告知”；新 B2“再电话告知” | 电话动作保留，不可写成取消；它现在排在登记之后。 |
这里的结果是根据上方模拟原文人工编写的示意。它展示输出结构，不代表工具已经独立跑通真实材料。生效时间、适用范围、共享表入口与权限均未给出；本示例也无法判断其余条款是否被修改或删除。下图只解释这段示例的信息关系。
03 把这段指令交给 AI
先从一小段已核对、允许输入的材料开始。让 AI 保留依据和空白，得到候选稿后再逐条检查。
比较两版执行说明，只抽取有原文支持的新增、删除、修改和保留动作。每行给出旧版位置和原句、新版位置和原句、变化类型、可能受影响的动作；找不到生效日期或共享表入口时写待确认。不能从新版没提到某条就判断它自动废止或继续有效。旧版：【粘贴】新版：【粘贴】
指令的作用是限制整理范围。若输出出现原文没有的人、时间、数字或结论，先删掉或标为待确认，不因为句子通顺就照单接受。
04 交出去之前，再过一道人工关
人工抽查所有标为“未变”的条款，也检查附录、脚注和链接附件；本文只有四句模拟材料，不足以给完整文件的其他条款下“未变”结论。版本差异表不能取代正式文件。
如果新版只公布了修订段落，旧条款是否继续有效要看正式发布说明；不要用沉默自动推断全部废止或全部保留。
这篇方法适合先把零散材料理成可核对的草稿。正式通知、分工、审批或对外回复，仍以原始材料、实际权限和有权确认的人为准。
你在这类材料里最常卡住哪一步？欢迎留言说说。觉得这张检查思路有用，也可以转给需要整理同类任务的同事。
如果这篇方法对你有帮助，欢迎点个赞；想继续看有序的 AI 办公方法，也可以关注「有序」并设为星标。
谢谢你读到这里，我们下篇见。