AI公文助手实战——智能写作上手:六个入口怎么用(能力篇)

认知篇的四篇讲清了「能不能用、敢不敢用、要不要买」。从这一篇开始进入能力篇，共 5 篇，逐项拆五大能力。第一篇从「写」开始——这是公文处理里最耗时间的一段，也是最容易被工具帮上忙的一段。

一、六个入口，其实是两类

图 1：左边负责从零到一，右边在已有文字上动手

智能写作模块里有六个入口：AI 帮我写、以稿写稿、润色、扩写、缩写、续写。名字看着零散，其实分成两类，分清楚这一点，后面所有选择都顺了。

第一类是快速成稿，包括「AI 帮我写」和「以稿写稿」。它们的输入物是「题目」——一个标题、一段拟稿背景，或者一篇参考稿；输出物是一份完整的初稿。第二类是局部优化，包括润色、扩写、缩写、续写。它们的输入物是「一段已经写出来的文字」，输出是改写后的那一段，不动整体结构。

用反了类别，就会觉得工具不好用。拿着一个模糊的题目去点「润色」，它给不出你想要的东西，因为润色解决的是「这段文字表达得不够好」，不是「我还不知道写什么」。反过来，一份已经定稿的稿子再丢给「AI 帮我写」，只会把原来的结构打散。

产品资料里对这个模块的定位是「一键生成规范大纲与完整全文」，同时强调「基于组织知识库持续优化生成」。这两句话的落点不同：前一句说的是速度，后一句说的是——生成结果的成色，取决于你给它喂了什么知识库。

二、「AI 帮我写」：从标题到成稿的四步

适用场景：手上有任务、有主题，但一个字还没写，需要一份结构规范的初稿打底。比如临时接到一份通知、一个汇报材料的写作任务。

图 2：第三步改大纲，是最值得花时间的地方

操作路径（四步）：第一步，点击左上角「AI 帮我写」，打开对话界面；第二步，输入关键词，选择模板类型、语言风格、要引用的知识库和字数要求；第三步，生成大纲后，可在文本框里直接修改，也可以把大纲复制到文档里改；第四步，依据确定的大纲生成正文，通过「复制」粘贴进文稿。

输出结果：一份可编辑的大纲，加上一份按大纲展开的完整初稿。手册里对这一步的描述是「一键生成规范大纲与完整全文」——注意顺序，是先大纲、后全文，中间留了一个让人介入的位置。

三个要注意的地方：

一是关键词要写具体。输入「加强安全生产工作的通知」，和只输入「安全生产」，生成结果差别很大：前者已经告诉了工具文种和语气，后者只能给一份泛泛的内容。关键词写得越像一句真的标题，后面要改的地方就越少。

二是知识库决定权威性。引用本单位或本部门的知识库时，生成内容会更贴近单位既有的口径与表述习惯；不引用，则更接近通用的公文写法。资料里把「引用知识库」和模板类型、风格、字数并列成四个必填项，原因就在这里——它是生成结果的「事实底座」。

三是把时间花在大纲上。大纲是唯一能低成本反复调整的环节：改一条标题、挪一个层次，几秒钟的事。大纲确认得越准，正文越接近可直接修改的状态；大纲歪了，正文改起来比重写还费劲。

三、「以稿写稿」：有参考稿时最省力的入口

适用场景：这件事往年做过、这个文种写过，手上有现成的成稿可以参照。机关文字工作里，这种情况比「从零开始」多得多。

图 3：三步生成拟稿，生成后有四个动作可选

操作路径（三步）：第一步，打开「以稿写稿」，输入公文标题、拟稿背景、字数要求；第二步，上传参考文稿，点击「生成拟稿」；第三步，生成后可从四个动作里选——「重新生成」换一批内容重来，「新文件打开」在新的 Word 文档中打开拟稿，「插入」把内容直接放进原文位置，「复制」后自行粘贴。

这四个动作对应四种收尾方式，实际用起来最顺手的是「新文件打开」：拟稿单独成一个文档，和原稿分开，方便对照修改；如果是在既有文件上补写一段，用「插入」更省事。至于「重新生成」，建议在信息填得不理想时先返回上一步改要求，而不是连续点它——同样的输入，重试两次的差别通常不大。

和「AI 帮我写」的区别：前者是从题目出发的通用生成，后者是拿已有文稿当参照的仿写。资料里对「以稿写稿」的表述是「基于标准的公文框架，快速搭建完整文稿」，选定主题模板后，从框架、内容、格式三个维度做匹配和填充。换句话说，它接管的不只是文字，还有结构。

四、这个入口在哪些文种上最省力

图 4：结构越固定、往年越有成稿的文种，越合适

判断一个文种适不适合「以稿写稿」，标准只有一条：结构和口径是否稳定。按这个标准排下来，最省力的几类是：

工作总结、年度总结——框架与往年高度相似，主要工作是换数据、换事例，参考稿的价值最大。领导讲话稿——有往年讲话稿打底，风格和常用提法可以延续，但要注意新提法。请示、报告——文种结构固定，事由与请求事项替换即可。通知、通报——要素齐整、模板化程度高，属于最不容易出错的一类。

需要谨慎的两类也要说清楚。一是政策解读类：政策口径更新快，去年的参考稿可能已经过期，照着它生成，容易把旧表述带进新稿子。二是涉密与未公开材料：这类文件不宜作为参考稿上传，需要按本单位的保密制度处理。

还有一句要说得直白：参考文稿是「框架来源」，不是「照抄对象」。上传前做脱密处理，生成后逐句核对事实与口径——尤其是数字、时限和责任主体，这三项错了，稿子就白写了。

五、四个局部优化：润色、扩写、缩写、续写

图 5：四个入口的操作路径一致，解决的是不同问题

这四个入口的操作路径是一样的：选中要处理的文本 → 在输入框确认内容 → 选择语言风格与优化方向、设定字数需求 → 点击「内容生成」 → 从「重写」「替换」「插入」「复制」里选一个动作。差别只在它们各自解决什么问题。

润色，自动修正语法错误、调整句式结构、优化表达。适合定稿前的语言打磨。需要注意的是：它可能改到你已经斟酌过的表述，逐处确认比全盘接受稳妥——尤其是那些「有意为之」的固定说法。

扩写，基于原文核心要义把篇幅撑开。适合材料太薄、内容需要充实的情况，比如一段只有三行的汇报要点要展开成一页。要防的是注水：扩出来的句子读着通顺，但可能补进未经核实的内容，所以用完之后必须回头核事实。

缩写，保留核心要点、压掉冗余表述。适合长稿改简报、摘要报送这类场景。动手前先确认哪些信息不能删——数字、时限、责任主体通常是删不得的，工具并不知道哪一条对这份文件是硬要求。

续写，基于已有文本生成后续篇章，衔接行文逻辑。适合写到一半卡住、需要往下推的情况。这里最容易看出工具痕迹的地方是衔接处：上一段的收尾和下一段的开头如果语气不接，读起来会「断」。通常需要自己重写一两句把缝补上。

有一点要建立预期：这四个功能都属于「局部动刀」，不要指望它们修正整体结构问题。如果稿子的层次本身就不对，回到前面两个入口重搭一遍框架，比在局部反复打磨快得多。

六、六个入口怎么选：先看手上有什么

图 6：判断顺序只有一步——手上有什么材料

把上面的入口合起来看，选择逻辑就是一步：先问自己手上现在有什么材料。只有题目或关键词，用「AI 帮我写」；有一篇同类成稿，用「以稿写稿」；已经有初稿、只需要改局部，用润色、扩写、缩写、续写。

实际工作中最常见的组合是「以稿写稿 + 局部优化」：先用参考稿搭出框架和主体，再逐段打磨语言。纯从零生成的情况反而少见——机关文字工作大多有先例可循，先例就是最好的提示词。

另外提醒一句关于「修改比例」的预期管理。生成内容需要人工改动的多少，主要取决于两件事：知识库里有没有贴合的素材，以及这份稿子属于哪种文种。素材越贴、文种越固定，需要动的地方越少；反之，通用内容占的比例就高，人工补位的工作量也就更大。所以衡量这套工具好不好用，看的不是「一次生成能不能直接用」，而是「从空白页到可修改的初稿」这一步省了多少。

七、生成之后，有四件事必须人工做

图 7：工具负责写出来，责任始终在写稿的人身上

最后这一段是合规提示，也是本篇最想强调的部分。无论用哪个入口，生成的内容都只是初稿，定稿前必须由人完成四件事：

一核事实与数据。数字、时间、地名、单位名称、人名职务，逐项回到原文核对。二核格式与标准。文种要素、层级序号、字体字号，按国标和本单位规范核对。三核政策表述。敏感表述、领导姓名与职务排序，按最新口径核对。四走送审流程。按单位既定的审核流程报送，不因为用了工具就省掉环节。

产品资料里对这一点也有明确表述：AI 生成内容须经人工终审。这句话不是免责声明，而是一种工作方法——工具负责把稿子写出来，署名和责任始终在写稿的人身上。

还有一点容易混淆：第 3 篇讲过，本地一体机形态下材料不经云端传输、数据不出域；但数据不出域不等于内容免审，这两道关是两回事，都要走。

下一篇写什么

能力篇还剩 4 篇。下一篇讲智能排版：15 种国标模板长什么样、一键排版前后差在哪、快捷助手能替你处理哪些琐碎调整，都会给出具体路径和注意事项。

如果你已经在用这类工具，欢迎在留言区说说：六个入口里你用哪一个最多，哪一步最需要人工补位。后面的篇目会把这些高频问题整理进去。