想写好一篇文档,先学会跟 AI 分工

材料任务下来了，常见的两种情形：一种，一句话甩给 AI，"帮我写个总结"，出来一堆放哪个单位都能用的空话；另一种，觉得 AI 写的不像样，关掉窗口自己硬憋。两头都累，问题出在同一个地方：对 AI 的能力，认知还没对上。

先说破一个误会

影视剧里那种 AI，上来就懂人、替人把活全干了，现阶段没有这样的东西。

但确实有人快摸到了那种效果。用的是能自动执行任务的智能体平台，而且调了很长时间：它熟悉了这个人的工作路数、思维习惯，近阶段在忙什么它都清楚，事情交代下去，它真能接着往下办。

可绝大多数人不是这么用的。每天上班打开电脑，点开豆包或者 DeepSeek，新开一个会话，问一句就想要全部，这几乎不可能。会话是新的，它对这个人一无所知，凭什么一句顶一万句？

所以这不是 AI 不行，是路数没对上。要么走智能体那条路，长期调教；要么把对话的功夫补上。今天讲后一条路：不用任何智能体平台，就用最普通的豆包、DeepSeek、Kimi，怎么把一篇文档写出来。

心里先有五个维度

跟 AI 把一件事讲清楚，靠的不是话术，是脑子里有结构。

成年人办任何事，心里都有几个基本维度：时间、地点、人物、事件、前因后果。把前因后果再说明白点，就是背景和结论。任何事情，拿这五个维度一过，就清楚了大半。

有的要素缺着，有的眼下还不知道，问题不大，但维度要带到。数据不全，就明说数据不全，把已知的部分讲清楚，这件事就算交代明白了。

要紧的是：这五个维度不是 AI 需要的，是我们自己脑子里该有的。理不出来也不要紧，可以反过来让 AI 把五个维度列出来，让它提醒我们缺什么。

有了这个底子，四步分工才走得通。

四步，写出一篇文档

第一步，定框架。

定框架，其实就是把五个维度捋一遍：这是一份什么材料，总结、通知还是方案；给谁看；想达到什么目的。把这些给 AI，让它一次出三版提纲。三版摆在一起，哪版顺眼、哪版缺东西，一眼就看出来。选一版，自己动手改定。框架是文档的骨头，骨头必须自己定。

第二步，喂料。

框架定了，把事件本身交给它：做了哪几件事，一条一条列清楚，一二三四、甲乙丙丁地给。料给得越实，它写得越像。真实姓名、电话、具体数字这些敏感信息，先抽掉再喂，这个规矩第 15 篇说全了。

第三步，逐段成文。

这一步最容易被看轻。它不只是"让 AI 写"，是把主导权摆进去：这篇文章往哪个方向偏，结论落在哪，得提前说清楚。不说，AI 就按它自己的逻辑推，推出来的东西四平八稳，就是不是想要的。所以逐段成文，实际上是把需求一段一段说明白：这段是给领导看的，两百字以内，突出结果；那段往哪个角度写，落在哪个结论上。

第四步，自己过手。

第一版出来，要做的是看和补：数字核一遍，口径定下来，还缺哪块、还要加什么，指出来让它补，或者自己动笔加。教育部教师队伍建设专家指导委员会 2025 年 11 月发布的《教师生成式人工智能应用指引（第一版）》讲得明确：AI 只作辅助，体现原创的关键环节由教师主导。机关的材料是一个道理，署的是单位的名，成色得自己保。

一段可以直接套的话

四步合起来，落到跟 AI 说的话上，大概是这个样子：

"我在××单位，要写一份上半年的工作总结，给领导看，重点写做了哪几件事、还剩什么没做、下半年怎么安排，语气正式，八百字左右。先给我三版提纲。"

提纲选好改定后："按第一版提纲，先写第一部分，两百字，突出具体做了什么，往干得实的方向写。"

逐段写完，最后总校："通读全篇，把重复的表述压一压，语气再平实一点。"

这三段话，换掉单位、文体和重点，写通知、写方案、写汇报都够用。

三个坑，躲开就走顺了

一是任务一句话甩出去。没背景、没要求，AI 只能套模板，出来的自然是空话。

二是全篇一次要。一口气出的稿子，看着完整，哪段都经不起细看；逐段要的，段段都过过手。

三是改都不改直接交。AI 的稿子没有单位味、没有具体事，内行一眼就看出来。交出去之前，把"像不像自己写的"当作最后一道检验。

顺手说说工具的现状

现在豆包、Kimi 这些客户端越做越强，大多能直接输出成文档，DeepSeek 还出不了 Word。不过说实话，免费的大语言模型，本身还是没那么好用。

下一篇，就聊聊免费和收费这件事。

资料来源

• 教育部教师队伍建设专家指导委员会：《教师生成式人工智能应用指引（第一版）》，2025年11月