Excel 只学这 5 个函数，学完就够了

Excel 教程满地都是，动辄"必学 30 个函数""从入门到精通"。

但我身边真正把 Excel 用好的人，共同点不是函数学得多，而是函数用得少。

我问过几个做行政、做运营、做财务的朋友，大家常用的函数翻来覆去就是那几个。其他几十个，学过，用的时候想不起来，等于没学。

这篇不讲大全，就讲 5 个函数。学完这 5 个，日常表格工作基本能覆盖八成。

公式都可以直接复制。 表格里的列我用字母标出来了，你对着改就行。

先说一件事：符号必须用英文半角

这是新手最常踩的坑。

Excel 里的逗号、分号、括号、引号，必须是英文半角。

从网页或者微信里复制公式，很容易带中文全角符号过来，然后 Excel 就报 #NAME? 或者公式无效。

如果你公式看着没问题但就是报错，第一件事：检查符号是不是全角。

最简单的办法：自己手打一遍。

函数一：XLOOKUP —— 找数据

解决什么问题

两张表，一张是名单，一张是工资表。你要根据姓名把工资找出来。

以前这事要用 VLOOKUP，但 VLOOKUP 有个恶心的地方：只能往右找。 如果目标列在查找列左边，它就罢工了。

XLOOKUP 解决了这个问题，而且更好读。

怎么用

=XLOOKUP(找什么, 在哪找, 要什么)

举例：A 列是姓名，D 列是姓名表，B 列是工资表

=XLOOKUP(A2,D:D,B:B)

读出来就是：在 D 列找 A2 的值，找到之后返回 B 列对应的工资。

加个保险

如果找不到会显示 #N/A，加第四个参数可以自定义：

=XLOOKUP(A2,D:D,B:B,"未找到")

建议直接把这个版本抄走。 表格里有找不到的数据时，表头一片 #N/A 会显得很 unprofessional。

函数二：IF —— 分情况显示

解决什么问题

业绩超过 10 万显示"达标"，否则显示"未达标"。

怎么用

=IF(条件, 满足时显示, 不满足时显示)

举例：B 列是业绩

=IF(B2>=100000,"达标","未达标")

多个条件怎么办

如果分三档，别套三层 IF，改用 IFS：

=IFS(B2>=200000,"优秀",B2>=100000,"良好",TRUE,"一般")

比嵌套的 IF 好读多了。

函数三：SUMIFS —— 多条件求和

解决什么问题

这个是所有函数里我用得最多的。

统计某个月、某个部门、某个产品的销售额。

怎么用

=SUMIFS(求和区域, 条件区域1, 条件1, 条件区域2, 条件2)

注意参数顺序：先说要加谁，再说什么条件。 这个顺序和 COUNTIFS 是反的，容易记混。

举例：A 列部门，B 列金额，C 列月份

=SUMIFS(B:B,A:A,"销售部",C:C,"1月")

意思是：把 A 列是"销售部"、C 列是"1月"的那些行的 B 列加起来。

算数量用 COUNTIFS

结构一样，第一个参数换成计数区域：

=COUNTIFS(A:A,"销售部",C:C,"1月")

记住这个结构，SUMIFS 和 COUNTIFS 就等于一个函数。

函数四：IFERROR —— 消灭报错

解决什么问题

表格里有一两个 #N/A 或 #DIV/0!，不影响你做事，但发给领导的时候很扎眼。

怎么用

=IFERROR(原公式, 出错时显示什么)

比如把上面的 XLOOKUP 包一层：

=IFERROR(XLOOKUP(A2,D:D,B:B),"")

这样找不到数据就显示空白，而不是报错。

一个很实用的用法

在算比例的地方特别有用：

=IFERROR(C2/B2,0)

意思是：如果 B2 是 0 导致除法报错，就返回 0。

表里最常见的就是分母为 0 的情况。 没包这一层，整列都是 #DIV/0!。

函数五：TEXT —— 把数字变好看

解决什么问题

表格里的日期显示成一串数字，或者金额没有千分位。

怎么用

=TEXT(单元格, 格式)

常见用法：

=TEXT(A2,"yyyy-mm-dd")    格式化成 2026-10-11=TEXT(A2,"m/d")           格式化成 10/11=TEXT(B2,"#,##0.00")      金额加千分位，两个小数=TEXT(C2,"0.0%")          显示成百分比

为什么这个值得学

不是因为它功能强大，是因为它让表格从"能用"变成"能看"。

同一份数据，加了格式和没加格式，人的观感差别很大。

这个函数的性价比在于：你不需要懂它，只需要会复制。

最后一个：怎么让公式跑得更快

如果你的表格有几千行，手动往下拖公式会拖到手废。

双击公式所在单元格的右下角那个小方块，公式会自动填满整列。

就这一个动作，能省你十分钟。

这 5 个函数的顺序

如果你记不住，我建议这么排优先级：

前两个学会了，你的表格水平就已经超过一半的同事了。

最后一句

Excel 这东西，记住 5 个常用函数，远比学 30 个偶尔用的函数有用。

因为工作的需求是重复的，而重复的用熟了就成肌肉记忆。那些一年用两次的函数，需要的时候搜一下就行。

别学全，要学够。

评论区

你工作里最常用的函数是哪个？

有没有哪个函数是你想学但一直没搞懂的？留言说说，我挑票数高的写一篇专门的用法。

关注我，下篇见。