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ChatGPT说检查全部通过,我打开Excel却发现汇总少了两行
ChatGPT说检查全部通过,我打开Excel却发现汇总少了两行这次用ChatGPT整理费用表，我发现了一个挺容易被忽略的问题。 30笔费用，合计13,450.30元。 AI把费用分类做对了，待确认的1350元也没有漏算。 但我打开它生成的Excel，逐张检查汇总结果时，却发现其中一张表少展示了两行。 
更有意思的是，ChatGPT在文字回复里，已经列出了完整的类别汇总，还说明各项核验通过。 如果我只看它的回复，不打开实际文件，这个问题可能就过去了。 这次让我意识到：AI说任务完成了，不代表交付的文件就一定完整。 今天继续记录我的AI财务实操测试。 上一轮，我让ChatGPT把销售部、行政部、技术部三张格式不同的费用表，合并成了一张统一明细。 每个部门10笔，总共30笔，金额13,450.30元。 经过逐笔检查，没有发现遗漏、重复和字段错位。 不过，上次只完成了数据合并，没有统一费用类别。 比如，同样是办公相关费用，有的部门写“办公费”，有的写“办公用品”，还有的写“办公耗材”。 通讯相关费用也一样，有“通讯费”“通信费”和“电话费”三种名称。 如果直接按照原始名称汇总，它们就会被拆成不同的项目。 所以这次，我想继续测试一个问题： 当我提前告诉AI分类规则，它能不能按照指定口径完成分类，再生成准确、完整的汇总表？ 我没有让它自由判断，而是把对应关系直接列出来。 比如： 办公费、办公用品、办公耗材，统一归为办公费。 通讯费、通信费、电话费，统一归为通讯费。 交通费、市内交通、打车费，统一归为市内交通费。 快递费、邮寄费，统一归为邮寄费。 另外，我还特别强调了一条： 凡是“其他”“其他费用”，以及没有明确对应规则的项目，全部列为“待确认”，不能根据摘要自行猜测。 为什么要这样要求？ 因为做过财务的人都知道，费用名称只是信息的一部分。 一笔费用到底是什么性质，还需要结合实际业务、单据和相关资料判断。 这次只是模拟管理统计，不能因为名称相似，就直接认定实际会计或税务处理方式。 为了方便后续核查，我还要求AI保留原始费用类别，新增统一费用类别和分类依据。 最终生成三张工作表： “分类明细”“费用汇总”“待确认清单”。 接下来，就是检查结果。 文件生成后，我先检查分类明细。 30笔记录都保留了，原始字段和来源信息也没有发现问题。 按照指定规则： 办公费归并后是5笔，合计1,318.80元。 通讯费是3笔，合计560元。 快递费和邮寄费归并后是3笔，合计211元。 这些分类结果都符合要求。 然后，我重点检查了三笔待确认费用。 销售部300元，行政部450元，技术部600元。 合计3笔，1,350元。 这三笔费用没有被AI擅自归到其他明确类别，也没有从全部费用总额中扣掉。 在分类明细、待确认清单，以及部门与类别的交叉汇总里，都能找到它们。 到这里，我原本觉得这轮测试应该比较顺利。 但当我继续打开“费用汇总”工作表时，问题出现了。 其中有一块区域，叫“按统一类别汇总”。 按我的要求，这里应该列出全部费用类别，包括“待确认”，最后还要展示全部费用合计。 可实际打开Excel后，我发现它只展示了7个明确类别。 本来应该继续出现的两行： “待确认”：3笔，1,350元。 “全部合计”：30笔，13,450.30元。 都没有展示。 下面已经接上了另一张交叉汇总表。 注意，这里有一个非常重要的区别。 不是AI把1350元算丢了，而是这1350元没有出现在应该展示它的那张类别汇总表里。 其他明细和汇总中，这笔钱仍然存在。 但问题在于，如果后续有人只复制“按统一类别汇总”这块区域去做分析，就可能忽略这三笔待确认费用。 对财务工作来说，这种问题不能因为总额在其他地方正确，就直接放过去。 这次测试最值得我反思的，其实不是分类规则。 而是一个很简单的问题： AI在聊天框里告诉我的结果，和最终Excel文件里呈现的结果，是不是完全一致？ 以前我测试AI整理表格，主要检查四件事： 有没有遗漏原始记录？ 有没有重复统计？ 金额有没有算错？ 字段有没有发生错位？ 这些当然重要。 但这次我发现，还得增加一个检查动作：打开最终文件，逐张检查它实际交付了什么。 因为明细正确，不代表汇总完整。 
部门交叉汇总正确，也不代表单独的类别汇总没有问题。 我举个很简单的例子。 你让同事整理一份费用报表。 对方告诉你，所有数据都核对过了，没有问题。 结果你拿过来一看，原始数据确实正确，但准备使用的汇总区域少了两行。 你能因为原始数据没错，就直接把这份报表交出去吗？ 显然不行。 所以，经过这次测试，我准备把以后检查AI生成Excel的流程固定下来。 第一步，核对原始数据。 检查记录数量、金额、单据编号和来源信息，确认AI有没有遗漏、重复或者擅自修改。 第二步，核对分类规则。 检查每一笔费用是不是按照指定口径处理，尤其是没有明确分类依据的项目，有没有被AI自行判断。 第三步，逐张核对汇总。 不能只看全部金额对不对，还要检查每张汇总表应该展示的类别、笔数和合计是否完整。 第四步，单独检查待确认项目。 既要保证它们被单独列示，也要保证它们仍然计入全部费用总额。 这四步并不复杂，但至少能帮助我们把数据处理正确和文件交付完整分开检查。 回头看，这轮测试其实有两个结果。 一个是好的。 当我把费用分类规则讲清楚后，ChatGPT能够按照要求处理这30笔模拟费用，没有发现它擅自猜测费用类别。 另一个是需要修正的。 虽然逐笔分类和相关统计正确，但最终Excel里，单独的类别汇总区域没有完整展示待确认费用和全部合计。 这说明一件事： 规则讲清楚，只是让AI知道应该怎么做；结果核对清楚，才能知道它到底有没有做到。 当然，这次只用了30笔模拟费用。 没有涉及复杂的真实业务，也没有测试大批量数据，更不能凭这一次就判断AI处理所有财务工作的能力。 但它至少提醒了我： 我们使用AI办公，不能只停留在“它给我生成了一个结果”。 尤其是财务工作，最后交付给别人使用的是文件，而不是聊天框里的那段解释。 文件里的每一张明细、每一块汇总、每一个合计，都可能被后续使用。 如果展示不完整，即使其他地方的数据正确，也可能影响实际使用。 所以，财务人用AI，既要学会让它干活，也要学会检查它交出来的活。 下一轮，我准备继续增加一点难度。 在这30笔模拟费用的基础上，加入补交、更正和重复提交的情况。 看看原始明细发生变化后，ChatGPT能不能正确更新汇总，还能不能解释清楚每一笔变化。 继续实测，继续记录。 毕竟，AI到底能帮财务人做到哪一步，不能只看演示。 自己拿数据跑一遍，再把结果打开检查，才知道它真正的表现。
01｜30笔费用，我让AI重新分了一次类
02｜分类没有问题，汇总表却漏了展示
03｜AI说检查通过，我为什么还要打开文件？
