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深圳市监局发布《人工智能工具应用中的商业秘密保护指引》:公司资料,禁止直接喂给
10月30日，深圳市市场监督管理局发布《人工智能工具应用中的商业秘密保护指引》，把企业使用AI时容易忽略的泄密问题，落在了纸面上。
聚焦的就是我们日常办公的场景：员工上传一份文件、共用一个账号，或者给AI助手装一个插件，都可能让公司资料进入原本没有考虑过的地方。
虽然这是一份供企业完善内部制度参考的指导性文件，不具有行政强制力。它值得关注的地方，在于把“注意保密”拆成了具体的工作问题：什么资料能交给AI，工具由谁批准，账号又该怎么管。
让AI改报价，别把底价一起交出去
比如，你正在准备一封报价邮件，想让AI帮忙把措辞改得更清楚。最省事的办法，是把整张报价表拖进对话框。
可那张表里，可能还留着内部成本、特殊折扣和谈判备注。你想让AI修改的是一封邮件，交出去的却远不止邮件需要的信息。
附录提供了一张上传负面清单：竞标底价、客户核心名单等被列为高风险示例，放在禁止上传一栏；普通商业秘密需要负责人审批，并附脱敏说明；公开宣传资料等日常工作信息，则列入低风险类别，脱敏处理后可使用AI。
公司已经公开的产品介绍，和还没公开的竞标底价，显然不能用同一个上传按钮来决定怎么处理。
把客户姓名换成“客户A”，也未必就处理完了。如果项目金额、合作时间和特殊条件仍然指向同一家客户，删掉名字，剩下的信息也可能把身份拼回来。
还有一种容易被忽略的情况：发上去的文档带着隐藏批注或修订记录。员工以为上传的是眼前这页正文，文件里却还留着此前的讨论。
所以，准备让AI润色邮件时，先把邮件需要的内容单独拿出来，往往比上传整份业务底稿更合适。
公司要先说清楚，工作资料应该交给哪个AI
员工碰到的问题，常常从这里开始：公司鼓励使用AI，实际工作时，却不知道哪一个工具可以放公司资料。
自己开会员，确实能把工具用起来。但一笔个人订阅，回答不了企业资料会保留多久、平台能怎样使用这些内容。
这份指引把服务商审查、工具白名单和协议评估，都放进了采购准入环节。其中，输入数据是否用于训练、数据如何删除，属于需要事先核查的内容。
这些建议落实到企业里，就是先给员工明确的工具入口和使用规则。
同样是让AI整理一份材料，处理公开产品信息，与处理客户谈判记录，需要的授权就不同。公司得把这种区别说到员工听得懂、做得了，而不能只在培训最后补一句“不要泄密”。
对员工来说，最有用的说明应该能回答眼前的问题：这份文件能不能上传？需要处理掉哪些内容？拿不准时找谁确认？
买了企业账号，也得把里面的权限分开
还有一种看上去很省钱的做法：买一个会员，全办公室一起用。
如果账号或会话设置允许共用者查看历史记录，前一个人处理的材料，就可能被后一个人看到。发生异常以后，也更难弄清楚是哪一次操作出了问题。
指引提出专人使用各自账号，按岗位控制权限，并及时回收离职、调岗人员的访问权。
AI开始连接企业系统以后，这个问题还会往前走一步。
一个助手原本只是帮销售整理询价，后来接入了知识库。如果它拿到的是范围过大的账号，能够接触的资料就可能超过这项工作本来需要的范围。
AI能查到什么，应该跟这份工作需要什么对得上。
第三方插件和智能体技能包，也被纳入了指引讨论的范围。装上它们，相当于给工作流程增加了新的参与者，权限不能因为“功能方便”就一路放开。
工具不用了，里面的资料也要有人收尾
不少软件换掉以后，员工只是不再打开它。接过企业资料的AI工具，却还需要处理后续事项。
指引把更新、停用和退出也纳入管理范围，涉及账号权限回收、接口关闭及残留数据清理。
这件事放到业务里，很容易理解：员工已经离职，原来的资料访问权就得收回；服务已经结束，后台连接也得有人检查。换了一个新平台，不代表旧平台上的事情已经自动结束。
从上传一份文件，到接入一个系统，再到最终停用，企业需要知道资料走到了哪里，谁能接触，以及由谁处理后续。
公司可以继续鼓励员工用AI，也应该把允许使用的工具、可以处理的资料和负责确认的人一起安排好。
公司也不能只鼓励员工使用AI，最后出现了泄密问题，再将板子打在员工身上，而是要提前做好公司层面的规划。
