《档案工作实务》第九章读书笔记

第一节文件材料的收集

核心要义：文件材料的收集工作是文书档案工作的起始环节。凡是立档单位在党务、行政管理等活动中形成的文件材料均属收集范围，应当归档的文件材料是收集的重点。

一、收集工作的要求（四点）

1.归档文件材料应当齐全完整，并符合长久保管的质量要求

·齐全完整：在种类、份数以及每份文件的页数等方面保持齐全完整

·要严把书写质量关，杜绝不符合要求的文件材料归档

2.归档文件材料应当精练准确，并反映立档单位的主要职能

·防止出现"有文必档"现象，须按照鉴定原则和档案保管期限表审慎鉴定，准确确定文件存毁

3.档案机构要加强对收集工作的监督和指导

·掌握应归档文件在分散、流动、管理和使用方面的情况

·准确划定收集范围和收集重点，对照归档范围检查

4.及时移交应归档文件材料

·解决文件材料形成的分散性与档案集中统一管理之间的矛盾

·依据《档案法》第14条，应归档材料定期移交集中管理，任何个人不得拒绝归档或据为己有

二、收集工作的方法（四种方法）

（一）严格按照归档范围进行收集

·立档单位根据国家有关规定结合本单位实际，对应收集文件材料的范围、接收时间和接收要求作出明确规定

（二）建立相关制度，加强对零散文件的收集

·重点防范未经收发登记的文件被遗漏（如外出学习、考察、开会带回的文件易散落个人手中）

·三个有效做法：

1.将文件材料的形成、积累工作纳入有关部门和人员的岗位职责

2.外出学习考察人员须将带回文件向档案机构移交后，方可到财务部门办理报销手续

3.工作变动人员须将手中文件向有关人员移交后，才能到人事部门办理调动手续

（三）明确具体人员职责，保证归档文件材料齐全完整

·对通过公文处理程序运转的文件，由文书人员负责收集

·各种会议文件由文秘人员负责收集并按规定向档案机构移交

·本单位综合性文件（规章制度、计划、总结、各类报表）由文书人员随时归档

·各部门形成的文件由该部门指定兼职档案人员收集并向档案机构移交

（四）加强平时收集工作

·收集要及时，工作要做在平时，随时了解本单位、本部门工作动向

·把收集工作同保密、安全检查结合起来（如节假日、年终清理文件时边检查边收集）

·改善收集积累的条件，配备必要的文件资料柜、盒、夹、袋

三、本节知识框架

文件材料收集├── 收集要求（四点）│   ├── 齐全完整、符合长久保管质量要求│   ├── 精练准确、反映主要职能（防"有文必档"）│   ├── 档案机构加强监督指导│   └── 及时移交集中统一管理└── 收集方法（四种）├── 严格按归档范围收集├── 建立制度收集零散文件├── 明确人员职责保证齐全完整└── 加强平时收集

学习小结：本节重点掌握收集工作的四点要求和四种方法。注意"齐全完整"与"精练准确"的辩证关系——既要防止"有文必档"，又要防止应归文件散失遗漏。三种防止零散文件流失的做法（报销、调动与移交挂钩）是较有特色的考点。