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合同管理用Excel,一年要多花多少冤枉钱
合同管理用Excel,一年要多花多少冤枉钱
几乎每家公司都有一张这样的表：合同台账。 
打开 Excel，表头是合同名称、相对方、金额、签订日期、到期日。最老的那张，用了七八年，几千行。谁要问去年签了多少合同，它能给你拉出一张表来。 看起来挺好。但真正管过这张表的人都知道，它越用，越让人心虚。 第一层心虚，是录入。 合同签完，得有人手工登进去。编号、金额、到期日，一个字一个字敲。合同量大的公司，光这一个动作，一天就要花掉几十分钟。更要命的是，录入靠的是自觉——漏登一份，这份合同就从公司的记录里消失了，谁也不知道。登记的人一忙，补登就成了回头再说，而回头，往往是没有的。 第二层心虚，是查找。 有人来问：前年跟某供应商签的那份合同，什么时候到期？打开台账一搜，名称对不上——有写简称的，有写全称的，有带年份后缀的。最后靠肉眼，一行一行扫。 第三层心虚，是核对。 这个月有哪几笔款该收？哪个季度有合同要到期？这些问题，每次都要从台账里筛。而台账从不主动告诉任何人，到期日过了第二天，它还是安安静静躺在那个单元格里。最典型的是续签：合同下个月到期，要不要续、按什么条件续，本该提前半年就谈。台账上它只是一行字，没有人被提醒。哪天忽然断档，业务只能被动补谈。 第四层心虚，是交接。 管台账的人离职，交接的就是一个文件。哪几行没登全，哪些被改过，没有人知道。接手的人，只能从头再来。 这些，全是隐形劳动。不出现在任何一张预算表上，却实实在在有价格。 行业里还有个参考刻度：专业的合同管理系统，普遍按年合同量1000份以上的企业来设计。言下之意，合同量到了这个数，再用表格管，基本等于靠记性开铺子。
算法很简单：一年合同量，乘以每份合同浪费的时间，再乘以时薪。 三个假设。假设一家公司一年签一千份合同；假设 Excel 管理下，每份合同平均浪费半小时——录入、查找、核对、补漏，摊下来并不夸张；假设综合人力成本一小时五十元，工资加社保公积金，一线城市的中等水平。 一千乘以零点五，再乘以五十，一年两万五千元。 合同量大的公司再算一笔：一年五千份，其余不变，一年十二万五。 假设可以抬杠，公式没法抬杠。把你们公司自己的数字代进去，算一遍，就是你们的账。 而且这两万五，只算了人力。没算进去的是：错过一次付款提醒的滞纳金，版本搞错一次的重工，审计和诉讼时突然找不到合同的代价。合同找不到会怎样？大抵两件事：内外部审计过不去，立案诉讼时拿不出原始证据。这两样，都不是花钱能买回来的。 最贵的其实是这一句：Excel 只能记下你已经知道的事，它不会提醒你任何你不知道的事。
第一件，关联。 主合同和补充协议，框架协议和订单，原合同和变更单，这些关系只存在于管表人的脑子里。人一换，关系就断。系统里，这些关联自动建立，主从合同、框架合同挂子订单，都能双向跳转，一张网铺开，续签的合同也自动跟前一份挂上。 第二件，预警。 该收款了、快到期了、归档超期了，这些节点在 Excel 里全靠人记。系统里是自动提醒——起草、审批、用印、归档、履行、变更、续签，全链路都布了预警。预警也不是日历提醒的水平：甄零有个实测数字，超期付款预警的准确率，百分之九十五。 第三件，权限。 一个文件，要么谁都能看，要么传来传去，金额数据等于裸奔。系统里，台账按角色分：个人、部门领导、功能领导，各看各的范围；集团和分子公司，还能再分层，导出也受权限管。 第四件，留痕。 谁在什么时候改过什么，Excel 不记得。系统里，每条变更有变更记录，出了问题，追得到当时的负责人。合同的一生，每一步要查得到——审计和诉讼要用的，就是这个。审计调资料，翻箱倒柜和一键导出，是两种人生。
几个实测口径，放在这里： 合同起草：从手工逐段写，靠模板填空，缩到三十分钟以内 合同审批：有客户从十五天压到五天 签署归档：电签完成后自动归档，没有人再手工登记 十五万份合同的台账数据导出：约十分钟 用 Excel 管合同，心虚不是你的错。是工具本来就没有这些能力。 台账照样能导出——系统里的台账，随时可以导出成 Excel，字段还能按需勾选。但底账，应该放在一个会提醒人、会守权限、会留痕的地方。 这笔账，转给老板看看。
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这笔账，算给你看
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