我用AI做了一个公司资源管理软件(四)

一个资源管理系统，页面做得再漂亮，如果这三件事没打通，它依然只是个展示页面。

谁提出资源需求。

谁审核这个需求。

审核通过之后，资源怎么落到日历上。

这三件事连起来，系统才算有了主干。

这一篇，就讲这条主线是怎么一点点磨出来的。

· · ·

资源申请：把口头需求变成数据

项目经理提资源需求的时候，最容易出现的问题不是没人，而是表达不统一。

有人说：“我要一个开发。”

有人说：“下周需要支持一下。”

有人说：“这个人能不能借我几天。”

这些话在茶水间沟通完全没问题，我也听得懂。但系统听不懂。

系统必须结构化。

所以资源申请单里，我把字段固定了下来：

• 项目名称
• 项目经理
• 需要的岗位
• 选择的人员
• 开始日期
• 结束日期
• 每天投入小时
• 需求说明

后面用起来又补了一层：选了岗位之后，可以一次选多个人；人员列表按岗位过滤；相对空闲的人排在前面。

这个小改动其实很关键——项目经理不用自己一个个去猜谁有空，系统先替他筛一遍。

这一步真正的意义，不是“留个记录”，而是把需求从口头沟通变成可记录、可审核、可计算的数据。

字段越含糊，后面的排期就越乱。

· · ·

审批：状态不可信，等于没有审批

资源申请提交之后，不应该直接进入排期。

中间必须有人点头。

所以系统里有一个审批页面，管理员账号能看到所有待审核的申请，然后决定批准还是拒绝。

这里我踩过一个很典型的坑。

有些申请，我明明批准了。过一会儿刷新，它又出现在待审核列表里，还能再批一次。

第一次遇到我以为是眼花，后来发现是普遍现象。

排查下来，原因不复杂：审批状态没有稳定保存，或者前端拿着旧的“待审核”状态，又覆盖了后端已经写好的“已批准”。

于是加了保护逻辑：

如果一条申请已经是“已批准”或“已拒绝”，就不能再被旧的“待审核”状态覆盖回去。

改动很小，但我觉得这是这个模块里最重要的一次修复。

因为审批系统最怕的，就是状态不可信。

一个能重复审批、批完还会退回原位的系统，等于没有审批。项目经理不知道自己的需求到底算不算过了，主管也不知道自己到底批没批。

· · ·

资源日历：不是展示安排，而是回答问题

审批通过之后，资源安排会进入资源日历。

很多人以为日历就是把项目名称填到格子里。

不是。

日历要回答的是：这个人今天到底忙不忙。

所以最基本的规则是四条：

• 0 小时：空闲
• 低于 8 小时：不饱和
• 等于 8 小时：满负荷
• 超过 8 小时：超负荷

规则看着简单，一放到真实项目里，细节就全出来了。

比如一个人同一天有两条安排：

• 项目 A：4 小时
• 项目 B：4 小时

加起来 8 小时，这天他就是满负荷。

如果再加一条 2 小时，那就是超负荷。

所以系统必须按当天汇总，而不是逐条看记录。

逐条看，每条都不超标；汇总起来，人已经撑不住了。

这也是表格做不到的事。表格里就是几行字，只有系统才会告诉你：这个人今天已经满了。

· · ·

周末和节假日，不是普通日期

后面我给日历加了周末、法定节假日和补班日的逻辑。

要求很明确：

• 周六周日默认休息
• 法定节假日默认休息，并且显示节日名称
• 补班日要显示补班标记
• 如果休息日安排了任务，直接算超负荷

最后一条当时想了一下。

按道理，休息日没有“标准 8 小时容量”，那排 2 小时是不是也不算超？

我还是决定算超负荷。

因为这背后是一个管理判断：休息日本来就不该有工时，只要有，就应该被提醒。

这比把所有日期都当工作日处理，更接近真实管理场景。

系统在这里不是在做数学题，是在表达一种态度。

· · ·

手动调整：给现实留一个入口

任何系统都不能假设计划永远不变。

人员可能提前释放。

项目可能延期。

申请可能重复。

排期可能只需要动某一天。

所以我要求给管理员账号加一个“手动调整安排”的入口。

这个功能很重要。

它不是为了绕过审批流程，而是为了处理真实管理中的例外。

例外不处理，人就绕过系统了。

后来手动调整这个弹窗，又反复迭代了很多次：

• 打开时默认显示当前日历上的人员
• 显示所选月份里每一天的排期
• 同一天有多条排期，要分别列出来
• 周末和节假日也要能改
• 新增的默认 0 小时
• 删除某一天，不能把整个申请周期一起删掉

最后这条也踩过坑。我本来只想删掉周四那 4 小时，结果整个申请周期都没了。

这些细节没有一条是“设计”出来的，全是实际操作时一点点磨出来的。

· · ·

写在最后

下一篇，我会写更“惊险”的部分：数据、发布，和那些差点把数据搞丢的坑。

如果你也在用 AI 解决工作中的“破表格搞不定的事”，欢迎关注，我们下一篇接着聊。