本节核心脉络

本节围绕档案库房管理的核心内容展开，依次介绍了档案库房编号、档案装具的排列和编号、全宗的排列和档案上架、档案存放位置索引、档案代理卡以及全宗卷等六项库房管理工作的具体做法。

一、档案库房编号

档案库房编号有两种方法：

1.统一编顺序号——为所有库房统一编顺序号，适用于库房较少的档案馆（室）。

2.按方位和建筑特征编号——根据库房的所在方位和库房建筑的特征进行编号，如"东一楼""北三楼"等。

楼房内的库房分层编号，每层按从左至右顺序编号；平房应先分院或排，然后按从左至右顺序编号。

二、档案装具的排列和编号

1.排列有序——库房中的档案架、柜、箱等装具应排列有序，不同规格、不同式样的装具应分开排列。

2.充分利用空间——装具排列应充分利用库房面积和空间，同时间距适宜，便于取放和搬运。装具之间的通道宽度应便于档案管理人员与小型搬运工具通行。为充分利用库房空间，可使用活动式密集架。

3.避免阳光直射——库房内装具的排列应避免阳光直射，注意通风。

4.编号方法——自库房门口起，从左至右、自上而下依次编号。

三、全宗的排列和档案上架

1.全宗排列——按照进馆档案的先后顺序排列。为在更大范围内维持档案之间的历史联系，一般应将同一系统、同一时间、同一地域的全宗排列在一起，形成全宗群。

2.档案上架——全宗位置确定后，组织档案上架，次序应根据档案架、柜、箱以及栏、格的编号顺序进行。

3.排架方式——档案馆采用的排架方式主要有分类排架法和流水排架法两种。

四、档案存放位置索引

档案存放位置索引是一种重要的指明档案存放地点和情况的管理工具。它以表册或卡片的形式记录和指引档案在库房及装具中的存放位置，作用是指引档案管理人员准确无误地取放档案，在档案馆（室）的迁移中具有引导和控制作用。

档案存放位置索引有两种形式：

1.指明档案存放处所——以全宗及各类档案为单位编制，指明它们的存放地点。

2.指明各档案库房保管档案情况——以档案库房和架、柜、箱为单位编制，指明它们存放了什么档案。

两种索引的详细程度和表格中项目，可根据档案馆（室）的规模和查找档案的频繁程度等具体情况来确定。

五、档案代理卡

档案代理卡是档案馆（室）在档案暂时移出库外时，在档案原存放位置放置的一种替代卡片。主要栏目有：全宗号、案卷目录号、卷号、移出日期、移往何处等。

作用：

1.便于档案库房管理人员随时掌握档案流动情况和进行安全检查。

2.将使用过的代理卡积累起来，可以作为统计、分析档案利用情况和规律的依据。

使用方法：每次从库房调出一个或一组卷号相连的案卷，就填写一张代理卡，放置于所调出案卷的位置上，案卷归还时再将其取下。

核心要点：如果案卷经常调出或归还而不用代理卡，往往会发生虽在案卷目录上查出，而到架上提取案卷时没有案卷的情况。因此，设置档案代理卡是必要的。

六、全宗卷

全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，以全宗为单位说明该全宗历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷。每个全宗都应建立全宗卷，记载立档单位和全宗历史的变化情况。

全宗卷的形成过程和成分如下：

七、本节小结

档案库房管理是档案保管的基础性工作，涵盖库房编号、装具排列、全宗排列上架、存放位置索引、代理卡、全宗卷六个方面。档案存放位置索引和代理卡是保障档案取放准确和跟踪档案流动的重要工具，全宗卷则完整记录了全宗管理全过程的历史信息，是了解立档单位和全宗情况的窗口。

八、思考与延伸

1.档案存放位置索引的两种形式分别适用于什么管理场景？如何互补使用？

2.档案代理卡在数字化管理环境中是否仍然必要？电子档案管理系统如何实现类似功能？

3.全宗卷中各阶段形成的材料如何保证齐全完整？需要建立怎样的管理制度？