体制内部日常办公，通知、简报是信息传递以及工作汇报方面相当重要的载体，它们在规范性、准确性和高效性这些方面的表现，会对工作推进的效率产生直接的影响，过去采用传统模式进行写作时，工作人员经常会遇到“写得速度慢、需要修改的地方多、还容易产生歧义”这样的问题和困扰。其实事实上，随着人工智能技术不断向前发展，运用AI工具通过一键操作来生成规范的文本，已经成为了能够让办公效率得到提升的一种新趋势，

这篇文章会把通知与简报这两个出现频率很高的场景作为中心，提供可以直接拿来使用的AI指令模板、需要注意的规范要点以及实际应用的技巧，目的是帮助办公人员在10分钟之内就完成文稿的最终确定。

一、关于通知类的文本：AI指令模板和规范要点

（一）使用精准的AI指令，一键生成文本框架

通知是一种下行文，对于它来说，“为什么发通知、要做什么事情、由谁来做、在什么时候做”这四个核心要素是必须要明确的，这里给大家推荐使用下面的AI指令模板，这样做能够保证生成的内容是符合公文规范的：

这个指令通过对“四要素+格式+字数”进行明确的约束，能让AI快速找到写作的框架，从而避免出现表述上的冗余，比如，某个单位需要安排部署年度考核工作，AI生成的通知就会自动包含“考核目的（也就是事由）、材料报送的相关要求（也就是工作要求）、10月20日前提交（也就是时间节点）、各科室负责人（也就是责任主体）”等关键信息，这样就不需要人工再对结构进行反复调整了。

（二）通过三个步骤进行检查，保证内容没有歧义

对初步的AI⽣成的稿件的“三查”（查对、查错、查漏）认真地对其内容的精准性、准确性、全⾯性等⽅⾯的逐⼀核实，才能使稿件的内容更加地接地⽓、更能体现出我们对本次活动的深⼊的了解和对主题的真知灼⻅，从⽽使稿件更具有针对性、真实性、感染⼒等：

二、简报类文本：聚焦成果，突出实效

（一）场景化AI指令，适配不同工作主题

简报采⽤对其上⾏的⼯作或与平⾏的其他⽂档相⽐的简要的报导⼿段，我们应尤其地将⼯作的进展与取得的主要的成果予以突出。借助对“[具体⼯作]”的充分替换，我们根据不同的场景为各类⼈群提供⼀⼀对应的可操作的指令模板：“帮我写一篇体制内工作简报，聚焦[党建工作/专项整治工作/乡村振兴工作]，包含工作进展、具体举措、下一步计划，重点突出工作成果，语言简洁，格式规范，字数500字左右。”例如，借助对“党建⼯作”和“专项整治”的精准的“聚焦”，我们就能将AI的“⾃动输出”从泛泛的“理论学习的次数、主题的党⽇活动的成效、党员的先锋岗的作⽤等”等表⾯层的“成果”上升到对“检查的次数、问题的整改率、制度的完善情况等”这些对党建⼯作的深度的、量化的、可控的数据化的内容上，从⽽真正的把党建⼯作从形式转化为实际的、可量化的、可控的⼯作

（二）成果量化呈现，增强说服力

三、快速落地技巧：10分钟定稿指南

（一）模板化替换，减少重复劳动

（二）格式规范自查清单

四、常见问题与解决方案

借助上述的AI指令的模板、规范的要点以及对落地的技巧的把握，我们就能轻松地实现对通知、简报的“⼀键⽣成、快速的优化”，将原本拖拉的1-2⼩时的写作时间都压缩到了10分钟之内。基于精⼼的指引将AI的⾼效的输出作为框架的基础，再通过⼈⼯的认真检查⼀⼀的补充其中的细节，既能充分的发挥了AI的⾼效性，⼜能对公⽂的严肃性与准确性做到万⽆⼀失的把关。AI⼯具的不断完善同时，从曾经的“反复修改”到如今的“即改即⽤”，我们正经历着体制内的写作模式的深度的⾰命，让原本充满了“苦苦煎熬”的办公效率也悄悄的提升了起来。