耘艾科技用一张Excel表为智慧城市实验场纸质座签建起“数字档案库”

作为智慧城市实验场日常运转的重要保障环节，会务管理效率直接影响对外形象与内部运行质量。此前，实验场各类会议、接待、评审活动频繁，纸质座签作为会务准备的“标配”，往往由于未妥善保存导致“一次性使用”，再次使用时出现重新打印制作现象。

为此，耘艾科技公司综合管理部结合工作实际，创新推出“纸质座签数字化管理”机制，以一张Excel共享表格为“中枢神经”，对全部存量座签进行“建档立卡”：按姓名、单位、职务等维度分类编码，实时标注“在用、闲置、待补充”状态，库存数量在低于阈值时会出现预警，同时明确存放位置实现“按图索骥、秒速取用”。

会前准备时，工作人员只需在表格中检索姓名，即可快速锁定位置、确认数量，找座签如同图书馆查书一样方便。这一“微创新”落地以来，会前座签准备时间从过去的“翻找半小时”缩短至“定位一分钟”，座签重复利用率显著提高，新制作需求大幅减少，实现了“小投入、大节约”。

同时，这一做法从座签管理延伸至办公耗材的全流程管控，推动实验场逐步构建“节约型单位”的精细化管理格局。

此次座签数字化管理是耘艾科技公司综合管理部落实“于细微处见精神”工作理念的具体举措，也体现了降本增效、绿色低碳的工作导向。下一步，智慧城市实验场将持续鼓励一线员工从细微处发现问题、用巧思破解难题，让更多“金点子”转化为提升治理效能的“金钥匙”。