夜雨聆风
一、解决的问题与实现效果
项目管理里最累的一件事，不是"做计划"，是"跟进度"。
你在群里问："上次说的那个需求，现在到哪一步了？"对方回："哦对，我还在做，明天给你。"明天到了，你还得再问一遍。
不是大家不负责任，是每个人的待办都很多，你的任务在他们眼里可能排得比较靠后。你没有办法让所有人都把你的事当第一优先级，但你可以让AI来帮你做这件"跟进度"的事。
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用WorkBuddy设置一个Agent，它自动追踪项目待办，定期提醒相关人员，你不用天天催，项目进度也不会掉球。
实现效果是：
• 你不用再手动跟进度。Agent会定期检查每个待办的状态，如果快到截止日期还没完成，自动提醒负责人。
• 项目成员收到的是"有温度的提醒"。Agent发出的提醒包含了上下文——这个任务是什么、为什么重要、截止日期是哪天、目前状态如何。
• 你能随时掌握全局进度。想了解项目整体进展，问Agent"目前项目进度如何"，它会给你一份结构化报告。
• 项目结束后有完整记录。Agent追踪的全过程会自动记录——谁在什么时候完成了什么、哪些任务有延误、延误原因是什么。
二、使用的工具
这套流程用 WorkBuddy 的 Agent 功能 来完成。
具体能力：
• Agent 定时任务：Agent可以设置成定时运行，自动检查项目待办的状态。
• 项目待办管理：你需要把项目待办告诉Agent——可以是直接描述，也可以是从现有项目管理工具里同步过来。
• 自动提醒机制：当Agent发现某个任务快到截止日期但状态还是"进行中"或"未开始"，会自动给负责人发提醒。
• 进度汇总报告：Agent可以定期生成一份项目进度汇总，发给你和项目成员。
三、工作流程步骤
第一步：把项目待办告诉Agent
打开WorkBuddy，告诉它你要追踪哪个项目的待办。每条待办需要包含：任务描述、负责人、截止日期、当前状态。
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第二步：设定追踪规则和提醒方式
你要告诉Agent怎么追踪、怎么提醒。比如："每个工作日下午5点检查一次待办状态。如果有任务距离截止日期不足2天但还没完成，给负责人发飞书消息提醒。"
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第三步：让Agent开始运行
确认规则没问题之后，让Agent开始运行。从此以后，追踪待办这件事就不需要你手动做了。只有出现异常——任务快逾期了、或者已经逾期了——Agent才会行动起来。
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第四步：你随时可以问Agent项目进度
虽然Agent在后台默默追踪，但你随时可以主动问它。"XX项目现在进度如何？"WorkBuddy会调用Agent的记录，给你一份实时报告。
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第五步：项目结束后，让Agent帮你做复盘
项目完成之后，让Agent帮你整理一份项目执行记录。它会基于追踪过程中积累的数据，告诉你原计划了多少任务、实际完成了多少、哪些任务有延误、下一次类似项目可以在哪些方面改进。
四、注意事项
• 待办信息的准确性很重要。Agent是基于你提供的待办清单来追踪的。如果清单本身不准，Agent就会发出错误的提醒。
• 提醒频率不要太高。如果Agent每天提醒好几次，项目成员会觉得被骚扰，反而影响配合度。
• Agent不能替代人际沟通。如果某个任务一直延误，你需要亲自去沟通，了解背后的原因。
五、可保存的AI使用技巧
• 技巧1：让Agent帮你做"风险预警"，而不只是"逾期提醒"。除了追踪明确的截止日期，还可以让Agent帮你发现"隐性风险"。
• 技巧2：用"任务优先级"来指导提醒策略。告诉Agent哪些任务是高优先级的，它对高优先级任务的提醒会更频繁、更及时。
• 技巧3：让Agent帮你生成"一对一沟通准备材料"。如果你需要跟某个项目成员做一对一沟通，可以先让Agent帮你整理一下背景信息。
• 技巧4：定期让Agent做"待办清单瘦身"。项目进行中，待办清单经常会越来越长。让Agent定期帮你审查待办清单，保持待办清单的整洁。
作者：张怀涛，AI办公助理创始人，专注用AI工具提升办公效率。
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