一套通用公文排版模板,覆盖通知、请示、纪要

日常办公中，通知、请示、纪要三类公文使用频率最高，很多人排版时要么混淆版式，要么反复调整格式、耗时费力。本文结合GB/T 9704-2012 国标规范，打造一套通用排版模板，明确三类公文的共性要求与专属差异，新手直接复制套用，老手快速复用，彻底告别排版返工！

模板涵盖版头、主体、版记全模块，标注清晰可修改的占位符，替换内容即可生成合规公文，适配Word/WPS，实用性拉满。

一、三类公文通用基础设置（先统一，再区分）

无论通知、请示还是纪要，基础页面、字体、行距等核心要求完全一致，提前设置好，后续直接复用。

1. 页面基础参数（固定不变）

纸张：A4型纸（210mm×297mm）

页边距：上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm

行距：正文固定行距28磅，段落间空1行

字体：正文3号仿宋_GB2312，一级标题3号黑体，二级标题3号楷体_GB2312，页码4号半角宋体

页码：单页码居右空1字，双页码居左空1字，数字两侧加一字线（—），首页不显示页码，版记前空白页、版记页不编页码

2. 通用排版禁忌（三类公文均适用）

禁止使用艺术字、彩色字体、下划线、斜体（特殊标注除外）；禁止手动输入页码、手动画分隔线；禁止随意调整页边距、行距，确保版面庄重统一。

二、通用模板框架（核心模块，三类公文通用）

以下为通用模板基础框架，三类公文仅需调整版头、主体部分的专属要素，版记部分基本一致，可直接复制到Word/WPS 中修改使用。

（一）版头部分（通用框架，按需调整）

【份号】000001（涉密公文添加，顶格左上角第一行，3号黑体；非涉密删除）

【密级和保密期限】机密★1年（涉密公文添加，顶格左上角第二行，3号黑体；非涉密删除）

【紧急程度】特急（加急/特急公文添加，顶格左上角第三行，3号黑体；普通公文删除）

（居中，红色小标宋体）XX 机关（单位）文件（纪要替换为：XX 机关（单位）XX 会议纪要）

（居中，3号仿宋_GB2312，下空2行）XX 发〔2026〕X 号（纪要可替换为：2026年第 X 次 XX 会议）

（请示专属，居右空1字，与发文字号同行）签发人：XXX（通知、纪要删除）

（红色分隔线，与版心等宽，1.5磅粗细，下空2行）

（二）主体部分（核心差异区，重点调整）

（居中，2号小标宋体，下空1行）【公文标题】（通知：XX 关于 XX 工作的通知；请示：XX 关于 XX 事项的请示；纪要：XX 机关（单位）XX 会议纪要）

（左顶格，3号仿宋_GB2312，下空1行）【主送机关】XX 单位（部门）：（纪要删除主送机关）

（左空2字，3号仿宋_GB2312，段落间空1行）【正文内容】（按公文类型撰写，遵循层级标题要求：一、（一）1.(1)，严禁跳级）

（正文下空1行，左空2字，3号仿宋_GB2312，无附件删除）附件：1.XX 材料 2.XX 清单

（正文/附件说明下空1行，按需调整排版）【发文机关署名、成文日期、印章】（三类公文差异较大，详见下文专项说明）

（成文日期下空1行，左空2字，加圆括号，无特殊说明删除）（此件公开发布）（联系人：XXX 联系电话：XXXXXXX）

（纪要专属，正文下空1行，左空2字）出席：XXX、XXX、XXX（单位+姓名）

（纪要专属，出席下一行，左空2字）列席：XXX、XXX、XXX（单位+姓名）

（纪要专属，列席下一行，左空2字）请假：XXX、XXX、XXX（单位+姓名）

（三）版记部分（通用框架，按需调整）

（版记分隔线，第一条粗线，1.5磅，与版心等宽，上空1行）

（左空1字，3号仿宋_GB2312，下空1行）抄送：XX 单位（部门），XX 单位（部门）。（无抄送删除）

（版记分隔线，中间细线，0.75磅，与版心等宽）

（左空1字，3号仿宋_GB2312）XX 机关（单位）办公室

（右空1字，3号仿宋_GB2312）2026年 X 月 X 日印发

（版记分隔线，最后一条粗线，1.5磅，与版心等宽）

三、三类公文专属排版差异（核心重点，必看）

通用模板基础上，只需调整以下专属要素，即可适配通知、请示、纪要，无需整体修改格式。

1. 通知（使用频率最高，对外/内部行文通用）

核心特点：对外正式行文需加盖印章，内部通知可简化排版，无特殊专属要素，按通用模板调整即可。

专属调整要点：

（1）版头：保留“XX 机关（单位）文件”，标注规范发文字号，无需添加签发人；

（2）主体：主送机关必填，需明确具体受理单位（部门）；正文需明确工作要求、时限、责任分工等核心内容；

（3）落款：对外正式行文，发文机关署名居中，成文日期居中、右空4字，加盖红色印章，端正下压署名和日期；内部通知可简化，不加盖印章，发文机关署名右空2字，成文日期在署名下一行、右移2字。

2. 请示（上行文专属，格式要求最严格）

核心特点：必须标注签发人，需加盖印章，一文一事，结尾需有请示结语，格式要求严格。

专属调整要点：

（1）版头：必须添加签发人，“签发人”三字为3号仿宋_GB2312，签发人姓名为3号楷体_GB2312，居右空1字，与发文字号同行；

（2）主体：主送机关只能有一个（主送上级主管部门），不可多头请示；正文结尾需添加请示结语，如“以上请示妥否，请批示”“特此请示，请予批复”；

（3）落款：必须加盖发文机关印章，发文机关署名居中，成文日期居中、右空4字，印章端正下压署名和日期，不可留白过大或过小。

3. 纪要（内部纪实文稿，版式差异最大）

核心特点：版头无“文件”二字，无主送机关、无印章、无落款，文末需标注出席、列席、请假人员，不设版记。

专属调整要点：

（1）版头：发文机关标志改为“XX 机关（单位）XX 会议纪要”，无“文件”二字；发文字号可替换为会议次数（如“2026年第5次局长办公会”），居中排布；无需添加签发人、密级、紧急程度；

（2）主体：删除主送机关，正文开篇需简述会议时间、地点、主持人、参会人员、会议议题；文末必须标注出席、列席、请假人员名单，“出席”“列席”“请假”三字用3号黑体，冒号后用3号仿宋_GB2312，回行与冒号后首字对齐；

（3）落款与版记：无需标注发文机关署名、成文日期，不加盖印章；删除版记部分（抄送、印发机关、印发日期），文末以人员名单结束即可。

四、模板使用小贴士（新手必看）

模板保存：将调整好的通用模板另存为“Word 模板（.dotx）”，命名为“公文通用模板（通知+请示+纪要）”，后续新建公文直接打开模板，无需重复设置格式；
内容替换：将模板中的【】占位符替换为实际内容，注意删除无需使用的要素（如非涉密公文删除份号、密级）；
格式检查：排版完成后，按下“Ctrl+Shift+8”显示编辑标记，清理隐藏的空行、分页符，对照国标要求检查字体、行距、对齐方式；
差异核对：重点核对三类公文的专属要素（如请示的签发人、纪要的人员名单），避免版式混用。

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