文件夹的PDF合同,怎样一句话整理成一张会自动提醒到期的表 - 从多维表格到WorkBuddy

“合同散在电脑里、抽屉里，到期全靠人记。这篇讲怎么把它们整理成一张多维表格台账，到期前 30 天自动提醒负责人；顺便说说这活儿在多维表格之外，怎么再用WorkBuddy一句话读完整个文件夹。”

去年底一个做采购的朋友跟我说，他们有份框架协议悄悄到期了，没人发现。等供应商发来续签函，报价直接涨了 8%。老板问怎么回事，他说合同太多记不住，上次还是翻抽屉翻到的。

这种事说大不大，说小不小。一份合同漏了续签多花几万块，真赶上关键供应商涨价，成本一下就上去了。可你去问"公司现在到底有多少合同在跑、哪些快到期"，四五十人的公司多半答不上来。合同在电脑里、在邮箱附件里、在行政的柜子里，很分散。

他想要的其实很简单：把这些合同整理成一张表，谁、多少钱、什么时候到期，一眼看清；最好到期前还能自动提醒负责人。

怎么实现？

这个事情其实很简单，我们直接用多维表格就能搞定，把合同上传到多维表格，然后用AI来识别里面的内容并把对应的字段写到多维表格里

比如合同是在我的电脑的某个文件夹存着

我把每份合同里的内容都自动提取出来，比如合同开始和结束时间，合同金额，合同摘要等等

然后在多维表格再加一些自动提醒的功能，比如加一个公式字段，让它拿到期日跟今天一比，算出每份还剩几天到期：

DAYS([合同到期日], TODAY())

有了这个数，再配一条自动化，每天早上 9 点，把 30 天内要到期的挑出来，自动给对应负责人发条飞书消息："跟 XX 的合同还剩 28 天到期，确认下要不要续。"负责人手机上就收到了。

WorkBuddy能帮你什么？

不过这种方式有一个麻烦点在于，我们得一份份把 PDF 传上去。几份还好，如果几十份合同，在表里一条条建记录、一个个拖附件，光上传还是够呛。提取是自动了，可"把文件喂进去"这一步，还是人肉。

所以今天我们就再提提效，介绍一种更简单的方式，你只需要给一条指令，AI自动帮我读取合同，提取字段，甚至自动把多维表格都创建好，内容填写好，其他你什么都不用管了。

没错，这个就是workbuddy，我们可以用它来实现。连"喂文件"都省了。

我连传都不传了，直接让 AI 去读我电脑上那个装合同的文件夹，一次全读完，自己在飞书建好表、把字段填进去。我只说一句话。

简单说，WorkBuddy 是个 AI 助手，但它比一般的聊天 AI 多两个本事：能读你本地电脑上的文件，也能直接操作你的飞书。你可以把它想成一个坐在你电脑前、又登录了你飞书账号的助理，你交代一句，它自己去翻文件、去飞书建表填数据，干完回来跟你说一声。多维表格的 AI 字段够不着你电脑里的文件，WorkBuddy 正好把这一头接上了。

我们来说说怎么用

用起来就三步。

第一步，把合同 PDF 归到一个文件夹。散在桌面、下载、邮箱各处的先归拢到一块儿，比如建个"公司合同"的文件夹全丢进去。这步得手动，但也就几分钟。

第二步，把下面这段指令发给 WorkBuddy。它会拆成四件事做：读文件夹里的 PDF、逐份提取字段、在飞书建一张合同台账表、把数据逐条写进去。

请帮我完成以下任务：1. 读取我电脑上 D:\公司合同 文件夹里所有的 PDF 合同文件。2. 从每份合同中提取这些信息：   - 合同对方名称   - 合同类型（采购/销售/租赁/服务/框架协议/其他，选最接近的一个）   - 合同金额（数字，找不到就留空）   - 合同起始日期（格式 yyyy-MM-dd，找不到就留空）   - 合同到期日期（格式 yyyy-MM-dd，找不到就留空）3. 在飞书多维表格里新建一张「合同台账」表，字段如下：   - 合同对方（文本）   - 合同类型（单选：采购、销售、租赁、服务、框架协议、其他）   - 合同金额（数字，货币格式）   - 合同起始日（日期）   - 合同到期日（日期）   - 负责人（人员，先留空，我后面自己填）   - 合同原件（附件）   - 备注（文本）4. 把提取的数据逐条写入表中，每份合同一行。注意：- 找不到金额或日期就留空，不要猜- 日期统一用 yyyy-MM-dd 格式- 扫描件识别不清的，在备注里标「需核对」

两个地方按你的情况改：文件夹路径换成你自己的；"找不到就留空，不要猜"这句留着，合同格式五花八门，有的手写扫描件压根没写金额，你不叮嘱一句，AI 可能自己编个数字塞进去，比空着还麻烦。

第三步，等它跑完。WorkBuddy 会一份份读 PDF，边读边往飞书表里写。跑完你打开飞书，就多了一张"合同台账"表，几十份合同一行一条，对方、类型、金额、起止日期都填好了。原来要传大半天的活儿，现在一句话的事。

最后

表建好了，还有两件事得你自己得注意下

一是核对。AI 从 PDF 里认字不是百分百准的，扫描件尤其容易错。毕竟AI不能不是万能，它提高了效率，但是重要的内容最好人工来核对确认。比如我们在多维表格可以加个"负责人"字段，谁负责这个合同，谁就有义务去核对。

二是把提醒配上。就是多维表格讲的那个，比如加"距到期天数"公式，配一条每天 9 点的自动化，把 30 天内到期的推给负责人。WorkBuddy 只管把合同搬进表，让表"活"起来、到点主动喊人，靠的还是多维表格这一步。配一次，往后每天自动跑，合同再多也漏不了。

回到开头那份涨价 8% 的合同。要是有这张表，到期前 30 天负责人就收到提醒了，提前一个月启动续签谈判，价格大概率还是原来的。几万块，就省在这条自动消息上。

其实这事情，我们用工具有三代做法，第一代是手抄 Excel ，两头靠人，第二代是多维表格解放了提醒、还剩上传，第三代是WorkBuddy ，把上传也接管了。每一代都在把人从重复劳动里往外拔一点。工具不该让你更累，是该让你更省心。

而且这套路子不只管合同。你把"合同"换成发票、简历、报价单、产品资料，逻辑一模一样。本地一堆文件，让 AI 读完、建表、归好，剩下的交给多维表格自动跑。

你要是也常被一柜子合同、一文件夹 PDF 折腾，不妨拿手头最要紧的十份先试试。

公众号回复「工具箱」，获取多维表格的教程和实操案例、还有 WorkBuddy 的入门教程，全部都是免费的。

欢迎关注：