我在用的五个 AI 工具,各自负责什么

后台隔三差五有人问同一个问题：你平时到底用哪些 AI 工具？

问的人多了，我就写一篇。不是推荐，是我的实际分工。

先说一句话，省得你往下看半天才发现跟想的不一样：我不追新工具。 我的原则是——手上这五个够用，就不装第六个。 装工具本身是要花时间的，装完不用，比不装还亏。

所以我这五个不是"最好用的五个"，是"我留下来没删的五个"。

每一个我都写三件事：拿它干什么活、举一个真实的例子、它哪里不行。

第三件事最重要。只讲好用的清单别信，讲清楚边界的才可信。

一、千问办公：处理文档和表格的日常主力

我用它干什么：读长文档、整理表格、把一堆散材料归拢成能用的东西。

一个真实的活：上个月我要把三份来源不同的数据合成一张总表。麻烦的地方在于——三份表的科目名称写法不一样，同一笔钱，A 表叫"办公费"，B 表叫"办公用品"，C 表叫"日常办公支出"。光是把这几类对上，以前要花我半天。

我现在干这活的方式变了。不是直接让它输出成品，而是让它先干一件更笨的事：把三张表里出现过的所有科目名称列出来，然后告诉我哪些可能是同一类。

这一步它做得很好，因为它不需要"理解"，只需要"比对"。列完我人工扫一眼，改掉几个它认错的，剩下的分类交回去让它批量套。

整个过程从半天压到四十分钟左右。但注意——省下来的时间不是白来的，我全程得盯着，随时纠它。

它哪里不行：对数字的处理不能全信。 我试过让它做逐行核对，出现过"看起来对、其实漏了一行"的情况。它给结论很快，但结论的证据链你得自己验。 数据类的事，我现在的习惯是：它负责找规律，我负责对数。

还有一个毛病是它有时候会"过度帮忙"——我只让它整理，它顺手把格式也改了，反而添乱。指令要写得具体，别给它自由发挥的空间。

二、灵犀：随手问答，不占脑子

我用它干什么：临时性的、不需要开文档的小问题。

一个真实的活：这种场景特别多——开会时有人提一个专业术语，我得当场知道大概意思；或者写东西时突然想不起某个概念的准确定义。

这类活儿不值得开电脑专门处理。 我拿手机问一句，几十秒的事，答完就过去了。

它的价值不在"多强"，在够快、够随手。有些工具的价值是能力，有些工具的价值是省事，它属于后者。

它哪里不行：不适合处理需要上下文的长活。 你问它一个问题，它能答；你让它记住三件事然后基于这三件事做判断，它就开始飘。所以我的用法很明确：一次一问，问完结束。 想让它干复杂活，不如换工具。

三、豆包工作：出稿子和版式

我用它干什么：需要成型的输出——一篇稿子的骨架、一份东西的排版结构。

一个真实的活：我写东西习惯先要结构。比如我要写一份说明材料，我会先让它给一个框架：分几段、每段说什么、顺序怎么排。

这一步它比我自己从零想快。 想好框架之后，我再往里填自己的内容——填的时候基本都是我自己在写，框架只是省掉了我搭骨架的时间。

关键在这里：它给的是骨架，不是肉。 如果你指望它一步出成品，出来的东西一定是那种"看着挺全、细看全是废话"的稿子。

它哪里不行：内容没有个性，全是"正确的废话"。 凡是它自己补出来的论述，我基本都要重写。它给我最大的帮助是"不用面对白纸"，而不是"替我写完"。

四、百度网盘 AI：管我那一堆资料

我用它干什么：找文件、按内容搜、把散在各处的资料归到该去的地方。

一个真实的活：我电脑和网盘里堆了很多资料——有些是工作台账，有些是我自己学的材料。以前找一份东西，靠回忆文件名和翻目录，翻半天。 现在很多是直接搜内容，或者描述一下"我要找什么"，它给我候选。

更实用的是归类。我有一批材料本来是散在好几个目录里的，按关键词把它们归到该去的目录下，这个活以前得手动拖半天，现在能批量处理。

它哪里不行：搜索的准确度取决于你怎么描述。 我描述得含糊，它就给我一堆不相干的东西。这个工具的能力上限，其实取决于你自己的表达清晰度——你得先想清楚自己要找什么，它才帮得上。

五、WorkBuddy：我干活的主工作台

我用它干什么：前面四个干不了、或者需要"连起来干"的活。我的主要工作基本都在这儿。

一个真实的活：前面说的那份对账材料，最后汇总、核对、成型，都在这个工作台里完成。

它跟前面几个的区别，不在单个功能强多少，在"能串起来"。 前面那些工具是单点——你给它一个活，它给你一个结果。这个是工作台——我能让它读文件、处理数据、生成文档，中间来回好几轮，全程在一个地方。

举个小例子。前面那批材料分类完之后，我要出一份成品文件。这在别的工具里是两件事——先整理、再导出去别处排版。在这里是一件事，它能直接读写文件，整理完接着往下做。

还有一个我很看重的点：它能把我反复干的活固化成流程。 同样的事做过一次，下次就不是重新讲一遍，而是直接调用。这个对重复性工作的人来说，价值比"AI 多聪明"大得多。

它哪里不行：门槛比前四个高。 前面几个是打开就能用，这个需要你花点时间理解它能干什么。如果你手上的活都是"问一句、答一句"的性质，前四个就够了，用不上它。

怎么分工：我的判断标准

写得再细，你也不一定有跟我一样的活。所以给你个更实用的——我怎么决定一个活交给谁：

最后说点实话。

这五个工具，没有一个能让我"不用干活"。它们干掉的是重复劳动，不是劳动本身。 省下来的时间，我又填进去别的活了——但填进去的那些活，至少不是 Ctrl+C、Ctrl+V。

还有一句得说在前面：工具越多不一定越好。 我有过一段"什么新工具都想试"的阶段，结果是——每个都懂一点，没有一个真会用。 后来我把不常用的删了，只留这五个。留下来的标准不是"它强不强"，是"我这个月有没有真的打开它"。

你那边不用学我这五个。先找一件你天天在做、又觉得烦的活，拿其中一个工具试一个月。 一个月之后你自然知道该留哪个。

一笔一笔，慢慢记。

本文记录的是个人使用与学习过程，不构成任何投资建议；市场有风险，决策请自主判断。