看不懂英文PDF?用AI翻译+总结,我把具体步骤写清楚了

被裁过，也迷茫过。这两年我开始认真研究AI，不追风口，只想把两件事做好：工作少走一点弯路，给自己多留一条后路。

这个号，就是我的“AI职场提效笔记”。我会把工具怎么用、哪里容易踩坑，尽量用普通人听得懂的话讲清楚。

今天先解决一个很具体的问题：收到一份英文PDF，怎么快速翻译、提炼重点，又尽量避免把关键数字看错？

先说结论：不要一上来就让AI“总结一下”

AI确实能帮我们读文件，但如果第一句话只是“帮我总结”，它很可能跳过限定条件、表格脚注和你真正关心的章节。

更稳妥的顺序是：先确认文件结构，再翻译重点章节，最后才做摘要。

本文以一份虚构的英文产品报告为例。涉及公司、客户或内部项目的文件，上传前必须遵守单位规定并删除敏感信息。

准备工具和文件

工具使用WorkBuddy桌面版。官方页面显示，桌面版支持PDF翻译、文件问答和划词翻译。不同版本的按钮名称可能略有变化，请以实际页面为准。

开始前准备：

• 一份可以上传的英文PDF；
• 你最关心的3个问题；
• 一张专业术语表；没有也没关系，可以让AI先提取。

第一步：先让AI认识文件结构

打开WorkBuddy桌面版，新建对话，通过附件按钮上传PDF。不要立即要求全文翻译，先输入：

请先阅读这份PDF，只输出目录结构。用表格列出章节名称、页码范围、主要内容和是否包含关键数据。暂时不要翻译全文，也不要补充文件之外的信息。

拿到结果后，对照PDF目录和页码检查一遍。AI如果把附录当正文，或者页码错位，应先纠正。

第二步：翻译真正需要的章节

确定重点章节后，继续输入：

请翻译第【填写页码】页至第【填写页码】页。保持原有标题和段落顺序，每段先放英文原文，再放中文翻译。产品名、机构名和专业术语第一次出现时保留英文。看不清或无法确认的内容标记为【需人工确认】，不要猜测。

长文件建议分章节处理。这样更容易发现漏译，也方便修改术语。表格里的金额、百分比、日期、计量单位和否定词要逐项核对。

第三步：建立术语表

再输入：

从已翻译内容中提取专业术语，按“英文原词、建议译法、出现页码、上下文含义”整理成表格。同一术语如果存在多种译法，请列出差异，不要擅自统一。

确定术语之后，再让AI按照术语表修改译文。不要每一轮都开新对话，否则前后译法容易变化。

第四步：生成给同事看的中文摘要

最后输入：

根据已经核对过的译文，生成一份500字以内的中文摘要，分为“文件目的、三个核心结论、关键数据、风险或限制、需要继续确认的问题”。每个关键结论注明原文页码，不得添加文件中没有的判断。

发布或使用前，重点检查这5项

1. 数字和小数点有没有变化；
2. “可以”和“必须”有没有被混淆；
3. “不包含”和“包含”有没有译反；
4. 专业术语是否符合所在行业；
5. 摘要能否回到原文页码。

AI可以帮我们加快阅读，却不能替我们承担翻译结果。尤其涉及合同、医疗、法律、财务等高风险内容，仍应由专业人士复核。

如果你经常需要读英文资料，可以把这套提示词保存下来，下次只需要更换页码和关注问题。