ARTICLE · 1136741
客户一多就乱?别再只用 Excel 了:外贸新手的三档客户管理工具
客户一多就乱?别再只用 Excel 了:外贸新手的三档客户管理工具外贸做上一两年，手里会攒下几十上百个客户。麻烦也跟着来：谁跟到哪一步了？上次报的什么价？什么时候该再联系？全靠 Excel 和脑子记，迟早出乱子。 
Excel 够用，但字段要设计好：公司名、国家、联系人、邮箱、来源渠道、意向产品、报价、上次联系时间、下次跟进时间、当前阶段。 团队一起用，建议换成飞书多维表格或 Notion 这类在线表格：多人同时编辑不冲突，手机端也能随手录，还能设到期提醒。不花钱，先把记录习惯养起来。 这一档的要求不是功能多，而是"邮件能自动归档、跟进能自动提醒"。 4.能不能和你的邮箱打通，往来邮件自动归档？ 5.手机端好不好用（展会现场就能录客户）？ 6.能不能设阶段和提醒，让"该跟进的人"自己冒出来？ 7.按账号数算下来的年费，公司能不能接受？ 最后一句提醒：工具不会替你成交。真正有用的是每天花 10 分钟，把当天接触过的客户记进去。先把表格用顺，再考虑花钱买系统。
第一档：免费的表格（50 家客户以内）
第二档：入门级 CRM（客户上百家、开始有分工）
Zoho CRM：中小外贸团队最常被提到的一个。价格相对友好，有免费版和低价版；能和 Zoho Mail、Zoho Campaigns（邮件营销）打通，开发信往来、线索、商机、报价、订单能在同一条线上看到。团队里有人负责开发、有人负责跟单时，分工和交接会清楚很多。 HubSpot CRM：免费版功能扎实、界面清爽，适合刚起步的阶段；做内容和营销的公司用起来更顺。 Salesforce：功能最全，但价格高、配置复杂，通常需要专人维护，适合规模较大的团队。 外贸专用系统（带海关数据、邮件追踪的本地化产品）：流程更贴近外贸习惯，但选之前一定先看演示，别只看宣传页。