《档案工作实务》第六章读书笔记

第一节文件的概念、特点与作用

核心要义：文件是档案管理的前端对象与来源。办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理后就转化为档案。开展档案工作，做好文件管理工作是基础。

一、文件的概念

（一）文件的定义

根据档案行业标准《档案工作基本术语》（DA/T 1—2000），文件是指"国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录"。

公务文件（简称公文）是文件的重要组成部分，一般指法定机关、团体、企业事业单位等形成的具有完整形式和处理程序的文件。

（二）文件有广义与狭义之分

1.广义的文件——各种主体在社会活动中形成的信息记录，既包括公务文件，也包括私人文件

2.狭义的文件——即公务文件，包括：

·通用性公务文件（公文）

·事务性公务文件（如计划、总结、简报等）

·专用性公务文件（如审计文件、诉讼文件）

本编使用的是狭义的文件概念。

二、公务文件的特点（三大特点）

（一）由法定的作者制发

·法定作者：依法成立并能以自己的名义行使权利和履行义务的组织及其领导人

·这是公文最重要的特点，公文的其他特点都由这一特点派生而来

·公文发布须具备法定生效标志（机关印章或法定负责人签署）使其具有法定效力

（二）具有法定的权威性和现行效用

·公文体现制发机关的法定权威，是收文机关办事的依据

·具有现实执行效用，即在其内容所针对的现行公务活动中直接发挥实际效力

·这是公文最本质的属性，也是区别于档案的重要标志

（三）具有规范的体式和特定的处理程序

·国家统一规定了文件名称（文种）和体式（结构和格式）以及文书处理的程序和制度

·这是公文在形式和形成过程上的特点

三、公务文件的作用（五大作用）

1.法规作用——法规文件具有法律依据作用，国家以强制力保证其权威，未修改和废止前始终有效

2.领导和指导作用——上级领导机关通过重要文件组织和领导各条战线、地区的工作

3.公务联系作用——机关组织利用公文交流信息、沟通情况、商洽工作、处理问题

4.宣传教育作用——公文阐明方针政策、说明道理方法，对干部群众起宣传教育作用

5.凭证和依据作用——公文是收文机关贯彻执行或处理工作的依据；转化为档案后仍具有凭证价值

四、本节知识框架

文件├── 概念：广义（含私人文件）/ 狭义（公务文件）├── 公务文件三大特点│   ├── 由法定作者制发（最重要）│   ├── 法定权威性和现行效用（最本质，区别于档案）│   └── 规范体式和特定处理程序└── 公务文件五大作用├── 法规作用 / 领导指导作用 / 公务联系作用└── 宣传教育作用 / 凭证依据作用

学习小结：本节重点掌握文件的概念（注意广义与狭义之分）、公务文件的三大特点及其地位（"由法定作者制发"最重要、"现行效用"最本质、区别于档案的标志），以及五大作用。其中"现行效用是公文区别于档案的重要标志"是易错考点。