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在 Excel 里加一张「规矩表」,AI 每次动手前先看它
每月三号，你把上个月的销售数据导进 Excel，跟 AI 说「把格式统一一下」。
它改完了：金额有的两位小数有的没有，日期有的写成 2026/10/1、有的写成 10月1日，标题行加粗了——顺手把列宽也改了。
上个月你也是这么说的。上个月它也是这么改坏的。
一张写满规矩的表，跟着文件走｜图 / AI 生成
这事有个很土但很有效的解法，微软今年给 Copilot in Excel 加进去了，叫「工作簿规则」（workbook rules）。
做法是：在工作簿里加一张工作表，名字必须叫 .Rules——带前面那个点，一个字都不能差。规则一条一格，写在 A 列。这张表不能隐藏，一隐藏 Copilot 就不认了。
规则跟着文件走。你把表格发给同事，规则一起过去，不用每个人重新教一遍 AI 该怎么改。
入口在 Copilot 面板：点「+」选「创建 workbook rules」，它会先给你一个模板；也可以自己插一张表改名。
两个前提得说清：这功能要付费的 Microsoft 365 Copilot 附加许可（基础版 Copilot Chat 不含 Excel 里的 Copilot）；今年 8 月起在 Excel 网页版、Windows、Mac 上逐步放开，有些人现在还看不到这个选项。
还有个坑：官方说规则只在英文下完整支持，其他语言支持不稳定。
先想清楚一件事：为什么你每次都要重说一遍格式要求？
因为那些要求存在你脑子里、存在上个月的聊天记录里，就是不在这个文件里。所以每换一个 AI、每换一个同事，就得重说一次；说漏一句，就改坏一列。
.Rules 干的事很简单：把要求存进文件本身。谁打开这个文件、谁来问 AI，看到的都是同一套标准。
它不是让 AI 更聪明，是让它少猜。
可直接复制 ↓
【.Rules 工作表内容，一条一格，写在 A 列】这个工作簿：月度销售汇总。数据只来自「原始数据」表，不要新建数据源。金额：两位小数，货币符号 ¥，不要千分位空格。示例：¥1234.50日期：统一 YYYY-MM-DD。示例：2026-10-01（不要 2026/10/1，不要 10月1日）公式：不要修改任何已有公式。需要新增计算时写在新的列，列名以「计算_」开头。删除：不要删除任何行、列、工作表。需要清理的内容标黄并写进「待确认」表。表头：固定在第一行，冻结首行，不要合并单元格。缺数据：找不到对应数据的行保留原样，在「备注」列写「缺数据」。不要填 0，不要估算。版式：列宽、字号、边框保持现状，不要调整。交付：动手前先给一份改动清单——改了哪几列、多少行、依据哪条规则。拿不准的停下来问我，不要猜。
这份模板照着改就行，重点是两条写作原则。
第一条：一条一格，别写成一整段。 一段话里塞六个要求，AI 会挑它看得懂的那两个执行。一格一条，才有逐条对照的可能。
第二条：带一个例子。 官方文档里那句话说得很好：给一个想要的结果的样子，比描述它更有效。所以「日期统一格式」后面要跟一句「示例：2026-10-01」——否则它可能给你 2026年10月1日，格式对，你不认。
微软这套东西其实分三层，很多人容易混：
三层规矩：这个文件的、跟着你走的、可复用的｜图 / AI 生成
什么规矩放哪里1. .Rules 工作表 —— 这个文件的规矩格式、公式习惯、缺数据怎么处理。跟着文件走，发给谁都一样。2. Personalization 个人偏好 —— 跟着你走的规矩Copilot 面板 → 设置 → 个性化。放你的通用习惯：日期用哪种写法、解释要详细还是简短。换文件、换会话都生效。3. 技能 Skills —— 重复的多步流程一段固定动作，存成技能，用 @名字 调用。自定义技能放在 OneDrive 的 skills 文件夹里，一个文件夹一个 SKILL.md。
判断方法一句话：只对这个文件成立的，写进 .Rules；跟着你个人走的，写进个人偏好；是一套多步流程，做成技能。
顺带说一个 10 月新加的东西：PowerPoint 里现在可以「录制技能」。你手动把一页乱糟糟的段落排成卡片，Copilot 在旁边看着，把你的动作录成一条可复用的技能，之后每页打一个「@ 清理这页」就行。
限制也明确：一段最多 10 分钟，语音旁白和另一个窗口里的操作不会被录进去，录完存在你 OneDrive 的 Skills 文件夹里。
规则写好了不等于它遵守了。发出去之前，花五分钟核三件事：
第一，随机挑三行看格式。 金额、日期、备注列，对着你写的示例比。有一条不符，全量退回重跑。
第二，看公式有没有被动过。 点开几个关键单元格，看编辑栏里的公式还是不是原来那条。这是最容易被静默破坏的地方——它为了让数字「看起来对」，会把公式替换成硬值。
第三，让一个同事用同一句话问一遍。 共享之后，他得到的格式和你一样吗？不一样，说明规则没随文件过去，或者他那边在用自己的个人偏好覆盖。
第三条能查出一个很隐蔽的问题：规则被隐藏了。表一隐藏，Copilot 就当它不存在，而你在自己电脑上看不出区别。
这是这篇最实在的一句：.Rules 真正的价值不在那个功能，在那个动作——把「我以为你知道」变成「写下来了」。
没有 Copilot 许可，你现在也可以这么做：
把上面那份模板另存成一个 txt 或者一张表，每次让 AI 处理表格时，连着文件一起贴过去，开头加一句：
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【无 Copilot 版开头，直接抄】先读下面这份规则，用一句话复述你理解到的三条最重要的。我确认之后你再动手。动手前先给改动清单，不要直接改。
「先复述再动手」这一步很关键。它逼 AI 把规则读一遍，也让你提前看到它理解偏到哪儿去了——比改完了再吵省事得多。
打开上个月被改坏的那张表，花十分钟，写三条规则：金额怎么写、日期怎么写、什么不许动。
命名成 .Rules，别隐藏。下个月三号，你就不用再解释一遍了。
AI 可以替你改表，但改成什么样算对，得由你提前写下来——写下来的才叫标准，说不出口的只能叫「我觉得不对」。
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你最常让 AI 改的是哪类表？报销、销售汇总、还是项目进度？留言说一句，我把对应的规则模板补出来，攒够五类做一份可下载的规则库。
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事实说明：Copilot in Excel 的「工作簿规则」需在工作簿内新建名为 .Rules 的工作表、规则写在 A 列一格一条、该表须保持可见（隐藏则失效）、规则随工作簿共享，官方说明规则仅在英文下完整支持；该功能自 2026 年 8 月起在 Excel 网页版、Windows、Mac 逐步放开，需付费 Microsoft 365 Copilot 附加许可。Personalization 位于 Copilot 面板 → 设置 → 个性化；自定义技能以 SKILL.md 存放于 OneDrive 的 skills 文件夹，用 @名字 调用。PowerPoint「录制技能」为 2026 年 10 月新增，单次录制上限 10 分钟。以上据微软官方文档及公开报道整理，非本人实测；规则模板、验收三条为本号整理。
