活动笔记 | PPT及Excel在咨询行业中的妙用

5月31日晚20：15-21：45

正略“咨询接班人计划”第六期完美收官

带领我们走近咨询人眼中的PPT与Excel

假如你不巧错过了本场讲座

那快收下这份干货满满的活动笔记吧！

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四大好PPT标准：

1. 能做出来（前提）

2. 效率，有基本审美

3. 简洁

4. 美观/精确

难点不在工具操作，而在内容，内容要做到：有逻辑、有观点、有实质论据

PPT作为一种以文字、图片、视频等形式来传达信息的工具，在各种场景中使用PPT的用途不一，基本用途有工作汇报、产品推介、企业宣传、教育领域、婚礼庆典、管理咨询等

管理咨询中使用PPT的两个主要目的：

1. 让客户“读”

2. 让顾问“讲”

两类PPT的作用不同、时间要求不同，决定了制作PPT的整体方向是有区别的

1. 清晰的逻辑框架能够显著提高与客户之间的沟通效率，减少彼此的沟通成本

1) 讲述逻辑：

讲述逻辑是PPT展示的逻辑，并不是方案的逻辑，顾问需要根据听众的特点（客户类型、年龄情况、职位情况、专 业 情 况）来确定讲述整个方案的思路

2) 内容逻辑：

三个层次（主目录——子目录/内容单元——单张片子内容）， 逻辑层层递进

a) 主目录

主目录的结构与整体方案脉络一致。（主目录出现频率高，贴 上 客 户的照片有利于增加好感度）

b) 子目录

常用的逻辑思路有PDCA逻辑、时间逻辑、空间逻辑，特殊情况可以按业务流程、内容重要性等逻辑 进行 设 定

c) 内容单元

→ 分析模型：

    →建议选择总-分逻辑，先讲结论再讲证据

→讲“趋势”：

    →亦可使用总-分逻辑，先讲总体趋势，再讲证据

→讲“变化”：

  可以使用分-总逻辑，先讲每一个引起变化（发展）的因素，再讲变化（发展）

    →总体情况

d) 单张片子内容

内容与标题 密 切 相 关，用来阐释或论证标题

3) 阐释逻辑：

内容解释标题的抽象性，增加了标题的可理解性，起到演绎 的 作 用

4) 论证逻辑：

内容证明标题的正确性、合理性，增加其可信度，比如用数据、图标、图形等证据来支持标题

2. 总结——关于逻辑，切记“四点基本要求”：

1) 一页一主题

除类似整体逻辑的篇幅外，做到“一页只说一件事”

2) 使用最简单的逻辑体系：

总分（演绎）、总分总（归纳）、并列、递进、一次转折等

3) 每张PPT能回答三个“为什么”：

为什么是这个结论？为什么推导出结论的是这个原因？这个原因为什么存在？

4) 所有使用的PPT模板、图形、符号的逻辑要与PPT所要表达内容的逻辑一致

1. 布局技巧：

1) 将重要的内容放在画面左上方，这是客户必然会看到的位置

2) 画面要有足够的留白，但要掌握一个“度”——内容少了体现不出工作成果，内容多了客户会“懒得看”

3) 画面整体要让人感觉均衡感，最好体现对称美，这个画面要有重心，而且布局的重心一定是在画面的正中心，避免头重脚轻的视觉效果

4) 在表达的时候内容要尽量精炼，不要长篇大论，单个幻灯片的内容罗列要简介，能用图表的就不要用文字，问题也要避免大段的堆砌，简单明了是幻灯片的最基本要求

2. 颜色搭配技巧：

1) 主要使用冷色调，如灰色、蓝色色调，重点内容可用红框、橘黄色填充辅助突出

2) 将色调相同的搭配在一起，形成统一的色调群，使用时，可以利用渐变填充、调整亮度或者饱和度等方法，整套PPT的主调颜色一般不超过3-4个

3) 出现大块的、颜色艳丽的色块，易使读者产生强烈的刺激导致阅读的疲劳，这就需要添加辅助色，使整个PPT版面平稳的过渡，一般添加黑、白、灰三种辅助色来调节整个片子的色感

4) 将相隔较远的两个或两个以上的色调搭配在一起进行PPT的配色，即用对比色进行PPT颜色的设置，对比色因为色彩有明显的差异，造成视觉上鲜明的对比，产生一种对比的协调感

3. 数据与图表技巧：

1) 不要只有数据，数据分析说明不可少

2) 最关键最重要的数据一定要标红或者画图，突出重点

3) 合理利用图表，进行必要的数据统计

4. 总结：

方案要有一两页瞬间刷高客户好感度的片子，让客户能够从这张片子看出项目组的认真、专业和强大。好感片具有四大特征：

1) 画面有美感

2) 主题/观点明确

3) 内部逻辑清楚

4) 信息经过专业加工

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1. Excel功能：

1) 记录、整理数据

2) 处理数据

3) 数据统计分析

2. 咨询顾问需要独立承担的工作：

1) 数据整理与分析

2) 寻找数据并计算结果

3) 构建业务模型

4) 评估试运行效果

1) 规范的文件名称

2) 表头

3) 日期：制表日期、填表日期

4) 填表人/责任人（签字栏）

5) 有效/有逻辑的字段

6) 打印版本调整格式

1) 数据透视表

2) 动态数据

3) 单元格数字格式

4) 使用分类

5) 公式与基础函数

6) 文档安全性设置

7) 相关、协方差、回归

8) 宏和VBA

Q：请问如何从找资料形成严密的逻辑，以及该怎样搭建逻辑性强的故事线呢?

A：首先是大量的去找资料，通过那些数据的资料去搭真正的故事线。建议不要直接画PPT，先给自己写一个Word，做故事线的一个汇集，然后去读，看看这些故事线之间能不能穿成一段有逻辑的话或者论述。读顺了之后，就可以把所有内容拆成你的故事线，直接放到你的PPT的上面。在阅读大量的资料之后，利用工具去形成一个基本逻辑框架，那么每一个框架里的信息就都是你的故事线。

Q：请问理工科学生进入咨询行业需要什么条件呢？

A：咨询行业不太限制专业，更多的是看一个人的综合能力。比如快速的学习能力、创新能力、有发散思维和总结归纳的能力。在面试过程中，半个小时面试官就能对你有全面的了解，对专业的限制并不明显。而且理工科学生做咨询有一个很好的优势，就是理工科更讲究数据的统计归纳和论文写作的逻辑关系。

Q：请问有没有什么提高制作效率的技巧？如何去培养和提升深度思考的能力？老师可以推荐一些思维模型或者书籍吗？

A：快速做PPT可以用islide插件。培养深度思考的能力方面，建议大家精读书。例如麦肯锡三部曲、华为基本法、腾讯管理等。建议大家多读这种案例，多读咨询公司出的书籍，尽量少读大家所知道的那些市场畅销书。

Q：咨询顾问工作对PPT和EXCEL有没有什么不同于其他行业的要求？

A：等以后大家进入职场就会发现PPT、Excel、Word都是工具。不过区别还是有的，因为咨询顾问更多的会使用到PPT和EXCEL，而甲方工作是不太会使用到这些的。顾问基本上每天都要跟PPT打交道，因为你要把你的想法通过这些媒介传递给客户，把你的知识通过这些工具展示出来。