物业日常留痕清单模板(参考)

门岗值守

外来人员/车辆登记、大件物品放行记录

登记本/系统录入

1年

巡逻签到

巡逻路线、时间、异常发现及处理

巡更棒/巡逻APP打卡+手写备注

2年

监控值守

监控室值班记录、异常事件调取录像登记

值班日志+录像文件

录像≥60天，日志1年

装修巡查

巡查时间、违规情况（如动火、噪音、材料堆放）、整改通知送达

巡查表+现场照片+整改单回执

至装修结束+1年

车辆管理

违停记录、地库巡查、道闸故障报修

拍照+工单

6个月

消防管理

消防通道检查、灭火器/消火栓巡检、消防演练记录

巡检卡+照片+签到表

消防记录≥3年

设备房巡检

配电房、水泵房、电梯机房温湿度、运行参数、卫生状况

巡检表+照片

1年

日常报修

报修时间、内容、接单人、到场时间、处理结果、业主签字确认

工单系统/纸质单

2年

计划维保

电梯、消防、发电机、供水等设备维保日期、内容、维保方签字

维保记录表

设备全生命周期

公共维修

故障描述、维修方案、费用、施工前后对比照片、验收签字

维修档案

至下次大修/更新

能耗记录

水、电、气月度抄表数据、异常波动说明

抄表台账

3年

装修验收

闭水试验记录、空调外机安装检查、竣工验收签字

验收单+照片

至装修结束+2年

保洁作业

楼栋清洁签到、垃圾清运时间、消杀记录（时间、范围、药剂）

签到表+消杀公示照片

1年

绿化养护

修剪、施肥、病虫害防治、补种记录+现场照片

养护日志+照片

1年

雨雪应急

扫雪/排水时间、人员、物资使用、现场照片

应急记录+照片

1年

四害消杀

消杀通知张贴、现场作业照片、药剂合格证明

通知照片+作业记录

投诉受理

投诉时间、业主信息、事由、承诺处理时限、跟进记录、回访结果

投诉工单系统

2年

咨询接待

来访/来电事项、答复内容、转办情况

接待日志

6个月

通知送达

停水停电、消防演练、收费通知等——张贴照片/上门送达回执/短信群发截图

照片+回执+系统记录

1年

业主走访

走访时间、对象、收集意见、反馈结果

走访记录表

1年

物业费催缴

催缴通知送达记录（张贴/邮寄/短信）、沟通记录

送达回执+通话录音/截图

3年

社区活动

活动方案、签到表、现场照片/视频

活动档案

2年

员工培训

培训主题、时间、参训人员签到、考核结果

培训档案

2年

应急演练

消防/防汛/电梯困人演练方案、过程记录、总结

演练档案+照片

3年

会议纪要

周会/月会/业主大会/业委会会议议题、决议、签字

会议纪要

3年

合同档案

外包服务合同、维保合同、保险单

纸质/电子档案

合同期满+3年

交接班记录

当班事项、未完成事项、异常情况交接

交接班本

1年

要即时记录，事不过夜

不要事后补记、编造

要图文并茂，关键节点拍照

不要只写"已处理"无细节

要签字确认，责任到人

不要无签名、无日期的"白条"