我怎么用AI做了个工具,把散落的30G资料变成能用的知识库?

作为结构设计，你一定有很多自己私藏的资料。云盘、自己的电脑、公司的电脑，能存的地方，应该都存了各种各样的东西。

但这些资料，有的你没看过，有的你看过了，可遇到什么事想查、想求证的时候，却找不到。

这是我们结构设计经常遇到的问题。这个问题分两层：一个是知识框架不足，另一个是知识管理比较乱。

就算你点到了那个东西，再去检索也很麻烦，甚至找到了原书，都不一定能找到内容。找来找去，可能什么结果都没有，留下的只剩沮丧和对自己的不满。

这几天我做内容卡住了，算是间歇性停更。我没强制自己写下去，而是停了一停，去检索了一下网盘的资料，也看了看其他人做的一些内容。后来发现，AI这件事我用得还不够透。我明明可以用AI把这些资料做成一个资料库。

一开始的想法很简单：把这些资料都喂给它，让它把所有内容做成一个资料库的形式，方便后面检索。

但做着做着，就到了后面这些事，已经成了一个相对来说比较完整的工具。

01

五层，每层都是被上一层逼出来的

这一节在讲什么

能看▶能查▶能对照▶能记▶能带走

那两层问题，我先动的是后面那层：管理乱。

两个网盘、一块移动硬盘、两台电脑，再加上微信和收藏夹里那些零碎，拢了一遍大概 30G。这个数是我自己估的，可能还不止。我给它的活不是写稿，写稿是我自己的事，它替不了。我只提了三条：能查到，能对上原文，能带走。剩下的让它自己定。

它花了几个晚上，把资料一页页过了一遍：认字、切章节、建索引（就是记下哪个词出现在哪一页）、做目录。这些活我以前不是没想过自己做，一想到要处理几千页就放弃了。它能干下去，是因为它不嫌繁琐。做完我先自己用了几天，它没帮我多写出一个字，它解决的是另一件事：那些东西终于能用了。

它不是一回做成的，是五层一层层加上去的。每加一层，都是因为上一层用着用着露出了不够。

1

第一层

能看

散落的资料被收进一个书架，每一份都带目录。点开一本，章和节在左边列着。以前我的资料是按存的先后顺序堆着的，不是按内容排的，光是看清自己到底有些什么，就先花掉一个下午。现在想知道一份资料里有没有某个内容，不用再凭文件名猜，猜错了打开翻两页再关掉。目录摆在左边，你要的东西在第几节，一眼能看到。哪几本存重了、哪几本根本没翻过，也是这时候才第一次看见。

但有了结构，还是得一页页翻。

2

第二层

能查

顶上一个输入框，敲一个词，哪几本的第几页提过这个词，直接列出来。我随手敲一个想查的词进去，几秒钟就出来了。几本书是一起被翻的，不用我一本本点开。

从翻变成问，差别不在快多少，在于终于不用靠回忆了。敲进去的词也不用是完整的一句，记得半句就够。找东西这件事，从“它在哪”变成了“它叫什么”。

但查到了，我第一反应是怀疑。

3

第三层

能对照

每一页正文的下面，就是那一页原书的扫描图，点开能放大。AI 说的不算，原文算。

这是我最放心的一层。认字那一步不保证全对，形近的字它会认错，所以图必须留着。有图在，错的那一个字你自己能对出来。可以让 AI 帮我总结、帮我找、帮我串，但原文就摆在旁边，它对不对，自己一眼能看出来。以前把资料交给 AI，最怕的就是它讲得头头是道，出处根本对不上，你想核对又没地方核。现在这个怕有地方治了。

可看完之后，念头还是散在别处。

4

第四层

能记

选中一段正文，摘录和想法就挂在那一页上。想回头看，点一下回到原文那一页。笔记不搬家了，它长在该在的地方。

以前的笔记散在备忘录、微信、各种文档里，记完和没记差别不大，因为从来不会回去翻。挂在那一页上不一样，翻到那页就会看见。想写点什么的时候，也不用先回忆那句话是哪本书里的，选中、写、完事。

可笔记是挂在工具里的。工具要是换了，这些笔记跟着走吗。

5

第五层

能带走

整个东西是一个文件。每一本的正文还另存了一份纯文本，不用装任何软件也能打开。你换一个 AI，带着那包文件走就行，不用重来一遍。那份纯文本也能直接交给别的 AI，让它读你的东西，而不是它自己记的那些。

资料是我的，不是平台的。

这一条我以前没当回事，等发现离不开某个工具的时候，已经晚了。哪天你要换工具，带走的是一堆文件还是一整套能用的东西，差别就在这层。走到这层我才敢说，这些东西不会再因为换个工具就没了。

02

不需要更整理

以前我以为问题出在“我不爱整理”。我认真整理过一次，花了两个周末，按年份和主题重新分了一遍，建了三十多个文件夹，每个还写了备注。整理完那两天很清爽。三个月后，我又开始往桌面上那个叫“临时”的文件夹里丢了。

我自制力不算差。这套办法有个前提：你得先记得自己当初是怎么分的。三个月后我忘了。

文件夹给我的是位置，位置要求你记住它在第几层、叫什么名字。检索给我的是入口，入口允许忘。整理是做给别人看的目录，入口是留给自己用的。整理解决“它整不整齐”，入口解决“我找不找得到”。

让资料能用的关键不在整理，在给它留一个能被提问的口子。

这句话是做完才想明白的。做之前我一直以为，自己需要的是一套更好的文件夹命名规则。想明白之后我不再折腾它了，那件事我干过三次，每次都没撑过一个季度。

现在我对一份资料的要求只剩一条：能不能被问到。问得到，它就在；问不到，跟丢了没什么两样。

03

三件可以先做的事

这三件事我自己走过，觉得有用。可以只挑一件试试。

01先别整理，先让它能被问

能问是入口，整理是装修，先通水再贴砖。挑一类你最常找、又最常找不到的文件，先丢进去，能搜到就算成。量不用大，哪怕只有二十份，只要能搜到，你的感觉立刻就不一样。别一次全量导入，那会变成另一个烂尾工程。我见过太多整理计划死在第三天。

02AI 给的结论，必须能一键回到出处

不能核对的总结，成本比没有总结更高，因为最后还得替它担责任。我现在把这条当筛子用：任何一个 AI 工具，先问它给的答案能不能点回原文。点不回去的，只当线索，不当结论。越是要落到纸面、要签字的东西，这条越要紧。

03挑能带走的形式

绑定的成本是滞后的，等发现离不开，已经走不了了。所以我存东西之前会多问一句：这东西能不能整包导出成纯文本。不能，就别把唯一的副本放进去。我吃过这个亏，早年一批笔记全在一个平台上，后来它改了导出格式，那批东西等于白记。

还有个我没预料到的副产品。它能把一本书的章和节拉成一张横向的树，一屏看完这本到底讲了什么，也能导出成大纲文件。我拿它看过几本一直没敢翻的厚书，先看清骨架，再决定要不要进去读。开头说问题分两层，知识管理那一层靠前面这五层；知识框架那一层，我是靠这棵树补的，一屏就能看见一本厚书里到底装了什么。

那些东西还在原来的地方。只是现在，我找得到它们了。

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