国企人苦公文格式久矣:我用 AI-Skills 做了个自动核对助手

国企人苦公文格式久矣：我用 AI-Skills 做了个自动核对助手

一份公文写完，最让人头疼的往往不是正文。

而是标题是不是居中，字体是不是对，正文行距是不是 28 磅，附件后面有没有多打一个句号，落款和日期是不是该靠右，页码是不是规范，甚至一个小小的年份连接号到底应该怎么写。

很多人都有过类似经历：内容已经改了三轮，逻辑也顺了，最后却卡在格式上。文件来回退，时间一点点耗掉，起草人、审核人、综合岗都在同一份 Word 里反复确认细节。

尤其在国有企业，公文不是“写清楚就行”。它有制度属性、流程属性和组织形象属性，格式要求之严格，有时真可以说是无以复加。

标题差一号字体，正文少了固定行距，附件说明多了一个标点，落款日期没有对齐，页码样式不规范，都可能让一份本来内容成熟的文件重新返工。很多员工不是不重视公文，而是苦公文格式久矣：规则太细、场景太多、模板太杂，靠人工记忆和肉眼检查，难免疲惫。

于是我们做了一个小工具：公文格式智能核对与规范化助手。

它不是替人写公文，也不是替代审批判断。它要解决的是一个更具体、更高频的问题：

核心目标

让 AI 按照明确的公文格式规则，自动检查 Word 文档，自动修正常见格式问题，并生成一份可追溯的核对报告。

痛点：格式问题很小，但很耗人

公文格式有一个特点：规则本身并不神秘，但细节非常多。

比如：

标题字体、字号、是否加粗、是否居中
正文字体、行距、首行缩进
一级、二级、三级标题的字体差异
附件说明的写法
落款和成文日期的位置
页码样式
标点符号、书名号、年份连接号等细节

这些问题单独看都不大，但叠在一起，就会变成一种很典型的“低价值高消耗”工作。

更麻烦的是，格式问题通常发生在流程末端。越到后面才发现，返工成本越高。

对国有企业来说，这类返工还不只是个人效率问题。它会占用起草、复核、归口、审批等多个环节的时间，让本来应该用于把关内容质量、政策口径和风险边界的精力，被消耗在大量重复性的格式核查里。

方案：把经验变成规则库，把规则交给 AI-Skills

这个助手的核心不是让大模型“凭感觉判断”，而是把公文格式要求沉淀成可执行的规则库。

规则库里记录了页面、字体、段落、标题层级、附件、落款、日期、页码等要求。AI-Skills 则负责把这些规则变成一个稳定的处理流程。

整体逻辑可以概括为四步：

读取规则库
解析 Word 文档结构
识别文档语义角色
自动排版并生成核对报告

这里的关键点在于，助手不是只看一段复制出来的文字，而是直接读取 Word 文档结构。它会识别每个段落的字体、字号、对齐方式、缩进、行距、页边距等信息，再判断这个段落更可能是标题、主送机关、正文、附件说明、落款还是成文日期。

AI-Skills 做了什么

我们把这个能力封装成一个 AI-Skill。

对使用者来说，操作很简单：

上传一个 Word 文件，告诉助手“帮我整理成标准公文格式”。助手处理完成后，会返回两个文件：

标准化后的 Word 文档
格式核对报告

标准化文档用于继续流转或送审，核对报告用于查看本次处理了哪些问题、哪些地方还需要人工确认。

这类设计有一个好处：AI 不再只是聊天窗口里的建议，而是变成了一个可重复调用的办公技能。

规则库不是提示词，而是可维护的标准

很多 AI 办公工具容易遇到一个问题：今天回答对了，明天换个说法又不稳定。

所以这个项目里，我们把格式要求拆成结构化规则，而不是只写成一段提示词。

规则库中包括：

类型	示例
页面规则	A4 页面、页边距、版心要求
字体规则	标题、正文、各级标题字体字号
段落规则	固定行距、首行缩进、段前段后
语义规则	标题、主送机关、附件、落款、日期识别
自动修正规则	常见标点、序号、年份连接号、附件格式
人工复核项	文种混用、行文关系、内容口径、用印效果

比如，助手可以自动识别并处理这些问题：

标题末尾多了标点
1、 这类层级序号不规范
多个书名号之间误加顿号
2026-2027年 中的连接号不规范
附件1： 应调整为规范附件说明写法
附件名称末尾多了句号或分号
成文日期格式错误
落款和成文日期未按规则对齐

同时，对于不适合机器直接判断的事项，助手不会“自作主张”，而是放进核对报告中提醒人工复核。

为什么要保留核对报告

自动排版只是第一步，更重要的是让处理过程可解释。

核对报告会列出：

识别出的文档结构
每个段落对应的角色
自动修正了哪些格式问题
哪些问题需要人工复核
输出文件名称和处理时间

这让使用者能清楚知道：工具到底做了什么，没有做什么。

对于公文这种严肃文本，这一点尤其重要。AI 可以提升效率，但责任边界必须清晰。

演示：一份错误样例能识别出几十项提示

为了测试助手效果，我们准备了一份故意带有多处格式错误的请示类文档。

这份样例里包含页面设置、标题字体、正文行距、附件说明、成文日期、落款对齐、页码样式等多类问题。

上传后，助手会自动生成标准化文档，同时输出核对报告。报告会逐条展示处理项，例如：

页面设置已调整为标准版式
标题已按规定字体字号居中
正文已统一为指定字体和固定行距
附件说明已修正
成文日期已规范化
落款和日期已右对齐
部分文种、行文关系和内容口径提示人工复核

这种演示非常直观：原来需要人工逐项检查的问题，现在可以先由工具完成第一轮筛查和修正。

它适合解决什么，不适合解决什么

这个助手适合处理高频、规则明确、可重复的格式类工作。

适合：

公文初稿格式整理
制度类 Word 文档格式核对
附件说明、页码、标题层级等常见问题检查
发文前的格式自查
新员工熟悉公文格式要求

不适合：

替代公文内容审核
替代行文关系判断
替代审批责任
替代涉密文件的安全审查
替代最终用印和版式确认

简单说，它解决的是“格式是不是规范”，不是“这份文件该不该发”。

部署方式：让工具出现在日常入口里

为了让它真正被使用，工具不应该藏在复杂系统里。

更理想的方式，是把它接入日常办公入口。用户在对话窗口上传 Word 文件，助手处理后直接返回标准化文档和核对报告。

后台可以采用“工具插件 + 文件上传/下载”的模式：

用户上传 .docx 或 .doc 文件
平台把文件传给公文格式 AI-Skill
Skill 调用本地规则库和处理脚本
输出标准化 Word 文档和核对报告
平台把结果文件返回给用户

如果遇到老旧 .doc 文件，也可以先转换成 .docx 再处理。

附：这个项目的 AI-Skills 长什么样

为了让这个能力能被复用，我们把它整理成一个可发布、可部署、可扩展的 AI-Skills 项目。

公开版项目结构大致如下：

gongwen-format-skill/├── README.md├── LICENSE├── .gitignore└── gongwen-format/    ├── SKILL.md    ├── agents/openai.yaml    ├── references/    │   ├── gongwen_rules.json    │   └── file_channel_tool_manifest.json    ├── scripts/    │   ├── format_gongwen_docx.py    │   ├── file_channel_cli.py    │   ├── check_fonts.py    │   └── install_fonts.sh    ├── assets/fonts/    └── requirements.txt

其中最核心的是三部分：

模块	作用
`SKILL.md`	告诉 AI 什么时候调用这个技能、按什么流程处理
`gongwen_rules.json`	存放公文格式规则，包括页面、字体、段落、标题、附件、落款、日期、页码等
`format_gongwen_docx.py`	负责解析 Word 结构、识别段落角色、自动排版并生成核对报告

这个 Skill 的触发方式也很直观。用户只要上传 Word 文件，并提出类似请求：

帮我把这个 Word 整理成标准公文格式，并生成格式核对报告。

AI 就会调用 gongwen-format，按规则库处理文件，最后返回两类结果：

标准公文格式 Word
格式核对报告 Word

如果要接入文件通道，可以使用 file_channel_cli.py：

python gongwen-format/scripts/file_channel_cli.py --input path/to/input.docx --output-dir output

如果要直接在本地测试，可以使用核心脚本：

python gongwen-format/scripts/format_gongwen_docx.py path/to/input.docx -o output

这也是 AI-Skills 的价值所在：不是把所有规则都塞进一次对话提示词里，而是把可复用的流程、规则库和确定性脚本封装起来。AI 负责理解用户意图、调用技能、解释报告；规则库和脚本负责稳定执行。

特别说明一下：公开版项目不包含任何单位名称、内部制度全文、人员信息、系统地址，也不包含需授权分发的字体文件。字体可由使用单位在本地合法安装，规则库也可以按本单位制度进一步扩展。

安全边界：能脱敏的脱敏，能本地的本地

公文处理天然涉及信息安全。

因此，这类工具在设计时应坚持几个原则：

不在公开环境暴露内部制度全文
不在文章、演示和截图中出现企业名称、人员姓名、系统地址
不处理涉密文件
规则库和脚本尽量部署在内网或受控环境
输出报告只记录格式处理过程，不扩大内容传播范围

AI 办公应用越贴近真实业务，越要把安全边界写在前面。

真正的价值：不是替人，而是让人少被格式消耗

这个项目最打动人的地方，不是技术多复杂，而是它击中了一个很日常的办公痛点。

公文格式当然重要，但人的精力更应该放在内容质量、政策口径、审批逻辑和业务判断上。

把格式规则交给规则库，把重复核对交给 AI-Skills，把处理过程写进核对报告。

这样一来，公文起草人不必反复翻格式要求，审核人也能更快定位问题，组织内部的公文质量还能逐步沉淀成一套可复用、可维护、可推广的能力。

也许 AI 办公最好的样子，并不是一上来就颠覆所有流程。

而是先从这些烦人、细碎、重复、但确实影响效率的小事开始。

从此，再见，烦人的公文格式。

你好，规则清晰、过程可查、交付稳定的智能办公助手。

开源：

https://github.com/btcgenius/gongwen-format

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