夜雨聆风我在财务部工作了八年的时间，在这八年间我每个月都加班到了晚上十点。并不是因为业务量大，而是手工录入数据。
每个月月底的时候，有好几百张发票和上万条流水要一个字一个字地录入到表格里去。录制完毕之后进行核对，核对之后再做汇总，汇总之后制作报表，盯着看久了眼睛会疼，一直敲打手指也会发麻。领导说我认真的时候，同事们说我很敬业，我自己心里明白——这不是认真的样子，而是很愚蠢的样子。
直到上个月，隔壁部门的新员工小王，入职三个月就把我们组的月报时间由五天缩短到了半天。我去问他，他给我看了一份当地的脚本。那时我才知道，过去的六年里我一直都在做着机器的工作。
用户人们认为Excel自动化的技术很高深，需要学习编程、函数和VBA。其实并不是这样的，掌握好三个本地工具就可以：Power Query、宏录制以及表格模板预设。这三个东西都是Excel自带的，并不需要安装插件或者编写代码，只要会用鼠标就可以使用。
Power Query就是用来处理本地文件的一个工具。过去每个月都要从财务系统里导出十几份Excel表格，并且一一打开、复制、粘贴、合并，把所有的文件都放到一个文件夹里面去，Power Query就会自动读取、自动合并、自动清理。原来需要花费两个小时的工作，现在已经可以五分钟左右完成。
但是这个东西不需要学习编程。点击几下鼠标就可以告诉它要合并哪些文件、删除哪些空行、统一哪些格式，它就会记住。下个月的数据出来之后会直接刷新，并且自动运行一次，第一次使用时看到几千条数据在一瞬间就被整理好了，那种感觉就像是发现了一个新的世界一样。
宏录制的情况如何？人们一听到宏就会感到害怕，认为它是编程的东西，就是让你的Excel记住你所做的每一步操作。比如说我每个月都要做一份固定的财务报表，以前需要手动去调整字体、边框、颜色和公式等，一共二十多步，每次都得花上好长时间。
现在我录制一个宏来演示这二十步的操作，然后由Excel自动生成一个本地脚本。下一次做报表的时候，点击一下按钮就可以完成了，就连字体大小、单元格的颜色也是一样的，这样的重复工作就应该交给机器去做。
表格模板设计得比较容易使用。把经常使用的公式、格式和透视表都做成模板，并且保存到本地文件夹中，需要的时候直接调用，修改一下数据就可以了，目前我已经有二十多个模板，可以应对工作中的80%种情况。领导突然要一份报表，十分钟之内就可以完成。
该方法不需会编程、不懂数据库、也不必精通Excel。你只要愿意花上半天的时间去学习一下，把每个月要做的那些事情交给本地脚本来帮你完成。
再深入一点讲的话，手动录入数据不但效率低下而且很容易出错。人的眼睛不能长时间盯着同一个东西看，所以录制到后面就会出现眼睛发花的情况。过去我做报表的时候总是要反反复复地检查好几遍，害怕自己把某个数字打错，目前使用本地脚本，数据直接从源头读取，中间没有人为干预，错误率几乎可以忽略不计。
最主要的就是时间成本的问题，过去我每个月都要加班三十多个小时来处理数据，一年下来就是360个小时，大约等于四十五个工日。本来可以用来学习、陪伴家人或者做一些更有意义的事情的时间。现在把这些工作交给本地脚本去完成，我每个月只用花上三个小时来审核结果，另外二十七个小时都是我自己支配的。
我现在的下班时间是五点半，周末也不加加班，并不是因为我不愿意工作，而是我已经不再把时间浪费在重复的工作上了，领导不但没有反对，反而认为我的工作效率很高。同事们问我是怎样做到的，我就把这种方法教给其他人。目前我们的整个财务部加班的时间比去年少了一些。
我最遗憾的是没有早一点学习这些东西。如果刚来的时候就明白的话，就可以少花很多时间。所以现在我遇到任何人的时候都会说：不要再用手动的方式记录数据了，那是工作，而是在和自己的时间作对。
