ARTICLE · 1032011
供应商报价一个PDF、一个Excel、一个邮件,怎么放到一起比?
同一只500 ml不锈钢保温杯。
A发PDF，B发Excel，C只在Email里回了几段。
我把三份材料交给AI，第一句就问：
“哪家最便宜？推荐一家。”
我原本以为，它可能直接给我一个答案。结果它没有。
它先算出：A约29.82元，B在500件档为30.00元，C约35.15元。
然后马上提醒：这三个数字不能直接比较。
A是FOB，B是EXW，C只写了“DDP available”。运输、税费和费用范围根本没有统一。
所以，现在还不能可靠排名。
这一步其实是对的。但“不能比”，还不是我真正需要的最终成果。
我还需要知道：为什么不能比？缺什么？数字从哪里来？下一轮分别问三家什么？
第一轮做对了什么，又还缺什么
先说清楚：这不是一次真实采购。
供应商、商品、报价、汇率和商业条件全部是synthetic / 中性示例。美元换算固定使用1 USD = 7.10 CNY，只是synthetic demo exchange rate，不是实时汇率。
第一轮AI没有过早推荐，也没有把最低的已报价单价说成最低完整成本。
29.82、30.00和35.15，只是本次Demo中的已报价单价或简单币种换算。它们不是landed cost，不是最终成本，也不是真实采购价格。
换句话说：简单汇率换算不等于landed cost。数字被换成同一种货币，只解决了“单位怎么看”的问题，没有补上运输、税费和其他未明确费用。
AI正确回答了“现在不能选谁”。
但它还没有交付一份同事可以继续核对和询价的材料。第一轮没有完整字段表，没有逐项原文位置，也没有按供应商整理下一轮问题。
判断“不能直接比”只是第一步，真正有用的是把原因整理成可以继续行动的材料。
别让一行单价替你做决定
最容易想到的路径是：
PDF + Excel + Email
↓
“哪家最便宜？”
↓
直接排名
这是常见的错误提问方式，不是本次第一轮AI实际走完的过程。它当时已经停在“不能可靠排名”。
我在第二轮真正需要的路径是：
原始报价
↓
统一字段
↓
标“未提供”
↓
保留原文位置
↓
生成追问
↓
补齐条件
↓
再比较
这套做法不用变成采购课程。普通人只需要记住4个动作。
01｜统一：把条件拉到同一套字段
先把不同格式的报价放进相同字段。
正文真正需要看的，是供应商、原始单价与币种、MOQ、贸易条件、交期、付款、运费与税费、有效期、缺失项、原文位置，以及是否可以直接比较。
完整Demo表还有包装和认证等字段。但不是表越宽越专业，而是决策需要的条件能不能对齐。
例如A的FOB、B的EXW和C未说明范围的DDP放到同一行后，差异会直接露出来：三家说的不是同一种交付成本。
表格也不需要在此时打一个综合分数。某个数字再整齐，只要背后的数量或费用范围不同，就不应该被包装成可直接比较的结果。此时最重要的输出，是哪一行已经对齐、哪一行仍然挡住决定。
02｜留空：没写的内容就是“未提供”
报价里没有写运费，不能填0；没有写认证，不能填“无”；没有说明包装费，也不能默认免费。
正确写法只有四个字：未提供。
空白不等于0，空白不等于免费，空白也不等于不需要。
本次Demo中：
A未提供国际运费、目的港费用和认证状态； B未提供有效期、国内运输、出口费用和认证状态； C未提供DDP目的地、税费范围、运输方式、有效期、认证和包装费用。
这些不是为了表格对称而增加的项目，全部来自三份synthetic原始材料的实际缺口。
“未提供”还把两种状态分开了：一类是供应商已经明确回答，另一类是当前材料没有答案。只有后者暴露出来，下一轮询价才不会漏掉真正的问题。
03｜回指：关键数字必须能找到出处
AI整理完以后，最怕有人问：“这个数字是从哪里来的？”
所以每个关键数字和条款都要留下原文位置：PDF的页码与章节、Excel的sheet与cell、Email的段落。
这次表里，A的USD 4.20指向PDF第1页Pricing，B的EXW指向Quote!B12，C的“DDP available”指向Email第2段。
比较结果可以由AI整理，但关键事实必须能回到原始报价。
原文位置让同事可以检查抽取是否正确，也能在条件变化后重新核对。真实采购中，整理表不能替代原始报价和供应商确认。
如果后面有人更新了单价或条款，也应该同步更新出处。这样团队看到的不是一个脱离来源的数字，而是一条可以重新验证的记录。
04｜追问：让缺项直接变成下一步
如果表格最后只多了一排“未提供”，事情仍然没有推进。
第二轮把缺项直接变成了询价问题：
问A：运费是多少？目的港费用有哪些？认证是否包含？ 问B：报价有效到哪天？EXW之外有哪些运输和出口费用？ 问C：DDP到哪里？是否包含税费和清关？报价有效到哪天？
这些问题不是AI凭空扩写的。每一句都能回到比较表里的实际缺口。
这一步让任务从“发现资料不完整”进入“知道下一封邮件问什么”。等回复回来，再补表、回原文核对，而不是重新打开三份材料从头找一遍。
现在不排名，才是这张表的结果
本次Demo没有选出Supplier A、B或C。
最直接的原因是运输、税费和费用包含范围没有统一。现在强行排一二三名，只会让一张整齐的表制造确定感。
缺项没有补齐前，排名本身就是假精确。
这不表示永远不能比较。把目标数量、目的地、费用范围和关键条件补齐，再回到原始报价确认，就可以继续。
现在真正完成的成果，是一份知道为什么不能选、缺什么、证据在哪、下一轮问什么的材料。
今天拿3份报价试一次
把3份原始报价放在一起，不覆盖源文件。 统一关键字段。 所有缺失项写“未提供”。 要求每个关键数字带原文位置。 根据缺项生成追问。 条件补齐前不要排名。
可以直接复制下面这段：
请先不要推荐供应商。
把这些报价整理成一张可追溯比较表，至少包括：供应商、原始单价、币种、MOQ、贸易条件、交期、付款、运费/税费、有效期、缺失项、原文位置、是否可以直接比较。
规则：没有明确提供的内容写“未提供”；不把空白当作0或免费；简单汇率换算不能写成到岸成本；每个关键数字保留原文位置；条件不统一时不要排名。
最后按供应商列出还需要追问的问题。
先让AI把“为什么不能比”说清楚，再让它帮你把事情往下一步推进。