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WPS Office实用技巧

发布时间：2026-09-24 18:38:45 最近访问：2026-09-24 18:38:25
WPS Office实用技巧

包含文字、表格、演示和PDF四大常用组件。

有时候工作簿名称右侧会出现一个橙色的小圆点，这说明工作簿中执行了某些编辑尚未保存，此时只需要执行一次保存操作，这个小圆点即可消失。除了单击“保存”按钮外，也可使用【Ctrl+S】组合键保存工作簿。

一、通用快捷键

  1. 【F4】：重复上一步操作，批量修改神器
  2. 【Ctrl+H】：查找替换，批量改文字、删除多余空格
  3. 【Ctrl+F】：快速查找内容
  4. 【Ctrl+Shift+C/V】：复制格式、粘贴格式（高级格式刷）
  5. 【Ctrl+S】：养成随时保存！WPS开启【自动备份】，防止文件损坏丢失
  6. 双击格式刷：持续复制格式，按【ESC】退出
二、WPS文字

1. 自动生成目录

标题设置【标题1/标题2】样式或设置为目录级别【引用】 → 【目录级别】
自动生成目录【引用】→【自动目录】；修改内容后右键目录【更新域】。

2. 批量合并多个Word文档

新建空白文档 →【插入】→【文件中的文字】，多选文档一键合并，不用反复复制粘贴。
三、WPS表格

通过数据有效性可以提高工作效率

规范输入

提高速度

当工作簿中包含多张工作表时，若想对某个工作表执行操作需要将该工作表选中。若要同时处理多张工作表则要同时选中多张工作表。

1.【 Alt+=】：一键自动求和

2. 【Ctrl+E】【智能填充】

身份证号码判断男女，核心在于查看身份证号码的第17位（即倒数第2位）数字。

判断规则如下：

  • 奇数（1、3、5、7、9）代表男性。
  • 偶数（0、2、4、6、8）代表女性。

提取出生年月可以【智能填充】【Ctrl+E】判断男女还是要函数：=IF(MOD(MID(A1,17,1),2)=1,"男","女")

  • 公式解析：
    • MID(A1,17,1)：从A1单元格的第17位开始，提取1个字符（即第17位数字）。
    • MOD(...,2)：对提取出的数字求除以2的余数（奇数余1，偶数余0）。
    • IF(...=1,"男","女")：如果余数为1，返回“男”，否则返回“女”。

选中C1，按【Shift】单击最后单元格C9，输入公式按【Ctrl+Enter】组合键可以一次性填充。

当要填充公式的区域为纵向的连续区域，且单元格的格式相同时，也可双击填充柄（选择单元格，将光标放在单元格的右下角，光标会变成黑色的十字形状）实现自动填充。

3.插入公式：【Shift+F3】

3. 【Ctrl+D】向下填充、【Ctrl+R】向右填充
4. 双击单元格右下角小方块：公式自动填充到最后一行数据。
5、函数入门：求和SUM、条件判断IF、查找匹配 ("VLOOKUP" 或 "XLOOKUP")

=VLOOKUP(F2,A1:D10,3,FALSE)

=XLOOKUP(F3,A1:A10,A1:D10,"-",0,1)

VLOOKUP找不到出错，XLOOKUP找不到显示设定值

在切换引用方式时，除了手动输入“$”符号，还可以使用快捷键【F4】迅速进行切换。

默认情况下公式中引用的单元格为相对引用。选择相对引用的单元格名称，按一次【F4】键即可将单元格变成绝对引用，按两次【F4】键即可变成相对列绝对行的混合引用，按三次【F4】键即可变成绝对列相对行的混合引用，按四次【F4】键即可将单元格重新变回相对引用。

逗号,表示水平数组，分号;表示垂直数组。

常见类型为{1,5,12,108,3,11}或{0;88;12;37;22;111}。

灵活使用数组公式，可以快速完成一些很复杂的计算。下面将用数组公式计算最大的男性年龄。选择G2单元格，输入数组公式“=MAX（(D2:D12="男"）*E2:E12)”，输入完后按【Ctrl+Shift+Enter】组合键即可返回计算结果。当确认输入后，公式的两侧自动被添加了大括号。

TODAY / NOW（当前日期与时间）

语法：

=TODAY()

=NOW()

示例：

=TODAY()   返回今天日期。

=NOW()     返回当前日期和时间。

DATEDIF（日期差值）

语法：

=DATEDIF(start_date, end_date, unit)

示例：

=DATEDIF(D2, TODAY(), "d")返回D2日期与今天之间的天数差。
单位参数："Y"返回年数，"M"返回月数，"D"返回天数。

YEAR / MONTH / DAY（提取年月日）

语法：

=YEAR(serial_number)

=MONTH(serial_number)

=DAY(serial_number)

示例：

=YEAR(D2)   提取年份。
=MONTH(D2)  提取月份。
=DAY(D2)    提取日期。 

ROUND / ROUNDUP / ROUNDDOWN（四舍五入 / 向上取整 / 向下取整）

语法：

=ROUND(number, num_digits)

=ROUNDUP(number, num_digits)

=ROUNDDOWN(number, num_digits)

示例：

=ROUND(D2, 2)  按四舍五入规则取值，将D2中的数值保留2位小数。  

=ROUNDUP(D2, 0)  向上取整为整数。不受四舍五入规则影响。

=ROUNDDOWN(D2, 0)  向下取整为整数。不受四舍五入规则影响。

IF（条件判断）

语法：

=IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)

示例：

=IF(B2>=60, "及格", "不及格")  

AND / OR /NOT（逻辑与 / 或 / 非）

语法：

=AND(logical1, [logical2], …)

=OR(logical1, [logical2], …)

=NOT(logical)

示例：

=IF(AND(B2>=85, B2<=100), "优秀", "非优秀") 

=IF(OR(B2<60, C2<60), "挂科", "通过")

=IF(NOT(C2="已交"), "未交", "已交")  

WPS 表格的常用函数

WPS表格常用函数公式大全：SUM、IF、VLOOKUP等必备公式

DATEDIF（计算日期间隔）

· 用途：计算两个日期之间的年、月、天数差（WPS隐藏函数，需手动输入）。

· 公式：=DATEDIF(开始日期, 结束日期, 单位)

· 单位参数："Y"返回年数，"M"返回月数，"D"返回天数。

COUNTIF（条件计数）

· 用途：统计满足单个条件的单元格个数。

· 公式：=COUNTIF(区域, 条件)

· 示例：=COUNTIF(B1:B10,">100") 统计销量大于100的订单数。

SUBTOTAL（分类汇总）

· 用途：对筛选后的可见数据做统计（如求和、平均等）。关键点：只算筛选出来的行。

· 公式：=SUBTOTAL(功能代码, 区域)

· 示例：=SUBTOTAL(9,B1:B10) 代码9代表求和，只对筛选后可见的行求和。

VLOOKUP（纵向查找）

· 用途：根据一个值，在表格首列查找并返回同一行其他列的内容。

· 公式：=VLOOKUP(查找值, 表格区域, 返回第几列, 0)

· 示例：=VLOOKUP("A001",A1:C100,3,0) 在A列找"A001"，返回同行的第3列内容（0表示精确匹配）。

函数按功能可分类

一、 数学与统计函数（基础计算）

· 求和与平均：

SUM（求和）、

AVERAGE（求平均值）。

· 最值与计数：

MAX/MIN（求最大/最小值）、

COUNT（统计数字单元格个数）、

COUNTA（统计非空单元格个数）。

· 条件统计与求和：

COUNTIF/COUNTIFS（条件计数）、

SUMIF/SUMIFS（条件求和）、

AVERAGEIF（条件求平均）。

· 数值处理：

ROUND/ROUNDUP/ROUNDDOWN（四舍五入/向上/向下取整）、

INT（向下取整为整数）。

二、 逻辑判断函数（条件与错误处理）

· 条件判断：

IF（单条件判断）、

IFS（多条件判断，替代多层IF嵌套）。

· 逻辑运算：

AND（逻辑与，所有条件为真时返回真）、

OR（逻辑或，任一条件为真时返回真）、

NOT（逻辑非）。

· 错误处理：

IFERROR（捕获公式错误并返回指定值，避免报错显示）。

三、 查找与引用函数（数据匹配与提取）

· 垂直查找：

VLOOKUP（垂直查找，按首列查找并返回对应列的值）。

· 水平查找：

HLOOKUP（水平查找，按首行查找并返回对应行的值）。

· 万能查找：

XLOOKUP（现代查找函数，支持双向查找、反向查找，比VLOOKUP更灵活）。

· 组合查找：

INDEX + MATCH（组合查找，支持向左查找、多条件查找，比VLOOKUP更灵活）。

· 行列引用：

INDEX（返回指定行列交叉处的值）、

MATCH（返回指定值在区域中的相对位置）。

四、 文本处理函数（数据清洗与拼接）

· 文本截取：

LEFT（从左截取指定字符）、

RIGHT（从右截取指定字符）、

MID（从中间指定位置截取字符）。

· 文本查找：

FIND/SEARCH（查找字符在文本中的位置，FIND区分大小写，SEARCH不区分）。

· 文本拼接：

CONCAT/CONCATENATE（直接拼接文本）、

TEXTJOIN（带分隔符拼接文本，可忽略空单元格）。

· 文本处理：

LEN（统计文本字符长度）、

TRIM（去除文本首尾及中间多余空格）、

TEXT（按指定格式将数值/日期转换为文本）、

SUBSTITUTE（替换指定文本）。

五、 日期与时间函数（时间计算与提取）

· 获取当前时间：

TODAY（返回当前日期）、

NOW（返回当前日期和时间）。

· 日期计算：

DATEDIF（计算两个日期之间的差值，如年、月、日）、

EDATE（按月份推移日期）、

EOMONTH（获取某月最后一天）、

NETWORKDAYS（计算两个日期之间的工作日天数）、

WORKDAY（推算N个工作日后的日期）。

· 日期提取与转换：

YEAR/MONTH/DAY（提取日期中的年、月、日）、

WEEKDAY（返回日期对应的星期序号）、

DATE（将年、月、日拼接为日期）、

DATEVALUE（将文本日期转换为标准日期）。

六、 财务函数（财务与投资计算）

· 常见函数：

NPV（净现值）、

IRR（内部收益率）、

PMT（等额分期付款）、

FV（未来值）等，主要用于财务建模和资金流计算。

七、 工程函数（进制与复数计算）

· 进制转换：

BIN2DEC（二进制转十进制）、

DEC2BIN（十进制转二进制）、

HEX2DEC（十六进制转十进制）等。

· 复数计算：

IMABS（复数绝对值）、

IMSUM（复数求和）等，主要用于工程与数学计算。

注：以上分类为WPS表格常见函数的通用分类，部分函数（如XLOOKUP、TEXTJOIN）为WPS新版或兼容Excel的较新函数，功能更为强大。

自2002年雷军决定推倒WPS全部代码进行重写，历时三年，完全重构的WPS Office终于面世，为WPS Office 2005。

（WPS Office 2005 For Linux启动界面）

WPS和Office的核心联系

WPS的文字、表格、演示，对应Office的Word、Excel、PPT，覆盖90%以上日常办公场景：写文案、做台账、做汇报PPT、编辑PDF、简单数据统计等，两者都能完美实现。

WPS可以直接打开、编辑、保存Office的.docx/.xlsx/.pptx格式文件，保存后的文件用Office打开，基础格式不会错乱，日常传阅、对接完全没问题。

Office（Microsoft365）：专业级办公天花板

•完美支持VBA宏、PowerQuery、PowerPivot等高级数据处理功能，是财务、数据分析、科研、企业办公刚需

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