公文AI使用规范该立哪几条?从审批到留痕的 6 道硬杠

9 月 20 日，澎湃新闻"浦东保密"专栏登了《机关、单位工作人员信息设备办公保密纪律"十禁止"》。十条里，第 5 条整条留给了人工智能：涉密系统禁止安装人工智能应用；政务外网系统要装，需经主管部门审批后规范安装。

我留意的是后半句。它没停在"不准用"，而是把动作排了序——先审批，后安装。

再看一些单位自己写的那份规范，常见的样子是一句话："严禁上传涉密文件"。这话没错。但谁批、装在哪、批完留什么、稿子谁签字，一个字没有。经办人看完，该问的还得问。

更麻烦的是责任怎么分。规范只写"严禁"，等于把判断权留在经办人手上——用不用、脱不脱、脱到什么程度算脱干净，全凭个人拿主意。判断权在个人，风险也就跟着落在个人。我见过一份，全文 800 字，没有一处出现具体岗位名字。

遇到这种文件，我一般会把里面能核实的事实点先拉成一张清单，再回头对着本单位规范逐条比。对着清单比对着条文空想快，也容易看出规范里到底缺了哪一条：https://www.ailv.run/cn/gongwen

先写清两件事：什么不能进，在哪跑

边界其实早写在法规里。《中华人民共和国保守国家秘密法》第三十一条第（三）项规定，任何组织和个人不得"使用非涉密信息系统、非涉密信息设备存储或者处理国家秘密"。这是底线，不是全部。

浦东"十禁止"第 4 条把范围铺开了一层：非密政务平台、微信、网盘、电子邮箱，都不得存储、处理、传输国家秘密、工作秘密和敏感信息。第 5 条再补一句——涉密系统禁装 AI 应用。

规范里如果只写"涉密"两个字，落地时一定卡壳。一份内部调研稿，算不算"敏感信息"？比较省事的写法是拆三档：国家秘密，绝不进任何 AI；工作秘密和未公开的敏感信息，绝不进公共工具；已经公开发布的信息，可以用。三档摆出来，经办人对着判断就行，不必每次去请示。

工具这一层，浦东给的是两条硬约束（涉密系统禁装、政务外网装需审批）。内网化的样本也有。蚌埠市龙子湖区人民政府在政协建议答复里披露，本地内部办公平台全区注册 2948 人，内置公文处理等 12 项政务专属功能，通过等保三级认证，并写明"严禁录入涉密资料与群众敏感信息"。

私有化方向可以看广东省政务和数据局发布的湾擎政务智能，发布稿称实现信创环境私有化全栈适配，落到"数据不出域、行为可审计、权限可管控、风险可处置"。这是厂商的发布稿，我只当事实陈述看，不做优劣评判。

说句公道话，效率那边的账也真实。深圳市龙岗区政务和数据局 2026 年上半年工作总结披露，本地化部署 AI 大模型 33 个，累计调用超 6000 万次；韩国行政安全部推进行政改革时给的理由更直白——公务员日均 76 分钟耗在格式调整这类无效编辑上。规范要管的是边界，不是把工具锁起来。

不过有个区分得写进规范：私有化回答的是"数据去哪儿"，回答不了"内容写得对不对"。两件事，别混成一句。

再写清两件事：谁批的，喂之前脱到什么程度

安顺经济技术开发区官网 8 月 21 日那篇《警惕 AI 泄密：严守保密红线》，是目前能查到的、写得最像模板的一段公开稿：严格执行"先审批、后使用"制度，机关、单位如需运用 AI 工具开展工作，必须提前向保密部门报备，经审核同意后方可使用，严禁私自违规使用各类 AI 工具处理公务。

照抄可以，但得把三个要素补齐：报备对象写谁（保密工作负责人，还是保密管理部门）、审批用什么表单、审批件存在哪儿。少一样，"先审批后使用"就会退回成一句"我问过领导了"。

脱敏这一段最容易写含糊。同一份公开稿给的口径是：确需借助公共 AI 工具处理非涉密内部工作信息时，必须提前对内容进行全方位脱敏，确保输出、输入信息无任何可溯源、可识别的内部敏感要素。

后头还得跟一句反向提醒。黔东南州投资促进局在国家网络安全宣传周的科普里写明"不存在'简单脱敏'的捷径，内网设备禁用外网 AI 工具"。这句不写进去，一线很容易把"改几个字就没事"当成授权。

为什么会这样？因为两类风险的可挽回程度不一样。审批做错，稿子还没出门，拦得住；脱敏做错，材料已经进了别人的服务器，收不回来。所以审批设一道就够，脱敏得设两道——一道是"要不要用外部工具"，一道是"脱到什么程度才准喂"。

最后两件事：留什么痕，谁签字复核

留痕这件事，深圳政府在线 2026 年 3 月 5 日发布的那份市审计局答复讲得最具体：单位应对核心数据实行全生命周期加密管理，并建立信息追溯机制，保证提示词输入、模型思考、最终输出等全过程留痕，便于监督和追责。人民日报客户端的同题文章《当心泄密！机关单位能不能用 AI 起草公文？》，口径与此一致。

在六道杠里，留痕是落地最难的一道。它靠的不是自觉，是系统：要么工具自己留日志，要么流程上强制走审批单。光在规范里写一句"应当留痕"，等于没写——出了事，谁也拿不出记录。

责任归属可以借浦东文末那半句：信息设备、存储介质、网络账号实行"谁使用、谁负责，谁管理、谁担责"。

复核是另一条链。同一份答复的第二条讲内部管理：健全公文审核机制，注意对数据和内容的审核；开展系统性培训。落到规范里，得写清三样——复核人是谁、核哪几项（数据、事实、文号与职务）、签字签在哪儿。我个人的看法是，"复核"最好单独设岗，不能由起草人自己签。自己核自己，等于没核。

处置闭环也别漏。安顺那份公开稿写得硬：一旦发现因 AI 使用不当造成泄露，应立刻停止当前所有 AI 操作，第一时间向本单位保密工作负责人、保密管理部门如实上报情况，不得私自删除操作记录、隐瞒泄密事实。

六道杠一张表

用表的方法没什么技巧：把本单位那份规范调出来，逐行打勾。缺的几条补在原文里，不必另起一份文件——制度最怕的就是新文件覆盖旧文件，旧问题原样保留。

复核这一环上有哪些动作可以放？人工交叉审、单位自己的内审、查重系统，这三类是主体，谁都能用；也有一些单位会把公文专项体检放进来，先把数据、文号、人名职务、会议表述这些事实点拉成待核清单，再逐项签。前提要说清楚：素材得先脱敏，不把内部原文往外部工具里送，检测的对象只能是可公开的文本；清单本身也只是待核项，不是审核结论，最终以本单位审核签发为准。

顺带把法规底座补一句。《网络数据安全管理条例》第十九条已经写到行政法规层面：提供生成式人工智能服务的网络数据处理者，应当加强对训练数据和训练数据处理活动的安全管理，采取有效措施防范和处置网络数据安全风险（国务院令第 790 号，2024 年 9 月 24 日公布，2025 年 1 月 1 日起施行）。国家秘密这一层，还是回到《保守国家秘密法》第三十一条第（三）项。

回到开头那六个字——"审批后规范安装"。它其实只做了一件事：把"谁来决定这件事可以做"写清楚了。一份规范能不能用，很多时候就看这一点有没有写。至于写完贴在哪，我想，贴在经办人每天要点开的那一屏，比贴在文件柜里强。