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香港报销收据:纸本和PDF怎样保存
准备报销、交账资料，先分清收到的是纸本收据，还是原生PDF／电子附件。纸本制作完整、清晰的影像；原生电子文件不必先打印再扫描。两条路线都要回到电子保存条件，不能只看文件有没有上传。
提交方式先按公司的报销规则；本文处理的是资料日后怎样保存和取阅。整理完，可让接收同事按公司指定的路径找回并打开一份完整文件，再用文末交接卡记录位置、来源和结果。
先看三个条件，再谈电子归档
香港税务局接受符合条件的电子业务记录。其电子记录说明书PAM60引用《电子交易条例》第8条，列出三个保存条件：
1. 日后仍能取阅，并可用于查考。
2. 保留原来生成、发出或接收的格式，或使用能证明准确反映原资料的格式。
3. 保留能识别来源、目的地，以及发出或接收日期与时间的相关信息。
例如，扫描件清晰，但公司后来无法按归档路径取回，仍不能仅凭“扫描清楚”认定满足全部条件。转换格式时若丢了重要内容或来源信息，也要回头补齐。
税务局另建议确保完整性、显示清晰可读、能按适用格式提交或展示，并由机构内的责任人执行或监督转换、保存及纸本处置。责任人的监督是税务局的实务建议；下面的交接卡则是我据此整理的操作建议，并非官方表格。
收到纸本和PDF，走两条路
原本是纸本：制作完整、清晰的影像，逐页对照原件，检查有无裁掉资料、漏页或反光遮字。扫描保存是PAM60讨论的影像方式；影像清楚仍须连同取阅、准确再现及相关来源信息一起核对。
原本是电子文件：PAM60说明不必先打印再扫描。建议直接保存原PDF、附件或电子文件，并保留相关电邮、发件人、收件人及发出或接收时间等来源资料；只截一张屏幕图，可能丢掉这些内容。
两条路都回到前述三个保存条件。本文只讨论仍在经营的香港公司的普通报销记录；特殊法律文件、公司解散后的保存安排须另核。
符合PAM60所述安排时，转换前无须向税务局申请。这不是税务局认证某款扫描工具、App或文件库。
下次交账，带上这张卡
把下面内容复制到你们现有的交接表，每个归档批次填一次；换人或迁移文件库时再抽查一次。接收人应是公司指定、有相应权限的同事，无须向所有人开放。
电子收据交接卡｜作者整理建议
批次与位置：________；公司指定文件库路径／检索编号：________。
文件与来源：纸本影像／原生电子文件；完整性核对结果：________；来源、目的地及发出或接收日期时间的相关资料保存位置：________。
接收与取阅：接收人：________；用公司指定账号找回并打开文件的测试日期、结果：________。
保管与未决：责任人及备份位置：________；未补文件／读取失败／需另核原件的事项、跟进人：________。
最有用的一步，是让接收人亲自打开一份文件，而不只签“已收到”。税务局较早的记账指南建议为电脑资料备份并安全保存；抽样取阅和备份恢复测试是作者建议，不是法例指定的测试频率。某份文件打不开，就记录缺口并找责任人处理，不要把整个批次写成“已核对”。
归档完成，也别顺手删纸
税务局允许符合条件的原件影像作税务保存的替代方式，但这张交接卡只检查交接，不能单独作为销毁批准。处置纸本前，仍须核对电子转换和保管是否满足要求，由责任人执行或监督，并另查文件涉及的其他法规、合同、保养或争议是否需要原件；有未决事项，先保留原件再核。
《税务条例》第51C条的一般保存期，是相关交易、行为或营运完成后不少于7年，不从拍照日重新起算。保存得完整，也不等于支出必然可扣税，扣除资格须另作税务判断。
这张卡适合留在每次交账和换人时重复使用：收据放在哪里、谁接手、公司以后还能不能取阅。
公开来源
资料核验截至2026年10月10日。电子保存依据PAM60(e) May2024；较早Guide August1995仍写保留来源文件，PAM60则专门解释符合条件的影像替代，本文以专项说明处理电子保存问题。
IRD｜Admissibility of Business Records Kept in Electronic Form for Tax Purposes（PAM60(e)，May2024；PDF2–3，第4–8段）
https://www.ird.gov.hk/eng/pdf/pam60e.pdf
IRD｜Record Keeping（第1、2、4、6项，2026-10-10读取）
https://www.ird.gov.hk/eng/tax/bus_rke.htm
IRD｜A Guide to Keeping Business Records（August1995；PDF6/10/18–19，正文2/6/14–15）
https://www.ird.gov.hk/eng/pdf/51c_pam.pdf
IRD｜BIR51 Notes（G：税务调整，2026-10-10读取）
https://www.ird.gov.hk/eng/tax/bir51e_notes.htm