截图和 PDF,AI 怎么读成一张表

四十七张发票，手机拍的、PDF 的、微信里存的，要一张张录进 Excel，手录两个多小时。丢给 AI，半小时能出一张表。

但直接丢进去，十有八九要返工：行串了，金额少一位，合计对不上。

这半年做这类活，我的喂法基本固定，照着做，第一次就能交。

它读到了什么，没读到什么

字能选中的 PDF 最省事，AI 抽出来就是原文。

扫描件和照片不一样，它当图片看。模型的做法是把图切成小块，逐块认字，再按位置把字拼回表格。它没有真正的表格结构，拼的时候靠位置猜。所以并排两张单据、跨页的表格、合并单元格，是错得最多的地方。

识别率跟三件事有关：光匀不匀、四个角在不在、拍得正不正。反光、歪拍、缺角，错字都从这儿来。

聊天记录别用截图，导出文本，或者多选合并转发，上下文才在。

文件怎么传：PDF 直接传，别转成图片；微信里的图先存到相册再选；一次十张左右，多了分两批。传完先让它复述一遍「收到几张、都是什么」，对不上就重传。

表头先定死

别让它定列名。先自己写，五到八列，写在纸上都行。

我常用这六列：日期｜对方｜金额｜税额｜用途｜备注。

三条规矩写进提示词：不许加列，不许合并单元格，看不清的格子写「看不清」，不要猜。

列一多，它就开始自己发明；合并单元格一出现，导入 Excel 准乱。

提示词

这段可以直接复制：

我会发给你一批单据，都是同一类，按这个表头做成一张表：日期｜对方｜金额｜税额｜用途｜备注。

1 一张单据一行，按我发的顺序排。

2 看不清的格子写「看不清」，不要猜。

3 金额只写数字，不带「元」，保留两位小数。

4 不加表头以外的列，不合并单元格。

5 每行开头标上文件名或序号。

6 最后单独写一段：一共几张，金额加总多少。

先别输出 CSV，等我看过再说。

拿到表先做四件事

数行。发了几张，表里几行。差一张就找，靠每行开头的序号对，别靠眼睛扫。

自己加一遍。用计算器，别信它的合计。差一分也回去查。

抽查三张：最模糊的那张、金额最大的那张、日期跨月的那张。

数「看不清」有几格。超过三格就回去补拍，别硬填。

它最常错的四个地方

并排的两张单据会串行，把右边的金额接到左边。裁开再发。

3 看成 8，0 看成 O，小数点丢一位。金额列要两位小数，就是为了让这种错露出来。

同一张图识别两次。要求每行标序号，重复的那行一眼能看见。

合计是它编的。这不是认错字，是它在算数上偷懒，加总一定自己来。

换材料，表头跟着换

合同：条款号｜原文摘录｜风险点｜我的处理。

会议录音：时间点｜谁说的｜原话｜待办。

名单或简历：姓名｜电话｜来源｜备注。

表头三到五列，空的地方一眼能看出，就够了。

有三种材料，别硬喂

手写的小票和收据，字迹连人都不一定认得，它只会猜，而且猜得很像真的。

盖了章、被印章压住数字的单据，压住的那几位它看不见，也会编一个数出来。

跨页的表格，它读不出「上一页还有」，第二页会当新表开始。

这三种，要么补拍清楚，要么老实手录。省下的时间不够返工的。

最后

一次别超过二十张。超了分批，每批用同一个表头，最后把几批拼起来再排序。一口气发五十张，它会在中间丢行，而且丢得没有规律。

导出的时候选 CSV，别选 xlsx，CSV 在 Excel 里打开不乱码。

AI 做表，快的是录入，慢的是核对。核对省不掉，但四十七张从两个多钟头压到半小时，还是划算。