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Excel 汇总太慢?用AI做表的3个步骤和15条指令
上个月行政问我一个问题。她每周一要把 6 个门店的销售表合成一张，手动复制到另一个文件里。这事她做了两个月，每周一上午都搭进去。
我跟她说，这不是手动做的事情。
一天下午她过来找我，说刚发现两个月前的某周复制漏了 43 行，报表数字一直是错的，领导还拿那份数开过一次会。她当时脸都白了。
那是她问我这个问题的真正原因。
她之前为了这个学过三个月的数据透视。现在这一步，AI 能把大部分省掉。
做表难的地方一般就两个。不知道该用什么功能，或者知道要用，公式写不出来，一改就报错。
这两件事 AI 都能替你做。不用懂代码。
下面 3 步。每步配几条可以直接抄的指令。
大部分人上来就问，帮我做个销售汇总表。
AI 会回一堆听起来没错、你却没法用的内容。因为它不知道你的表长什么样。
问之前把三件事写出来。有哪些列，数据在哪张表，你要算什么。
1、我的 Excel 有这几列：日期、门店、销售额、成本。第一行是表头，数据在 Sheet1。请写一个 SUMIFS 公式，统计 6 月各门店的销售额合计。
2、我要按门店汇总销售额和成本，请给出数据透视表的具体操作步骤，从点击哪里开始说。
3、两个表都有订单号这一列，请以订单号为准，把表二的成本匹配到表一，给出 XLOOKUP 的完整公式。
4、我的日期列是文本格式，没法按月筛选，请给出转成日期格式的方法，不要改动原数据。
5、这个公式报错了，我把公式原样贴给你，请指出错在哪，并给一版改好的。
第 5 条我用得最多。报错不用自己找，把公式丢过去就行。
知道要用什么功能，但写不出来的情况其实更多。这时候别猜，把你要的结果描述清楚，让它写。
6、我要统计每个销售员的成交数量和总金额，数据范围是 A2 到 D500，请给出公式。
7、请把这个公式改成可以向下填充的写法，行号不要写死。
8、我要按销售额排名，金额相同不并列，请给出公式。
9、请把 B 列手机号中间四位换成星号，给出公式或者操作步骤。
10、请给我一个从身份证号提取出生日期的公式，并说明这个公式怎么读。
第 10 条是关键。AI 写的复杂公式你看不懂没关系，让它解释一遍。看懂了下次就能自己改，不用每次都问。
我自己是这么过来的。以前看见长公式就跳过，现在会先看它每一段在干什么。
公式报错、两个数字对不上、格式乱，这些是做表最耗时间的地方。也是最容易印发面走向焦虑的地方。
11、这两个数对不上，差额是 3278，请列出可能的原因，按可能性从高到低排。
12、请把这段 VBA 改成能在 Excel 2016 运行的版本，并说明改了哪里。
13、我要把 12 个月的报表合并成一张总表，每行前面标出来来源月份，请给出操作步骤。
14、请把这张表里的负数标红，超过目标的标绿，给出条件格式的步骤。
15、我要在 C 列做下拉菜单，选项在 Sheet2 的 A 列，请给出设置步骤。
最后这条是行政后来自己问出来的。她说做完之后，同事填错格式的事少了一大半。
行政最开始不信 AI 能写公式。她觉得自己这么多年学的 Excel 白学了。
我跟她说，你学的是知道要算什么。AI 替你做的是把它写出来。这两件事不是一回事。
后来她自己改了两个选项：每次让 AI 解释公式怎么读，输出不匹配就贴一行数据让它改。用了三周，她说现在她自己也能改大部分公式了。
这 15 条不用背。存下来，用的时候改两个词就行。
会用 AI 的人和不会用的人，差距不在谁学 Excel 学得久，在谁愿意把重复的事情交给工具。
重复的事情少做一次，你就有多一点时间做别的。
行政现在周一上午只花十分钟核对，剩下的时间她拿去学了别的东西。同样是混工资，一个人停留在复制粘贴，另一个人已经跑出去了。
当然 AI 也会写错。它给的公式你最好自己验一遍，拿一行数据手算对得上再用。我不信它，我信我自己的验算。
用过的回一句，我看看有多少人真的在用。
在后台回复指令，我把这 15 条做成一张长图，存手机里随时能用。
· 完 ·
