2小时,我把采购部8张Excel做成了一套AI系统,数据终于不用人工统计了!

简道云老赵——简道云旗下的数字化解决方案研究专家，专为中小企业量身打造高性价比的数字化转型路径！

文中涉及到的所有系统都做成了模板，文末戳【阅读原文】自取即可！

很多企业的采购部，每天都在填表、改表、催审批、对供应商，但老板真正想看数据时，却没人能马上说清楚。

我最近看到一个采购部，桌面上长期放着8张Excel：采购申请表、供应商档案表、询价比价表、采购订单表、到货记录表、付款计划表、履约评价表、投诉反馈表。

8张表各自记录不同信息，却没有统一的数据关系。

问题不是表格不够用，而是数据没有真正串起来。

所以这次，我花了2小时，搭了一套采购AI系统，把原来分散的8张Excel整合起来，让采购申请、供应商、订单、履约和投诉数据统一管理。

第一步，先把原来的8张Excel整理成系统表单。

我没有简单地把Excel原样搬到线上，而是按照采购业务的实际用途，重新梳理字段和数据关系。

主要整理成五类核心表单：

01 采购申请表

记录申请部门、申请人、采购物品、规格型号、数量、预计单价、期望到货日期、预算归属和用途说明。

其中，数量、单价采用数字字段，预计总金额通过公式自动计算，减少人工核算。

02 供应商档案表

记录供应商名称、统一社会信用代码、联系人、合作品类、资质文件、准入状态和风险等级。

这里最重要的是统一供应商信息。

每家供应商建立唯一档案，避免不同人员填写名称时出现口径不一致。

03 采购记录表

记录采购编号、关联申请、关联供应商、采购品类、数量、单价、总金额、预计交期和采购负责人。

采购记录直接关联采购申请和供应商档案，不需要采购员重复填写已有信息。

04 履约记录表

记录实际到货日期、实际到货数量、是否延期、质量是否合格、异常说明和处理结果。

05 投诉反馈表

记录投诉类型、责任供应商、关联采购订单、处理人、处理状态和整改结果。

原来的到货记录、付款计划、履约评价等信息，也按照实际管理需求整合进相应表单和业务环节。

通过简道云的关联表单，可以让采购记录、履约记录和投诉反馈关联到同一供应商档案。

这样，供应商不再只是一个名称，而是能够沉淀采购金额、交付表现和投诉记录的完整业务档案。

表单建好后，第二步就是把原来依靠微信、邮件和线下签字的审批流程搬到系统里。

我按照实际采购顺序，设置了以下流程：采购申请 → 部门审批 → 采购执行 → 到货确认 → 履约评价 → 投诉处理。

具体配置分为三个环节。

01 设置审批条件

采购申请提交后，自动进入部门负责人审批。

如果预计采购金额小于5000元，部门负责人审批通过后，直接流转至采购部；如果超过5000元，则增加总经理审批节点。

审批不通过时，申请单退回申请人修改，避免未经审批的采购直接进入执行环节。

02 设置数据关联

采购申请审批通过后，采购人员创建采购记录，关联原始申请单。

采购记录关联供应商档案，到货记录关联采购订单，履约评价和投诉反馈则关联供应商及对应采购记录。

这样，一笔采购从申请到交付的过程就能完整追溯。

03 设置节点提醒

采购申请待审批时，提醒对应负责人处理；订单临近交期时，提醒采购人员跟进；实际到货数量与采购数量不一致，或出现延期、质量异常时，及时反馈给相关负责人。

通过简道云搭建采购审批和异常处理流程，可以将申请、审批、订单执行、到货确认等环节串联起来，让每个节点都有负责人、有处理状态、有结果记录，减少人工催办和信息遗漏。

前面的表单和流程解决了数据分散的问题，第三步，我加入了AI辅助能力，让采购人员不只是能查数据，还能更快地整理和分析数据。

这里主要用到三个场景。

01 自动提取采购需求

员工提交采购申请时，经常会在需求说明里写一大段文字。

AI可以辅助提取采购品类、规格型号、采购数量和紧急程度，将非结构化的需求整理成便于采购人员处理的信息，减少二次整理工作。

02 辅助推荐供应商

采购人员选择供应商时，不能只看报价高低，还要考虑历史履约表现。

我将供应商档案、历史采购记录、履约评价和投诉反馈结合起来，让AI辅助整理供应商的合作情况。

例如，同一品类下，A供应商报价较低，但近期多次延期；B供应商报价略高，却一直按时交付，投诉也比较少。

AI可以将这些信息提炼出来，供采购人员对比参考，而不是每次都要翻阅多张历史表格。

03 识别供应商风险

如果某家供应商近期投诉次数增加，或者连续出现交付延期，系统可以结合历史记录进行风险提示。

还可以结合工商、司法等外部公开信息，辅助识别供应商经营风险。

需要注意的是，AI提供的是信息整理和风险参考，最终的供应商选择、准入和采购决策，仍然需要采购人员审核判断。

最后一步，把前面沉淀的数据整理成管理者真正关心的指标。

我没有堆砌复杂图表，而是围绕采购管理中的高频问题，设置了几个核心模块。

01 采购概况

展示本月采购申请数量、本月采购金额、待审批金额、各部门采购金额等指标。

管理者可以快速了解当前采购规模，以及资金主要流向哪些部门和品类。

02 供应商分析

展示供应商采购金额排名、合作次数、延期订单数量、履约评价和投诉次数。

采购负责人可以根据历史数据，识别采购金额较大、交付不稳定或投诉较多的供应商。

03 异常订单

集中展示待处理订单、延期订单、到货数量异常、质量问题和待整改投诉。

采购负责人不用逐张翻阅订单，就能找到当前需要优先处理的事项。

通过简道云的数据管理和仪表盘功能，可以将采购申请、订单执行、供应商履约等数据汇总展示，让管理者随时掌握采购进度和异常情况，而不是等到月底再让员工手动做统计报表。

这套系统真正跑起来后，变化主要体现在三个方面。

01 减少重复录入

以前采购申请、采购订单、到货记录分散在不同Excel里，同一条信息需要反复填写。

现在通过表单关联，申请信息可以带入采购记录，到货和履约数据也能关联对应订单，减少重复录入和人工核对。

02 提高数据统计效率

以前老板想看采购金额、供应商排名、延期情况，采购部需要临时合并多张Excel。

现在数据在业务发生时就已经沉淀，采购金额、订单数量、供应商表现等指标可以随时汇总，不必等到月底集中整理。

03 让供应商管理有据可查

以前评价供应商，更多依赖采购人员的个人印象。

现在采购金额、交付表现、延期记录、投诉情况都有数据支撑。

后续询价、比价和供应商准入时，都能有更完整的历史信息作为参考。

这套系统的基础版本，2小时就能搭建完成。

后续还可以根据企业实际需求，继续扩展合同、发票、预算控制等模块。

采购数字化不一定要从大项目开始。

先把分散的表格整合起来，把关键流程串起来，让数据自动沉淀，采购管理就能少一些重复劳动，多一些真正有用的决策依据。

——The  End——

👇点击【阅读原文】，免费体验文中同款系统