以案释法|企业部署AI管理员工,如何避免“工具越权”

企业在引入AI管理工具之前，应完成哪些法律合规准备工作？

如何避免因准备不足而导致后续的管理行为被认定为违法？

越来越多的企业开始引入AI管理工具，用于考勤、绩效评估、行为监控、客户识别等场景。AI系统凭借高效、标准化的优势，逐步被视为提升管理效率的重要手段。然而，如果企业在引入AI工具时，存在“技术先行、制度滞后”，可能产生一系列法律风险。

企业引入AI管理工具，不能简单地将“技术系统”直接等同于“管理制度”。AI工具是管理手段的辅助，其对员工行为的识别和评价结果，若要作为奖惩甚至解除劳动合同的依据，须具备以下前提：

1. 制度依据：AI管理工具的识别规则已转化为合法有效的规章制度内容，并依法履行民主公示程序；

2. 事先告知：员工书面确认知悉AI系统的存在、识别逻辑、数据用途及对自身权益的影响；

3. 人工复核：建立“AI识别+人工审核”机制，AI结果不直接作为处罚唯一的依据；

4. 程序正当：设置异常数据的沟通、核实与申诉流程，保障员工的程序权利；

5. 责任区分：明确员工本人行为与第三方行为、系统技术缺陷的界限。

1. “AI识别规则”属于“劳动规章制度”范畴

根据《中华人民共和国劳动合同法》，用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，涉及劳动报酬、工作时间、劳动纪律等直接涉及劳动者切身利益的事项，应当经过民主程序并公示或告知劳动者。

AI管理工具所依据的基础识别规则（如“什么是有效数据”“什么是虚假信息”“什么是异常考勤”等），直接关系到员工的绩效评定、奖金发放、违纪认定，属于直接涉及劳动者切身利益的事项。因此，这些规则必须：内容合理、明确；履行民主程序（征求工会或职工代表意见）；向员工公示或告知。若企业未将AI识别规则制度化、透明化，则这些规则对员工不具有约束力，直接据此对员工作出不利处分，存在较大风险。

2. 员工知情权与算法透明性的要求

在劳动关系中，企业通过AI系统对员工进行评价并作出解雇、降薪等决定，属于典型的自动化决策，需向员工说明AI系统的存在、数据采集范围、识别逻辑、结果用途；在员工提出质疑时，提供合理的解释。

3. 人工复核与程序正当性的法律要求

司法实践普遍认为，用人单位在对员工作出解除劳动合同等最严厉处分前，应当履行必要的程序，包括：调查核实、听取员工陈述、给予申辩机会等。

AI系统的识别结果属于管理过程中的线索或初步证据，而非最终结论。企业不能以“AI已经判断”为由跳过人工复核和沟通程序。否则，可能违反程序正当原则，亦可能无法满足“严重违纪”的证明标准。

4. 技术系统缺陷的责任归属

AI系统可能存在识别误差、逻辑偏差、数据错误等技术缺陷。当这些缺陷导致对员工的不利评价或奖金误发时，责任最终需由企业（系统使用者）承担。理由在于企业有义务选择和维护合理的AI系统；有能力设定识别标准和复核阈值；员工无法控制或修正系统缺陷等。

企业在引入AI管理工具之前，建议依据实际情况完成以下准备工作：

建议一：制定或修订规章制度，将AI规则制度化，履行民主程序并公示告知

①　在员工手册或制度中增加专门章节，明确公司在哪些管理环节使用AI系统（如考勤、绩效、行为监控等）；

②　清晰定义AI识别/评价的标准；

③　说明AI结果在考核、奖惩、薪酬中的权重（如作为参考、主要依据或唯一依据）；  

④　规定员工对AI结果有质疑权和申诉权。

建议二：技术上线前完成员工书面告知与培训

①　告知内容包含：  AI系统的基本功能、数据采集方式、识别逻辑；AI结果对员工考核、奖金、晋升、纪律处分的影响；员工如何查询自己的AI数据、如何提出异议、如何申诉；

②　若AI系统升级、识别规则变更，应重新告知员工，不得“默认同意”。

建议三：建立“AI识别+人工复核”的双层机制

①　设定触发人工复核的阈值（如AI识别为“不合格”或“异常”的数据须经过人工审核）；  

②　由直线管理者对AI异常进行逐条核查（可抽样，但对涉及处分的须全量核查）；  

③　所有复核记录留存备查（至少保存至劳动争议时效届满）。

建议四：设置异常数据的沟通与申诉通道

当AI识别出员工存在“异常”行为时，以书面形式告知员工具体情况，给予员工合理的解释和准备期限，将员工的解释记录在案，作为最终处置的参考。

建议五：明确岗位职责、责任边界，区分员工行为与第三方/系统问题

①　若AI数据来源于第三方（如外包人员、合作方），制度中应明确员工对该第三方行为的监督权限和注意义务范围；  

②　员工无控制权限的第三方数据，不能直接认定为员工违纪；若确需追究员工“监督不力”，应提前在制度中规定具体的监督义务和标准。

建议六：引入AI前的法律风险评估

对AI系统的合规性进行评估，重点关注：数据来源合法性、识别规则合理性、员工权益影响；完成法律风险评估或PIA（Privacy Impact Assessment），如涉及供应商等第三方，合同中亦应约定责任条款。

侯宇

上海致格律师事务所 合伙人

Heddy.hou@zingerlaw.com

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