AI微课堂第六期——告别Excel加班!WPS AI让高校师生效率飙升的使用秘籍

一、前置准备：三步上手，打好基础

场景一：

WPSAI（EXCEL）一键生成AI函数公式结果

痛点：身份证提取年龄、学号提取班级……这些复杂的 Excel 函数（如 MID, DATEDIF）不仅难写，还容易出错。

AI 解法：现在，你只需要把需求“说”出来，AI 就能自动生成公式！甚至可以利用网络上流行的“提示词技巧”，让 AI 直接帮你处理更复杂的逻辑判断。

步骤一：

唤起AI，打开我们需要操作的EXCEL文档，选中表格区域中要填入公式的单元格。

步骤二：

点开顶部菜单栏的【WPS AI】，选择【AI写公式】。

步骤三：

将你的需求直接文字描述在对话框里(例如：根据身份证信息计算出截止今天的年龄)。

进阶提示词技巧： 不要只说“算年龄”，试着说：“根据身份证号计算截止今天的年龄，保留整数。”指令越清晰，AI 给出的结果越精准！点击生成:

步骤四：生成结果

AI直接在目标格形成所需要的函数公式并显示结果

场景二：

WPSAI（EXCEL）图片转EXCEL（以手机版WPSAI为例）

痛点： 老旧的纸质档案、手写的签到表，录入电子档简直是噩梦

AI 解法： 手机拍一张照片，纸质表格秒变可编辑的Excel！这不仅是办公神器，更是学术研究中处理历史数据的利器。

步骤一：

点开手机版WPS—-点击表格

步骤二：

点击图片转表格

步骤三：

拍摄要转换表格的纸质文件，完成页面裁剪之后，点击开始转换

步骤四：

AI生成转换后的的表格，检查修改后点击导出表格，便可直接使用。

场景三：

WPSAI（EXCEL）成绩分析—— 教师的“全能助教”

针对大学教学最常用的成绩统计、排名计算、加权总分、可视化图表四大场景，分步骤详解操作，全程对话式指令，新手也能快速上手。

日常应用1：AI数据问答，一键完成基础成绩统计（教师首选）

适用场景：计算各科平均分、班级总分平均分、最高分、最低分、挂科人数、及格率等核心学情数据，替代手动输入AVERAGE、SUM、RANK等函数。

步骤1：整理基础数据表

提前在WPS Excel中录入完整成绩数据，确保表头正确，数据无空白、无重复、格式统一（分数统一为数值格式，不要文本格式），方便AI精准识别分析。

步骤2：唤起AI表格助手

1. 打开已录入成绩的WPS Excel表格，选中需要分析的完整数据区域（包含表头），避免漏选数据导致分析出错。

2. 点击顶部菜单栏【WPS AI】，在下拉菜单中选择【AI表格助手】。

3. 右侧弹出AI表格助手对话框，点击对话框内的【AI数据问答】，进入指令输入界面。

步骤3：输入指令，一键计算成绩

在AI数据问答的指令框中，输入清晰明确的中文指令，无需专业术语，AI即可自动识别并计算，大学成绩分析常用指令参考。

常用指令模板：

计算高数、英语、专业课的单科平均分，保留2位小数

统计全班总成绩的平均分、最高分、最低分

筛选出单科成绩低于60分的学生名单，统计挂科人数

计算全班各科成绩及格率，按百分比展示

步骤4：查看并导出结果

输入指令后点击【发送】，AI会在10秒内完成计算，直接在对话框内展示精准结果，同时可点击【插入表格】，将统计结果自动生成新的工作表，方便后续整理成学情分析报告，全程不用手动写一个公式。

日常应用2：AI一键生成排名，快速梳理班级学情

适用场景：对学生总成绩、单科成绩进行班级排名，标注名次，直观掌握学生成绩梯度，无需手动用RANK函数排序。

1. 沿用上述AI数据问答界面，无需重新唤起助手；

2. 指令框输入：按照总成绩降序排名，生成班级名次列，插入到原表格右侧；

3. AI自动完成排名计算，同步在原成绩表新增名次列，数据实时联动，后续修改成绩，排名会自动更新，不用重复操作。

日常应用3：AI生成可视化图表，学情分析更直观

痛点： 传统的图表制作需要反复调整格式，费时费力。

适用场景：制作成绩柱状图、热力图、饼图、折线图等，用于教学汇报、学情公示、个人成绩复盘，替代手动选数据、调图表格式的繁琐步骤。

AI 解法： 告诉 AI 你想要什么图，它直接生成。结合网络上流行的“数据看板”概念，你可以尝试生成更高级的图表。

步骤1：切换AI数据分析功能

1. 选中完整成绩数据区域，点击顶部【WPS AI】-【AI数据分析】；

2. 右侧弹出AI数据分析对话框，界面更专注于图表生成与深度分析。

步骤2：输入图表指令，自动生成

根据分析需求输入指令，大学成绩分析常用图表指令：

1. 生成全班总成绩柱状图，标注姓名与分数

2. 制作各科成绩分布热力图，标记薄弱科目

3. 生成成绩分段饼图（60分以下、60-70、70-80、80-90、90以上）

4. 绘制平时成绩、期中成绩、期末成绩趋势折线图

步骤3：插入表格并微调

生成图表后，点击图表下方的【插入到表格】，图表将自动新建独立工作表存放，以避免遮挡原成绩数据。使用WPS AI的表格数据分析功能进行AI建表时，生成的图片由AI通过Python代码创建。这些图表在表格中目前无法手动修改和编辑。不过，我们可以借助WPS灵犀智能体进行表格数据分析，它不仅能快速生成图表，还能在表格内直接对生成的图表进行二次编辑和修改，以适配教学报告排版需求。

进阶优化：图表二次编辑+高效小技巧

1. 图表二次编辑方法

普通AI数据分析生成的图表暂不支持精细编辑，若需要调整图表细节，可使用WPS灵犀智能体：

1. 点击【WPS AI】-【灵犀智能体】，绑定当前成绩表格。

2. 通过灵犀生成的图表，可直接在表格内修改坐标轴、图例、颜色、尺寸，实现个性化调整，完美适配大学教学材料排版要求。

日常应用4：AI写公式，计算大学加权总成绩（核心刚需）

痛点： 大学成绩通常由平时(20%)+期中(20%)+期末(60%)组成，手动写公式容易算错权重，用AI一键生成更精准。

1. 点击成绩表中需要放置加权总分的空白单元格（比如G2单元格）。

2. 点击顶部【WPS AI】-【AI写公式】，弹出公式生成对话框。

3. 输入指令：计算加权总成绩，平时成绩占20%，期中成绩占20%，期末成绩占60%，自动填充整列。

4. AI自动生成精准公式，点击【应用】，公式会自动填充整列，批量计算所有学生加权总分，效率远超手动操作。

师生高效小技巧（彩蛋篇）

批量处理：支持同时上传多个班级成绩表，AI批量完成分析，适合辅导员、专业课老师统筹多个班级学情；

数据复查：输入指令“检查成绩表中的空白数据、异常分数（超过100分或低于0分）”，AI自动标注错误数据，避免统计失误。

学生自查：学生可录入个人多科成绩，输入指令“分析我的薄弱科目，给出成绩提升建议”，AI快速生成个人学情复盘。

常见问题排查

1. 找不到WPS AI选项：检查软件是否为AI版，是否开通AI大会员，登录账号后重启软件即可。

2. AI识别数据错误：确保选中完整数据区域，表头清晰，分数统一为数值格式，删除多余空格。

3. 图表无法插入：关闭表格保护模式，重新选中数据区域生成图表；

4. 公式计算出错：指令中明确分数占比、数据列名称，避免表述模糊。

从繁琐的公式编写到高效的智能分析，WPS AI已成为高校师生的“科研/教学外挂”。当你用 AI 十分钟完成过去两小时的统计工作，当你把纸质表格秒变电子文档时，你会发真正效率的提升，是让AI做它擅长的事（重复计算），而你专注于更有价值的事（教学设计与科研创新）。

现在就打开 WPS，开启你的 AI 赋能之旅吧！若遇到功能使用问题，欢迎在评论区分享你的AI办公心得——让我们一起用技术解放双手，让高效成为常态！

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