天天加班?我用AI加WPS搭了个知识库

你好，这里是AI素居。

干医信的事情，怕的不是技术有多难，是事情太琐碎。

近期的汇报材料，关于集成系统的整改情况，牵扯环节多、周期长，要一条条对，格式要求还老顽固。这样的活说难吧，也就是个理线头的活，太磨人。

以前，我都是用WPS，一边翻文档一边复制修改，得搞到后半夜。

上个月开始，我换了个方式尝鲜：用WorkBuddy+WPS搭了个知识库，真的把写材料活交出去大半。现在用了小一个月，估计省下的不止一半时间。

今天，我把步骤原原本本捋了一遍，贴出来一起讨论，也可以照着试试。

第一步，先把家底归拢。在电脑上建一个工作目录，比如我建了个“集成项目管理”文件夹，下面再分三个子文件夹：资料原件、过程稿、成品。然后把所有跟这个项目相关的文件，合同、评审意见、往年的汇报提纲，全部拷贝到“资料原件”，什么格式都行。

图1：第一步，建工作目录，三个子文件夹归拢家底

这一步是基础，不能随意草率。因为AI再能干，给它的东西是乱的，它交出来的也是乱的。我的文件夹就是知识库，是地基，地基平了，后头建的房子才稳。

WPS这边，我顺手做了个模板，挑一份之前排好版的提纲，另存成模板给AI，AI出的稿子对不对，我也好对着模板比，一眼就能看出对不对。

第二步，让WorkBuddy认门。打开WorkBuddy，新建一个项目，把工作目录指到这个“集成项目管理”文件夹。设好之后，它就只在这个范围里干活，读文件，写稿子，不会跑去别的文件夹乱翻和瞎编。

图2：第二步，新建项目，把工作目录指向“集成项目管理”文件夹

第三步，让Workbuddy先学习。我布置的第一个任务：把这个目录里的文件都读一遍，告诉我都有啥。它翻完给我列了个清单，几十个文件，哪个是合同，哪个是评审纪要，清清楚楚。

然后，我把格式规矩告诉它：记住给的wps模板，以后所有材料，正文都要仿宋GB2312，三号字，首行缩进2字符，行距固定值29。

这个地方有个诀窍，光让它记还不够，得让它写到“本子上”。WorkBuddy有个记忆文件，我说：把这几条格式要求写进长期记忆。后续再有新任务，它记得去翻本子。

图3：把格式规矩写进记忆文件，一次交代，长期有效

为啥强调这步？我吃过亏的。之前没写进长期记忆，隔两天再让它出稿子，行距又变回默认的了。就跟在单位带新人一个样，你不说，他就当你没要求过。

还有个习惯也得注意到，有新文件到手就丢进资料原件，给它学习。知识库跟家里书柜一样，天天归置才不费劲。

第四步，让Workbuddy干活。前两天，我要写“项目建设成效与评估”的材料，就直接说要求：参照资料原件里的评审意见和提纲，按老格式起草建设成效与评估报告，数字先留占位符。

图4：第四步，一句话派活，成品直接落到“过程稿”文件夹

没多会，它交出来的答卷，是带格式的Wps文档，打开就是仿宋三号。

然后，我开始检查验收：数字对不对，说法有没有出格。它拿不准的地方没有瞎写，会标个占位符。

当然，一遍肯定有差距。我说：第三段那句换成更加正式的说法，它几秒钟就换好，格式不乱。以前我自己改，改一处格式也得搞半天。

第五步，重复的事设置成自动化。每个月要汇总一次工作进展情况，我就在WorkBuddy里设了个定时任务，到点它自己去读文件夹里最新的文件，按上个月的模板出进度初稿，存进“过程稿”文件夹等我过目。

图5：第五步，把每月汇总设成定时任务

不同的事情就换个目录，加个项目。最近，我给孩子另建了一个，专门管英语错题，比我自己辅导省了不少心，在孩子没写的题，AI把答案摆了上去。我的技能就是这么练出来的基础上，更进了一步。

现在，一到每月1号，打开电脑（不是开机，关机了Workbuddy也不干活了），进展情况的初稿已经在电脑里了。我要干的事，变成了改完签字上交。

但这里有一点是最近才琢磨透的，毕竟材料光有文字是不够的。报告里最烦人的其实是填数，不准不行的，数据完整度多少，收入增幅多少，这些数都要拿出来支撑效果和结果的，只能从HIS系统里一条条查。

所以，一直在想怎么让数字也自己统计回填。目前，我把数据库表结构字典也丢进了知识库。每张表叫啥名、每个字段啥意思、口径怎么算。Workbuddy它读懂了，我说“数据完整度”，它就知道该去哪些字段对；我要增幅，它就知道如何统计了。

但是这里有个事要注意到，之前图省事，把自己的账号密码给过它，权限有点大，能看还能改。后来，觉得不妥，改了做法，单开了一个只读查询账号，只给统计的权限。

然后安排任务就简单了：这一节里的占位符，你去库里查出来填上。几秒钟，初稿里那些【】全变成真数，它还顺手标了取值口径，数是从哪张表、哪个时段取的，确实要点赞👍。

图6：问数，把数据字典和只读账号交给它，占位符自动填成真数

这一步我改给它起了个名，叫问数。以前查个数，登系统、点菜单、导表、算，一趟下来至少十来分钟。现在张嘴问一句，数据完整度多少，收入增幅多少，它答完还告诉我依据在哪。

WPS在这一套里干啥？它是我的验收口。AI出的所有文档，最后都要在WPS里过一遍，特别是要拿出去汇报的东西，语句、数字、态度，甚至页边距、字体、页码，都在里头的，我得亲眼看到才托底。

图7：在WPS里验收成品，格式一条条对着看

有人可能要说，这不就是让AI写材料吗，有啥稀奇。

我觉得有些不一样。不仅仅是写，是学习后再写，它记得住东西了，更像“第二个我”。

我概括为：文件夹是资料库，记忆文件是笔记本，自动化是闹钟。三样缺一不可，齐了就是帮手，不齐最多算个打字机。

这一个多月折腾下来，我的体会是：AI是补位不是替代。替我加班，替我抄抄写写，但签字画押的责任还是我的，判断也还是我的。

最后，我想问各位牛马：你手头最磨人的活，是哪一件？要不今天就建个文件夹，也试一试。